Análise da importância da estrutura de gerenciamento de projetos no alcance dos objetivos estratégicos

1. Introdução

No primeiro momento quando se pensa em gerenciamento de projetos, imagina-se conceitos complicados voltados ao desenvolvimento de atividades com processos com alto grau de complexidade, como por exemplo, a construção de uma aeronave, ou a construção de uma rodovia. Analisando grosseiramente um conceito de projetos, percebe-se que a todo o momento uma enorme quantidade de projetos está ocorrendo em qualquer tipo de organização. O simples fato de uma substituição de um equipamento pode ser considerado um projeto, ou a contratação de novos funcionários, ou a criação de um POP (procedimento operacional padrão), ou a reestruturação de um setor, enfim são diversos os exemplos de projetos que acontecem a toda hora e nem percebemos. O que necessita-se é entender melhor esses procedimentos, compreender que essas ações são passíveis de gerenciamento e que existem ferramentas específicas no auxílio desse gerenciamento.

Diante desses fatos o presente estudo propõe-se a definir as principais premissas referentes aos conceitos de gerenciamento de projetos, buscando o embasamento teórico necessário para uma análise da estrutura de gerenciamento de projetos do programa Minas Sem Fome do Governo do Estado de Minas Gerais gerenciado pela Empresa de Assistência Técnica e Extensão Rural de Minas Gerais. A análise realizada possui caráter metodológico de pesquisa exploratória, com uma análise qualitativa do processo de gerenciamento do programa Minas Sem Fome. A análise comparativa dos dados encontrados com o referencial teórico servirá como base para entendimento da importância dos conceitos de gerenciamento de projetos, por meio da sua aplicação prática.

1.1. Justificativa do Trabalho

Analisando a estrutura atual do mundo dos negócios, observa-se um aumento da complexidade das atividades devido ao surgimento de uma concorrência globalizada, avanços culturais e tecnológicos, onde as organizações devem buscar inovar em seus processos a todo o momento, procurando estar à frente da sua concorrência e garantir, a sua sobrevivência nesse mercado. Surgi à necessidade de coordenação e gerenciamento e controle das atividades visando diminuir o tempo de reação aos estímulos externos no alcance dos objetivos. Segundo Kotter & Schlesinger, (1979), “toda mudança deve ancorar-se em estratégias consistentes, senão sérios problemas podem ocorrer”. As palavras de Kotter & Schlesinger explicam a necessidade de um planejamento pensado de forma estratégica, que venha nortear a gestão nos processos de mudanças, a fim de garantir que essas mudanças se tornem um diferencial de mercado.

O principal papel do gerenciamento de projetos é garantir o sucesso da execução das estratégias definidas no planejamento estratégico, tirando o máximo proveito das estratégias estabelecidas. Apesar de comprovada a crucial importância do gerenciamento de projetos, segundo estudos do Instituto Brasileiro de Geografia Estatísticas dentre 8.300 projetos de tecnologia da Informação 31,1% continham falhas que impediam totalmente que os objetivos fossem alcançados, 52,7% estavam em processo de recuperação de falhas ocorridas recentemente, e possivelmente, seriam terminados fora do prazo e não teriam seus objetivos totalmente alcançados, 16,2 % foram terminados no prazo, dentro do custo planejado e alcançavam as suas especificações. Diante desses números, percebe-se a importância do gerenciamento de projetos na busca por assegurar o sucesso no alcance dos objetivos através da padronização do processo de acompanhamento da execução.

1.2. Objetivo Geral

Análise da importância da estrutura de gerenciamento de projetos no alcance dos objetivos estratégicos.

1.3. Objetivo Específico

O que se pretende nesse trabalho é discorrer sobre o assunto gerenciamento de projetos, abordando conceitos, tipos de estruturas, questões importantes que devem ser analisadas na implantação, e através de um estudo de caso apoiado a um referencial teórico, demonstrando de maneira prática e objetiva todo processo de implantação da estrutura de gerenciamento de projetos na execução do programa Minas Sem Fome, apontando as principais dificuldades gerenciais encontradas, os fatores determinantes para o alcance do sucesso, e os pontos positivos e negativos da aplicação da metodologia de gerenciamento de projetos, através da implantação de uma estrutura voltada a gestão de projetos.

2. Referencial Teórico

2.1. Projeto

2.1.1. Definição e Características

É fato que desde o início da civilização a humanidade executa projetos das mais variadas naturezas, como por exemplo, a construção das pirâmides do Egito, e a construção da muralha da China. Pensando nesses exemplos consegue-se ilustrar o conceito de projeto do Project Management Institute PMI®, umas das maiores organizações de profissionais de gerenciamento de projetos do mundo que propõem a seguinte definição sintética sobre projeto. “Projeto é um empreendimento temporário realizado de forma progressiva, para criar um produto ou serviço único”. Por terem a característica da temporalidade devem sempre ter início e fim pré-definidos, não necessariamente que sejam curtos ou longos, mas que iniciem, evoluam e finalizem.

Outra definição mais elaborada é a de Vargas (1998), que considera,

Projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma seqüência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim que se destina atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de um parâmetro pré-definido de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade. (VARGAS, 1998, p. 33).

Nessa definição verifica-se que o autor em sua abordagem não se preocupou somente com as características do projeto, mas também levou em consideração elementos que compõem os projetos, isso comprova a sistemática do conceito, onde se pode ver que existem etapas amplamente conectadas por uma metodologia de gerenciamento com foco no alcance das metas.

As características associadas ao conceito