Contas de Ativos Fixos

Imobilizado: representam as aplicações de recursos em bens instrumentais que servem de meios para que a entidade alcance seus objetivos. Os bens materiais sofrem depreciação, os bens imateriais (programas de computador) sofrem amortização e jazidas e minas sofrem exaustão. Ex: Imóveis, máquinas e equipamentos, veículos, móveis e utensílios, computadores, software, etc.

As contas do Imobilizado devem estar de acordo com os controles patrimoniais da empresa. Caso tais controles sejam inexistentes deve-se manter planilha comprovando as despesas de depreciação e amortização contabilizadas, bem como, através de visualização do Razão Contábil, verificar se estão corretos os lançamentos de aquisição do imobilizado e se nas vendas foram baixadas as depreciações e o custo contábil dos bens vendidos.

Principais erros:

 não existe relatório do ativo imobilizado

 relatório não bate com a contabilidade

 bens do ativo imobilizado contabilizado como despesas para diminuir IRPJ e CSLL

 despesas contabilizadas no ativo imobilizado para melhorar o resultado

 contabilização no imobilizado sem documentação hábil

 contabilização sem a dedução do crédito do ICMS

 bem constante no balanço, porém está obsoleto, não está de posse da empresa

 taxas de depreciação incorretas ( a menor ou a maior)

 bens totalmente depreciados continuam sendo indevidamente depreciados

 bens vendidos não são baixados a depreciação e o valor original

Documentos a serem solicitados

 razão contábil de todas as contas do imobilizado, e a partir do razão selecionar as principais aquisições e solicitar a referida documentação para análise

 relatório do ativo imobilizado para verificar se os saldos batem com a contabilidade;

 documentos para conferência

 se for o caso, fazer inspeção do imobilizado adquirido

Procedimentos de auditoria - verificações

1.1) fazer testes de movimentação do imobilizado, ou seja, verificar se as aquisições e as baixas estão em conformidade com os documentos; neste procedimento o Auditor deverá solicitar o razão contábil de 01.01 a 31.12, com a movimentação das aquisições e baixas do imobilizado e por amostragem averiguar os valores mais representativos. Caso o razão contábil esteja contabilizado por totais mensais oriundos do sistema de controle do ativo imobilizado, solicitar razão analítico desse sistema para efetuar a conferência com os documentos;

1.2) verificar por amostragem se a empresa está baixando corretamente o custo e a depreciação dos bens vendidos. Exemplo, na venda de um veículo deverá haver necessariamente a baixa na conta veículos, do valor que o veículo adquirido, e na conta de depreciação de veículos, do valor já depreciado relativamente ao bem vendido;

1.3) como papel de trabalho do Ativo Imobilizado o Auditor poderá fazer um resumo contendo: saldo inicial em 01/01 + aquisições – baixas = saldo em 31/12 e fazer a referência com o razão contábil ou razão analítico do sistema de controle do ativo imobilizado, no qual estão feitas as análises;

1.4) através do sistema de controle do Ativo Imobilizado, por amostragem, verificar se a empresa está depreciando os bens em conformidade com a Instrução Normativa 162/98 e 130/99. O RIR/99 trata das depreciações nos seus artigos 305 a 323;

1.5) verificar se os totais das depreciações constantes no sistema de controle do Ativo Imobilizado “batem” com o valor registrado na contabilidade;

1.6) lembrar que a depreciação calculada a menor em um ano, não poderá ser compensada no ano seguinte, isto porque, a empresa deve observar as taxas anuais máximas de depreciação, conforme a legislação. Exemplificando: No ano de 2002, um automóvel é depreciado a taxa de 10% ao ano, em 2003 poderá ser depreciado no máximo à taxa de 20% ao ano, a qual é permitida pela legislação, não podendo ser depreciado a 30% ao ano. Caso utilize a taxa 30% ao ano, em uma fiscalização o fisco considerará indedutível a depreciação superior a taxa de 20%.

1.7) se a empresa não possuir Controle do Ativo fixo, no mínimo deverá manter planilhas alternativas para comprovar as despesas com depreciação, senão as depreciações poderão ser glosadas pelo fisco;

1.8) demonstrar em papéis de trabalho as análises efetuadas sobre as contas do Ativo Imobilizado;

1.9) Verificar se a empresa está aproveitando o crédito de ICMS sobre as aquisições do Imobilizado, na proporção mensal de 1/48, e lançando o valor líquido no Ativo Imobilizado ( valor do produto menos o ICMS);

No exemplo abaixo, movimentação global do ativo imobilizado, o qual deverá constar de papel de trabalho do auditor. Como exemplo, na conta máquinas e equipamentos, no valor de R$ 100.000,00 pelo razão contábil ou pelo próprio razão do controle do ativo imobilizado, o auditor deverá solicitar e verificar a documentação inerente e assim sucessivamente para as demais contas relevantes*.

*como no exemplo abaixo, a conta outros imobilizados não deverá ser analisada, pois as aquisições de R$ 563,00 no período é irrelevante.

Saldo em Saldo em

Descrição 31.12.02 Adições Ref. Baixas Transf. 31.12.03