Consultoria Seiton

2. O QUE SÃO OS 5S

Os 5s é um método desenvolvido no Japão na década de 1950, o criador deste método não se sabe ao certo quem é, porém o mais provável é que seja o engenheiro japonês Kaoru Ishikawa(1915-1989), que desenvolveu este método após uma viagem aos Estados Unidos, ele percebeu inúmeras deficiências na produção, nas relações entre os funcionários, na higiene e no jeito como o funcionário era tratado, os patrões viam os funcionários como maquinas, não davam descanso, estavam sempre em cima, cobrando de forma em que não era possível. Por estes e outros motivos, Ishikawa resolveu desenvolver os 5S, este método envolve a organização, utilização, higiene, saúde e disciplina.

Porém existe outra historia que diz que os 5s não é um método somente para empresas, e que foi desenvolvido por donas de casas, facilitando assim a vida delas e ajudando na criação de seus filhos, e que depois os empresários passaram a usar o método em suas empresas pois perceberam que o método seria útil no trabalho.

Só não há controvérsias sobre o local onde foi criado o método, que foi no Japão. Os 5s são passados de geração para geração, este é um dos segredos para o crescimento de um país pequeno sem muitos recursos naturais e a rápida reconstrução do país que passa por varias catástrofes como furacões e tsunamis por exemplo.

5s trata-se de uma sigla formada pelas iniciais de cinco palavras japonesas que são Seiton, Seiri, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.

A intenção dos 5s é melhorar a qualidade de vida das pessoas, melhorar o ambiente. No ambiente de trabalho, conscientizar e motivar toda a empresa para a qualidade total através da disciplina e organização no local de trabalho.

2.1 Seiton

Seiton é o senso de ordenação, seu objetivo principal é fazer com que tudo fique em seu devido local, para que assim quando o objeto ou documento for procurado seja encontrado com mais facilidade.

É de extrema importância ter o senso de ordenação, pois ele acelera todos os processos, como por exemplo, em uma montadora de carros, se todas as peças que fazem o carro estiverem em seu determinado local, com fácil acesso aos funcionários, e estes por sua vez estiverem em seu devido local, prontos para pegar as peças, a produção irá acelerar.

Para aplicar o senso de ordenação temos dois passos, o primeiro passo é definir um local para os equipamentos, os equipamentos similares podem ser guardados próximos uns dos outros, e para os funcionários o local onde ele fará o seu trabalho também devera ser definido. Com o local definido podemos partir para o segundo passo que é a conscientização do funcionário, pois ele deve ter disciplina para guardar o que foi usado em seu lugar para sempre que for procurar o que for preciso achar com maior facilidade. Como exemplo podemos usar o local onde são guardados todos os produtos de limpeza, nessa área poderiam ser guardado as vassouras, rodos, panos e produtos químicos de limpeza, sem haver necessidade da criação de uma área para cada um destes produtos, porem eles devem estar de uma forma ordenada dentro desta área.

O resultado final da aplicação do Seiton é a facilidade de localização de objetos e do setor onde se encontra o funcionário. Em um ambiente organizado trabalha-se melhor e de forma mais ágil, evitando o cansaço de ter que procurar objetos em locais diferentes sem ter a certeza de onde se encontra, fazendo com que se perca o tempo que ele poderia estar produzindo procurando o que é necessário para a produção. Também diminui o risco de acidentes no trabalho.

2.2 Seiri

Seiri é o senso utilização, seu objetivo principal é evitar o que for desnecessário, separando o que é útil do que não é fazendo com que o que não é útil seja usado por outro setor ou descartado.

Com o senso de utilização, evita-se o desperdício e reduz o espaço físico da empresa, como exemplo, novamente a montadora de carros, a produção não pode parar e nem tudo que se tem na fabrica é necessário para a produção de determinada linha de carros, ou seja, pode haver faróis de dois modelos de carros diferentes juntos. O senso de utilização ajudaria nesse caso, pois separa o que é útil do que não é da determinada produção, e os faróis que não pertencessem a aquela linha de produção seria passada para outra linha, onde a peça vai ser utilizada. Assim a uma redução de gasto, pois se a peça fosse jogada fora haveria um desperdício, pois uma peça em boa condição seria jogada fora e também podemos destacar que teria um aumento no espaço físico para outras peças, estas que seriam úteis para a produção.

