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O Planejamento de Comunicação

Por:   •  5/6/2022  •  Trabalho acadêmico  •  837 Palavras (4 Páginas)  •  97 Visualizações

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Plano de Comunicação

Plano de gerenciamento das comunicações do projeto de contrução da casa, onde são apresentadas as ferramentas, estrutura gerencial e processos que serão utilizados para realizar a distribuição das informações para as respectivas partes interessadas.

Este plano teve como objetivo principal alinhar as atividades de comunicação com os objetivos do projeto durante suas fases. Este plano apresenta os meios e estratégias de comunicação do progresso do projeto que atenderão as necessidades e expectativas das partes interessadas. Também são apresentados os processos de distribuição da informação, bem como os padrões de comunicações que foram utilizados.

ORGANIZAÇÃO GERENCIAL

O gerenciamento das comunicações foi  feito de forma clara, pois se trata de importante aspecto para a gestão das expectativas e o alinhamento das partes interessadas

[pic 1]

Os papéis e responsabilidades dos envolvidos na comunicação do projeto:

ENVOLVIDOS

PAPÉIS E RESPONSABILIDADES

Partes Interessadas

  • Expressar suas expectativas e interesses com relação à geração, forma e periodicidade para o recebimento das informações;

  - Enviar questões que sejam de seu interesse, com relação ao projeto da casa;

Gestão do Projeto

  • Promover e conduzir as reuniões para o alinhamento do plano de comunicações;
  • Alinhar e aprovar, junto às partes interessadas, seus respectivos interesses e expectativas com relação à geração, formato e periodicidade na prestação das informações;
  • Prover relatórios periódicos para as partes interessadas, de acordo com as expectativas e interesses formalizados;
  • Encaminhar as respostas para as questões levantadas pelas partes interessadas;
  • Alinhar diretivas para os prestadores de serviços (empreiteira, arquiteto, fornecedores etc...) de forma a atender as expectativas e interesses das partes interessadas com relação a geração, forma e periodicidade no fornecimento das informações;

Prestadores de Serviços e Fornecedores

  • Prover as informações conforme necessidades e expectativas alinhadas;
  • Prover respostas para as questões encaminhadas pela equipe de gestão;
  • Fornecer os relatórios periódicos, conforme alinhado com a gestão do projeto;

PROCESSO DE GERENCIAMENTO DAS INFORMAÇÕES – PARTES INTERESSADAS

Um processo de três passos foi adotado para a gestão das comunicações com as partes interessadas.

[pic 2]

OBJETIVOS DESSE PLANO

Os principais objetivos para esse plano de comunicação foi:

  • Identificar as necessidades e expectativas das partes interessadas com relação à geração, forma e periodicidade na geração das informações (apesar deste plano endereçar explicitamente o levantamento destas expectativas, a sua gestão e acompanhamento do engajamento das partes interessadas foi realizado pela área de gestão das partes interessadas);
  • Definir um plano de comunicações contendo uma matriz estrutura dos eventos de comunicação, buscando garantir que a distribuição das informações seja planejada de forma a atender às necessidades e expectativas levantadas;
  • Definir os processos que deverão ser realizados para o gerenciamento das comunicações do projeto;

PLANO DE COMUNICAÇÕES DO PROJETO

Este plano apresenta uma matriz com os principais eventos de comunicação a realizados no projeto.

A útilização de uma plataforma de gerenciamento de projetos e tarefas, foi a melhor opção para acompanhar os processos do projeto.

A tabela a baixo representa o alinhamento, troca de informações e feedback dentro do projeto.

Informação

Detalhes

Responsável

Destinatario

Periodicidade

Meio de Divulgação

Local de Armazenamento

Andamento da Missão

Informações de como avançou o projeto no último período e quais são as ações para o próximo período

Gestão do Projeto

Partes interessadas

A cada 15 dias

Relatórios Bitrix 24

Feed Bitrix 24

Acompanhamento do Desenvolvimento

Informações sobre o desenvolvimento semanal de atividades e previsão das atividades da próxima semana.

- Responsáveis pelos setores do projeto

-  Fornecedores

Gestor do Projeto

Semanal

- Apresentações em reuniões.

- Feedbacks nas distribuições de tarefas Bitrix 24

Pasta de Projetos Bitrix 24

Acompanhamento da obra

Informações sobre o desenvolvimento da obra do projeto.

Prestador de serviço

Partes Interessadas/Gestão do Projeto

Semanal

- Reuniões

- Relatórios Padronizados

- Feedbacks no Bitrix 24

Pasta de Projetos Bitrix 24

ENCAMINHAMENTO DE QUESTÕES NÃO PLANEJADAS

Questões não planejadas e solicitações específicas podem ser necessárias ao longo do desenvolvimento do Projeto.

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