O Planejamento de Comunicação

Plano de Comunicação

Plano de gerenciamento das comunicações do projeto de contrução da casa, onde são apresentadas as ferramentas, estrutura gerencial e processos que serão utilizados para realizar a distribuição das informações para as respectivas partes interessadas.

Este plano teve como objetivo principal alinhar as atividades de comunicação com os objetivos do projeto durante suas fases. Este plano apresenta os meios e estratégias de comunicação do progresso do projeto que atenderão as necessidades e expectativas das partes interessadas. Também são apresentados os processos de distribuição da informação, bem como os padrões de comunicações que foram utilizados.

ORGANIZAÇÃO GERENCIAL

O gerenciamento das comunicações foi  feito de forma clara, pois se trata de importante aspecto para a gestão das expectativas e o alinhamento das partes interessadas

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Os papéis e responsabilidades dos envolvidos na comunicação do projeto:

ENVOLVIDOS	PAPÉIS E RESPONSABILIDADES
Partes Interessadas	Expressar suas expectativas e interesses com relação à geração, forma e periodicidade para o recebimento das informações;   - Enviar questões que sejam de seu interesse, com relação ao projeto da casa;
Gestão do Projeto	Promover e conduzir as reuniões para o alinhamento do plano de comunicações; Alinhar e aprovar, junto às partes interessadas, seus respectivos interesses e expectativas com relação à geração, formato e periodicidade na prestação das informações; Prover relatórios periódicos para as partes interessadas, de acordo com as expectativas e interesses formalizados; Encaminhar as respostas para as questões levantadas pelas partes interessadas; Alinhar diretivas para os prestadores de serviços (empreiteira, arquiteto, fornecedores etc...) de forma a atender as expectativas e interesses das partes interessadas com relação a geração, forma e periodicidade no fornecimento das informações;
Prestadores de Serviços e Fornecedores	Prover as informações conforme necessidades e expectativas alinhadas; Prover respostas para as questões encaminhadas pela equipe de gestão; Fornecer os relatórios periódicos, conforme alinhado com a gestão do projeto;

PROCESSO DE GERENCIAMENTO DAS INFORMAÇÕES – PARTES INTERESSADAS

Um processo de três passos foi adotado para a gestão das comunicações com as partes interessadas.

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OBJETIVOS DESSE PLANO

Os principais objetivos para esse plano de comunicação foi:

• Identificar as necessidades e expectativas das partes interessadas com relação à geração, forma e periodicidade na geração das informações (apesar deste plano endereçar explicitamente o levantamento destas expectativas, a sua gestão e acompanhamento do engajamento das partes interessadas foi realizado pela área de gestão das partes interessadas);
• Definir um plano de comunicações contendo uma matriz estrutura dos eventos de comunicação, buscando garantir que a distribuição das informações seja planejada de forma a atender às necessidades e expectativas levantadas;
• Definir os processos que deverão ser realizados para o gerenciamento das comunicações do projeto;

PLANO DE COMUNICAÇÕES DO PROJETO

Este plano apresenta uma matriz com os principais eventos de comunicação a realizados no projeto.

A útilização de uma plataforma de gerenciamento de projetos e tarefas, foi a melhor opção para acompanhar os processos do projeto.

A tabela a baixo representa o alinhamento, troca de informações e feedback dentro do projeto.

Informação	Detalhes	Responsável	Destinatario	Periodicidade	Meio de Divulgação	Local de Armazenamento
Andamento da Missão	Informações de como avançou o projeto no último período e quais são as ações para o próximo período	Gestão do Projeto	Partes interessadas	A cada 15 dias	Relatórios Bitrix 24	Feed Bitrix 24
Acompanhamento do Desenvolvimento	Informações sobre o desenvolvimento semanal de atividades e previsão das atividades da próxima semana.	- Responsáveis pelos setores do projeto -  Fornecedores	Gestor do Projeto	Semanal	- Apresentações em reuniões. - Feedbacks nas distribuições de tarefas Bitrix 24	Pasta de Projetos Bitrix 24
Acompanhamento da obra	Informações sobre o desenvolvimento da obra do projeto.	Prestador de serviço	Partes Interessadas/Gestão do Projeto	Semanal	- Reuniões - Relatórios Padronizados - Feedbacks no Bitrix 24	Pasta de Projetos Bitrix 24

ENCAMINHAMENTO DE QUESTÕES NÃO PLANEJADAS

Questões não planejadas e solicitações específicas podem ser necessárias ao longo do desenvolvimento do Projeto.

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