Administração De Materiais

ALMOXARIFADO

• Recebimento

Visa garantir o rápido desembaraço dos materiais adquiridos pela empresa, zelando para que as entradas reflitam a quantidade estabelecida, na época certa, ao preço contratado e na qualidade especificada nas encomendas.

A atividade de recebimento intermedia as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa. São atividades básicas do recebimento:

A. Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais;

B. Analisar a documentação recebida, verificando se a compra está autorizada;

C. Confrontar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos;

D. Proceder à conferência visual, verificando condições de embalagem quanto a possíveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos;

E. Proceder à conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos;

F. Decidir pela recusa aceite ou devolução, conforme o caso;

G. Providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de pagamento ao fornecedor;

H. Liberar o material desembaraçado para estoque no Almoxarifado.

São vantagens do uso do sistema de recebimento:

A. Racionalização e agilidade, no âmbito operacional, das rotinas e procedimentos, em todos os segmentos do processo;

B. Maior integração com os sistemas envolvidos;

C. Estabelecimento de critérios administrativos mais adequados, para tratamento de pendências;

D. Minimização das ocorrências de erros no processamento das informações.

A análise do Fluxo de Recebimento de Materiais permite dividir a função em quatro fases:

- 1ª fase: entrada de materiais;

Representa o início do processo de recebimento, tendo como propósito efetuar a recepção dos veículos transportadores, proceder à triagem da documentação suporte do recebimento, encaminha-los para descarga e efetuar o cadastramento dos dados pertinentes ao sistema.

- 2ª fase: conferência quantitativa;

É a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde à efetivamente recebida.

- 3ª fase: conferência qualitativa;

Atividade também conhecida como Inspeção técnica que visa garantir a adequação do material ao fim a que se destina. A análise de qualidade é efetuada por meio da confrontação das condições contratadas na autorização de fornecimento com as condições consignadas na nota fiscal pelo fornecedor e examina os itens a seguir:

A. Características dimensionais;

B. Características específicas;

C. Restrições de especificação.

- 4ª fase: regularização.

Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmação da conferência qualitativa e quantitativa, por meio do laudo de inspeção técnica e da quantidade conferida versus faturadas, respectivamente, para decisão de aceitar ou recusar e, finalmente, pelo encerramento do processo.

• Armazenagem

O objetivo do armazenamento é maximizar o espaço disponível nas três dimensões do prédio: comprimento, largura e altura, da maneira mais eficiente possível. As instalações do armazenamento deve proporcionar a movimentação rápida e fácil de suprimentos desde o recebimento até a expedição. Assim devemos observar:

a) Determinação do local, em recinto coberto ou não;

b) Definição adequada do layout;

c) Definição de uma política de preservação, com embalagens plenamente convenientes aos materiais;

d) Ordem, arrumação e limpeza, de forma constante;

e) Segurança patrimonial, contra furtos, incêndio etc.

A armazenagem compreende seis fases:

FASES DESCRIÇÃO

1ª Verificação das condições pelas quais o material foi recebido, no tocante à proteção e embalagem.

2ª Identificação dos materiais.

3ª Guarda na localização adequada (endereçamento).

4ª Informação da localização física de guarda ao controle.

5ª Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento.

6ª Separação de pedidos para distribuição.

Critérios de Armazenagem

A armazenagem pode ser simples ou complexa. A armazenagem se torna complexa em virtude de algumas características dos materiais como:

• Fragilidade, combustibilidade, ventilação, oxidação, explosividade, intoxicação,