A Importancia Das 4 Principais Funções Administrativas

A importância das quatro principais funções administrativas

Planejamento. Processo de definir objetivos, atividades e recursos.

Organização. Processo de definir e dividir o trabalho e os recursos necessários para realizar os objetivos. Implica a atribuição de responsabilidades e autoridades a pessoas e grupos.

Direção/Liderança. Processo de trabalhar com pessoas para assegurar a realização dos objetivos.

Controle. Processo de assegurar a realização dos objetivos e de identificar a necessidade de modificá-los.

Para se atingir fins desejados, a Administração deve atuar como sendo uma organização que pauta no processo de conjugar recursos humanos e matéria.

O administrador atua em uma empresa através do processo administrativo. O processo administrativo, segundo Chiavenato, consiste nas funções de planejamento, organização, direção e controle. Essas funções são atribuídas com cargas diferenciadas para os diferentes níveis da organização que são os níveis: estratégico, tático e operacional.

A função de planejamento tem maior peso no nível estratégico e tático. Chiavenato afirma que a administração não ocorre ao acaso, pois cada ação está pautada em um plano. Esses planos são traçados na função planejamento. Apesar de haver planos operacionais, estes planos não tem grande peso nas funções administrativas pois lidam com variáveis bastante limitadas.

Portanto, planos operacionais visam a eficiência através da correta alocação de tempo e recursos. Enquanto os planos estratégico e tático, visam objetivos organizacionais mais amplos. Como exemplo de plano tático, podemos citar as políticas que visam limitar e direcionar o comportamento da empresa para determinados objetivos. E como exemplo de plano estratégico pode-se citar a tomada de posição de uma empresa frente a um mercado ou empresas de produtos substitutos.

A função organização tem o objetivo de atribuir responsabilidades ás pessoas que irão realizar as metas traçadas pelos gestores, segundo Chiavenato. Os gestores ambicionam resultados e expressam estes em seus planos, porém é necessário que cada um saiba a sua cota de responsabilidade na realização dos resultados. Os setores, grupos de trabalho ou departamentos devem ter ciência para onde e com que intensidade se direcionar.

Desse modo, ainda que o trabalho seja realizado por diversas pessoas e setores. Cada um sabe a sua cota no todo e como sua cota contribui para o todo. A organização, como todas as outras funções, é realizada em cada nível de acordo com o escopo administrativo, ou seja, o nível estratégico organiza toda a empresa e o nível operacional apenas equipes. O nível tático filtra as ordens do nível estratégico e repassa as informações para o nível operacional de maneira mais concreta para que esta possa se adequar aos objetivos das pessoas que o integram.

A direção, segundo Chiavenato, é a influência do gestor sobre o subordinado para que aquilo que foi planejado seja realizado dentro do esperado. A direção, portanto, apesar de ser uma função formal da administração necessita de um processo intenso de comunicação. A comunicação entre pessoas feita de maneira formal tem eficiência reduzida, pois está limitada ao conhecimento do transmissor. Assim, apesar dessa função se utilizar de conceitos como reconhecimento da autoridade hierárquica e subordinação, é razoável salientar que nos dias atuais a função direção deve ser realizada com uma certa dose de empatia. As revoltas da Primavera Árabe divulgada pela mídia são exemplos razoáveis de insubordinação diante de autoridades legalmente legítimas.

Por fim, é importante enfatizar a importância da função controle. Chiavenato diz que a função controle monitora e avalia o desempenho das funções: planejamento, organização e direção. Ainda que os gestores tenha plena consciência de seus objetivos, pode ocorrer uma falha no processo. A monitoração deve ser, segundo Chiavenato, sistêmica, interativa, cíclica e repetitiva.

A monitoração é sistêmica, pois analisa o processo administrativo na sua integralidade. É interativa, pois necessita de retroalimentação constantemente para que seja real. É cíclica e repetitiva, pois verifica o processo reiterada vezes. A importância, portanto, está em garantir resultados em conformidade com o planejado e ações de correção que viabilizem o perfeito funcionamento da organização.

As funções planejamento, organização, direção e controle definidas por Chiavenato sintetizam as principais responsabilidades do gestor em uma organização. E ajudam a compreender seu papel na organização.

Referência

CHIAVENATO, Idalberto. Administração nos Novos Tempos. 2 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004.

3 - FUNÇÕES GERENCIAIS

Segundo (LACOMBE, 2003, p. 43)

Cabe, portanto, ao administrador identificar ou estabelecer objetivos da sua organização ou da unidade organizacional pela qual é responsável. Cabe-lhe também determinar a forma de atingir objetivos e os recursos necessários para isto. Ao fazer isto ele estará planejando. Podemos concluir que uma das funções que compete ao administrador é planejar. Não adianta planejar se não for feito um acompanhamento daquilo que foi planejado e, alem disso, se algo estiver errado, tomar medidas corretivas. A isto se chama controle. Concluímos que outra função do administrador é controlar. Ao dividir o trabalho do seu órgão, ou empresa, de forma racional em atividades, e atribuí-las aos seus subordinados, ele estará organizando.

Realmente todas as atitudes de PDCO dependem uma da outra, isso é fato para o administrador, porém não foi citada, ainda, a atividade de liderar ou dirigir, e nessa mesma parte do livro que foi citada logo acima por Lacombe, por fim ele conclui: “[...] conduzir essa equipe na direção certa, que significa liderar”.

Interpreta-se então, que, toda e qualquer atividade de PDCO ou uma atividade diretamente ligada à organização passa por um processo de liderança ou direção, pois sem a liderança certamente não teria a execução. Para melhor compreensão deste ciclo das atividades gerencias, se expõe este processo em forma de imagem.

Figura 1: Ciclo PDCO (funções gerenciais)

Fonte: Geisler (2010)

Essa é uma analogia básica das funções gerenciais, e também a forma que maior parte dos administradores usa como princípio. Porém, segundo Lacombe (2003), existiram