A estrutura de uma empresa de contabilidade

Mercado

O mercado para escritório de contabilidade oferece condições propícias de instalação e manutenção com renda relativamente boa para aqueles profissionais que têm conhecimentos técnicos, tanto teóricos quanto práticos. Isto porque assumir a responsabilidade profissional da área contábil de uma empresa não é uma tarefa que permite falhas, já que qualquer erro ou não cumprimento de obrigações acessórias poderá ser refletido em apenação pecuniária contra a empresa. Esse elemento significa, normalmente, o fim da carreira de um profissional no que tange a trabalhar com empresas sérias e que cumprem sua responsabilidade social, econômica, financeira e tributária.

O mercado é crescente e carece bastante de contabilistas que agreguem valor à aplicação das técnicas e princípios contábeis no cotidiano das empresas, tanto na escrituração contábil quanto na orientação aos empresários, visando dotá-los de todas as informações necessárias para a tomada de decisão no dia-a-dia. Toda empresa precisa de um contabilista, seja de que ramo ou segmento empresarial for.

Estrutura

O tamanho da estrutura física de um escritório de contabilidade irá depender essencialmente da perspectiva profissional do contabilista. No entanto, entende-se que o ideal para o início é contar com espaço físico mínimo de 30 m², considerando a premissa de que, no início, praticamente todas as atividades profissionais sejam desempenhadas pelo próprio contabilista.

No entanto, caso tenha interesse de iniciar o escritório de contabilidade já de forma estruturada para atender uma grande demanda de empresas, será necessário ter espaço físico para os seguintes departamentos:

1) Arquivo: local destinado ao arquivamento de todos os processos, documentos, contratos, dentre outros, tanto os de propriedade do escritório de contabilidade quanto de terceiros;

2) Escrita Fiscal: espaço exclusivo para as pessoas que irão atuar com a parte fiscal das empresas para as quais o escritório de contabilidade preste serviço. Esse setor materializa a ligação entre empresas e o Fisco Municipal, Estadual e Federal;

3) Departamento de Recursos Humanos: esse departamento compreenderá todas as atividades relacionadas à parte de recursos humanos das empresas, seja no que tange o registro inicial, demissão, folha de pagamento, dentre outros. Enfim, será o departamento responsável por toda a parte de pessoal das empresas, incluindo as obrigações acessórias, tais como: geração de CAGED, SEFIP, RAIS, DIRF, etc;

4) Contabilidade: nesse departamento é que irá ocorrer as consolidações contábeis de todos os departamentos descritos acima, sendo então o departamento que irá finalizar e emitir os relatórios contábeis como um todo, tais como: Diário, Balancete, Razão, Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício, Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido, Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos, dentre outros relatórios financeiros ou econômicos requeridos em cada atividade das empresas sob a responsabilidade técnica do escritório de contabilidade;

5) Sala do Contador: esse espaço, além de ser a sala para o profissional – Responsável Técnico – também deverá ser utilizada no recebimento de empresários ou outros visitantes que busquem o escritório de contabilidade;

6) Banheiro: para uso dos funcionários e dos visitantes;

7) Copa: para uso dos funcionários em seus lanches e também para preparação de café para oferecer aos visitantes.

Assim como demonstrado acima, a estruturação de um escritório contábil com a departamentalização irá requerer um espaço físico bem mais amplo do que aquele em que o Contabilista venha a atuar praticamente só ou, no máximo, com um auxiliar.

Equipamentos

Os equipamentos necessários para a montagem de um escritório de contabilidade dependerão do tamanho e estilo de empreendimento. No entanto, tanto os equipamentos quanto o nível tecnológico são indiferentes ao tamanho do escritório de contabilidade, havendo alteração exclusivamente no quantitativo de equipamentos e não na qualidade.

Assim os principais equipamentos são:

Equipamentos e materiais para escritório:

Mesa, cadeira, computador, impressoras: matricial, laser e multifuncional ou escaner, fax, telefone, armários para arquivo, estantes, pastas AZ, pastas suspensas, calculadora: simples, e financeira – HP 12C.

Em relação à parte tecnológica, esse item se torna extremamente importante para um escritório de contabilidade, principalmente no que se refere ao processamento e registro de todas as informações e documentos inerentes às atividades de cada empresa que venham a ser processadas em tal escritório de contabilidade.

A automação é fundamental, já que sem um processo automatizado o escritório de contabilidade estará fadado ao insucesso. Diante disto, deverá buscar no mercado um software de automação de escritório de contabilidade, se possível um ERP (Enterprise Resource Planning), ou simplesmente denominado sistema de gestão integrado de empresa, que possibilite a execução de todas as tarefas e atividades requeridas e exigidas para esse tipo de empresa.

Matéria Prima / Mercadoria

A gestão de estoques no varejo é a procura do constante equilíbrio entre a oferta e a demanda. Este equilíbrio deve ser sistematicamente aferido através de, entre outros, os seguintes três importantes indicadores de desempenho:

Giro dos estoques: o giro dos estoques é um indicador do número de vezes em que o capital investido em estoques é recuperado através das vendas. Usualmente é medido em base anual e tem a característica de representar o que aconteceu no passado.

Obs.: Quanto maior for a freqüência de entregas dos fornecedores, logicamente em menores lotes, maior será o índice de giro dos estoques, também chamado de índice de rotação de estoques. Cobertura dos estoques: o índice de cobertura dos estoques é a indicação do período de tempo que o estoque, em determinado momento, consegue cobrir as vendas futuras, sem que haja suprimento. Nível de serviço ao cliente: o indicador de nível de serviço ao cliente para o ambiente do varejo de pronta entrega, isto é, aquele segmento de negócio em que o cliente quer receber a mercadoria, ou serviço, imediatamente após a escolha; demonstra o número de oportunidades de venda que podem ter sido perdidas, pelo fato de não existir a mercadoria em estoque ou não