Problemas surgidos no departamento de finanças da Lumma despachante

INTRODUÇÃO

O foco de nosso estudo se concentra em problemas encontrados no departamento financeiro da empresa Lumma despachante, uma empresa nacional que atua no setor de prestação de serviços em documentação de veículos e também atuamos com sinistros de automóveis onde efetuamos todo o processo de indenização dos veículos desde o primeiro contato até o pagamento da indenização.

O problema detectado inicialmente foi a falha na organização dos pagamentos prioritários e a necessidade de armazenar no sistema todos os documentos pagos,através dessas modificações foi detectado que seria necessário maiores mudanças.

No fim houve no departamento uma modificação quase que completa com mudanças no sistema,contração de novos funcionários e de um coaching para auxiliar em todo este processo.

RESUMO

Foi detectado pela gerencia da empresa Lumma Despachante falhas no setor financeiro, constataram que os problemas de maior impacto se davam com a falta de comunicação com os outros setores de empresa que por consequência resultou em atrasos nos pagamentos de boletos urgentes, outro problema foi a ausência de backup dos boletos, ou seja, a empresa não possuía meios de arquivo de 2°via dos boletos quitados e isso gerou desconforto entre a empresa e seus clientes.

A primeira medida a ser tomada foi à contração de um controller para avaliar todas as falhas que estavam atrapalhando o devido funcionamento do departamento e para houvesse um adequado fluxo de caixa, a partir das instruções do controller foi tomado as seguintes medidas:

Contratação de novos funcionários;

Meta definida para o departamento de 90 % do faturamento dos boletos pagos em até três dias (retorno dos valores ao caixa da empresa com muito maior rapidez);

Troca do sistema financeiro;

Compra de scanners (100 % dos boletos scaneados e armazenados em pastas salvas na rede da empresa);

Criação de normas para a entrega ao departamento financeiro dos boletos para pagamento urgente.

Foi contratado um coaching para ajudar nas mudanças, na empresa existia muita dificuldade de comunicação entre o departamento operacional, financeiro e comercial, foram feitas varias reuniões para apontar as maiores dificuldades, dentre outros foram analisados que os problemas abaixo eram os de maior impacto na mobilidade do financeiro em pagar os boletos enviados ao departamento, diminuir o tempo de retorno dos valores gastos com os pagamentos ao caixa da empresa, maior entrosamento e empatia entre os clientes internos:

* Boletos enviados pelo departamento operacional erroneamente ao financeiro.

* Boletos com prazo para pagamento vencido.

* Boletos duplicados; Exemplo: houve o pagamento de uma multa e o boleto foi gerado no site do DETRAN do estado, após alguns dias foi enviada ao departamento financeiro a mesma multa, porém, emitida em site de outro órgão