A Amplitude Da Administração De Materiais

A Amplitude da Administração de Materiais

A Administração de Materiais é uma função coordenadora responsável pelo planejamento e controle do fluxo de materiais, desde o fornecedor, passando pela produção até o consumidor.

Viana (2006, p. 41) define material e administração de materiais da seguinte forma

Material: todas as coisas contabilizáveis que entram como elementos constituídos ou constituintes na linha de atividade e uma empresa;

Administração de Materiais: planejamento, coordenação, direção e controle de todas as atividades ligadas à aquisição de materiais para a formação de estoques, desde o momento de sua concepção até seu consumo final.

A administração dos recursos materiais engloba a seqüência de operações que tem início na identificação do fornecedor, na compra do bem, em seu recebimento, em sua armazenagem, transporte interno e acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado.

Podemos detalhar ainda mais e afirmar que a administração de materiais é um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, algumas vezes centralizadas outras não, com o objetivo de suprir os diversos setores, com os materiais necessários ao seu funcionamento normal.

A administração de materiais tem como função garantir um fluxo contínuo de materiais necessários à empresa, mantendo um estoque organizado de modo à nunca faltar nenhum dos itens que o compõem e sem tornar excessivo o investimento total em materiais.

O Administrador de Materiais

O administrador é o profissional a quem cabe o gerenciamento, o controle e a direção de empresas na área de sua habilitação, buscando os melhores resultados em termos de lucratividade e produtividade. Dessa maneira o administrador prevê, planeja, organiza, comanda e controla o funcionamento da máquina administrativa, visando aumentar a produtividade, rentabilidade e controle dos resultados (VIANA, 2006).

Ao administrador de materiais cabe definir o que, quanto, quando e como comprar, deve gerir com eficiência e exatidão o movimento de entradas e saídas dos materiais necessários à empresa. A ele cabe dotar a empresa do suprimento dos materiais indispensáveis, no tempo adequado, na quantidade necessária, na qualidade especificada e pelo menos custo.

A chegada dos materiais no momento adequado para o suprimento influencia no nível dos estoques. Assim, suprir os estoques antes do momento adequado ocasionará estoques altos e acima das necessidades da organização. Por outro lado, a chegada do suprimento após o tempo certo poderá ocasionar a falta do material necessário ao funcionamento da empresa. Da mesma forma, o tamanho do pedido de Compra ocasiona as mesmas conseqüências: quantidades maiores que o demandado representa investimento em estoques parados, bem como, quantidades abaixo do necessário podem levar à falta de material em estoque, o que é danoso à eficiência operacional da empresa.

O suprimento de material no tempo adequado e na quantidade necessária se for mal planejado, como já vimos, pode ocasionar uma série de custos indesejáveis a empresa. Do mesmo modo, a compra de material que não atenda os parâmetros de qualidade especificados ocasiona prejuízos e oportunidades de lucro não realizadas. Isto porque materiais sem a qualidade necessária podem implicar em paradas de máquinas, defeitos na fabricação ou no serviço, perda de material, compras adicionais, entre outras possibilidades.

O quadro abaixo nos mostra alguns procedimentos fundamentais a serem observados na gestão de suprimentos.

Procedimentos fundamentais de administração de materiais

Procedimento Esclarecimento

O que deve ser comprado Implica a especificação de compra, que traduz as necessidades da empresa.

Como deve ser comprado Revela o procedimento mais recomendável

Quando deve ser comprado Identifica a melhor época

Onde deve ser comprado Implica o conhecimento dos melhores segmentos de mercado

De quem deve ser comprado Implica o conhecimento dos fornecedores da empresa

Por que preço deve ser comprado Evidencia o conhecimento da evolução dos preços de mercado

Em que quantidade deve ser comprada Estabelece a quantidade ideal, por meio da qual haja economia na compra.

Fonte: Viana (2006, p. 40)

Segundo Viana (2006, p. 41) de modo bem resumido as funções básicas do administrador de materiais seriam:

Saber comprar, para garantir a qualidade e a quantidade do que será adquirido ao menor custo;

Controlar, para evitar falta e ou excesso;

Armazenar adequadamente, para evitar perdas.

Chamo a sua atenção, pois esse é um resumo bem simplista, administrar materiais é bem semelhante a isso, só que numa proporção muito maior e um administrador de materiais, para aumentar a competitividade de sua empresa, deve buscar e alcançar os seguintes objetivos:

Preço baixo - este é um objetivo óbvio e, mas com certeza um dos mais importantes. Reduzir o preço de compra implica em aumentar as margens de lucro, se for mantida a mesma qualidade;

Giro de estoques alto - se traduz no melhor uso do capital investido em estoque, busca aumentar o retorno sobre os investimentos e reduzir o montante aplicado em capital de giro;

Melhor custo de obtenção e posse - dependem essencialmente da eficiência e da eficácia dos setores de gestão de estoques, Armazenagem e compras;

Garantia de fornecimento - essa garantia é decorrência de um trabalho criterioso de escolha, relacionamento e desenvolvimento de fornecedores, pois o sucesso das empresas no mercado competitivo é cada vez mais influenciado pela maneira como elas negociam com seus fornecedores;

Conformidade - a administração materiais também é responsável pela qualidade de materiais e serviços provenientes de fornecedores externos;

Aperfeiçoamento