Para aplicar o senso de utilização, o responsável por guardar ou descartar o equipamento deve pensar quantas vezes é usado o determinado objeto, e existem quatro perguntas que ajudam a decidir onde guardar ou se o necessário é jogar fora, essas perguntas são:

• Se for usado sempre, deve se deixar no próprio local de trabalho;

• Se for usado quase sempre, guardar o mais perto possível do local de trabalho;

• Se for usado raramente, guardar em depósitos, salas ou no almoxarifado;

• Se não for usado, deve se descartar para diminuição do espaço.

O resultado da aplicação do Seiri é a redução da bagunça no local de trabalho, pois tudo que não é útil acaba atrapalhando de alguma forma a produção, seja distraindo o funcionário ou até mesmo gerando duvida sobre o que deve ser utilizado, além do aumento do espaço para se guardar as coisas uteis para a produção.

2.3 Seiso

Seiso é o senso de limpeza, se você aplicou o Seiri descartou o que não é útil na sua empresa, o Seiso consiste em fazer com que você consiga deixar o ambiente limpo com nada que possa atrapalhar o trabalho.

Este senso tem como função manter o ambiente limpo, aumentando o bem estar dos funcionários, como exemplo na fabrica de carros, onde na produção usa-se graxa, óleo, borracha, peças etc... Coisas que podem deixar vestígios no chão e poluindo o ambiente de trabalho, o funcionário corre o risco de acabar escorregando em alguma sujeira e se lesionar durante a produção. Também pode acontecer de algum cliente chegar a fabrica para verificar como a produção é feita e se deparar com um ambiente sujo. E por fim os funcionários, que produzem, não trabalharão se sentindo bem, pois é desanimador trabalhar em um ambiente sujo. Mas o Seiso não consiste somente na limpeza somente do local do trabalho, e sim do geral empresa, pois a imagem do lado de fora também é importante, pois a primeira impressão pode ser fundamental para um cliente interessado no produto, por isso o portão e as paredes não devem estar com a tinta desbotada, a grama do jardim caso a empresa tenha, deve estar sempre aparada, as telhas não devem estar com limo e o lixo na frente da empresa deve estar organizado.

A limpeza não deve ser algo ocasional, mas sim algo diário, pois se for feita todo dia, a sujeira não se acumulará e o trabalho de quem realiza a limpeza será menor.

Para aplicação do Seiso, existem algumas regras que se cumpridas pelos funcionários facilitariam todas as ações de limpeza, como por exemplo, realizar uma limpeza antes da troca de turno, assim o funcionário que chega já pegaria o ambiente limpo e não perderia tempo limpando. Também é fundamental a educação, o funcionário deve estar educado para não sujar.

Com o Seiso aplicado, o ambiente de trabalho acaba sendo mais agradável, pois trabalhar em um lugar limpo é sempre melhor. Além de se ter um maior controle e segurança dos equipamentos e evitar o desperdício, pois os equipamentos limpos tendem a durar mais tempo do que os sujos.

2.4 Seiketsu

Seiketsu é o senso de saúde e higiene, seu objetivo principal é padronizar comportamentos, valores e praticas favoráveis as saúdes físicas, mentais e emocionais.

Este senso tem como objetivo a preservação da imagem e saúde do funcionário, fazendo com que ele sempre esteja disponível não só para a empresa, mas também para a vida fora dali, afinal, ele não vive apenas para o trabalho, pois fora dele o funcionário deve ter uma vida social para trabalhar com mais disposição e interesse.

Seguindo no exemplo da fabrica de carros, onde há o contato com maquinas que emitem ruídos que podem ser prejudiciais a audição, contato com peças quentes que podem gerar problemas a pele do funcionário, faíscas que são geradas a partir das soldagens que são realizadas podem ocasionalmente atingir o olho do funcionário. Percebemos que é um ambiente perigoso esta fabrica. Se ocorrer um acidente, a empresa perde dinheiro, pois terá que pagar indenização ao funcionário além de perder este, precisando contratar outro e continuar pagando os dois, são gastos excessivos por motivos que facilmente poderiam ser evitados.

A aplicação do Seiketsu pode ser complicada dependendo dos trabalhadores que a empresa tem, alguns aceitam facilmente os equipamentos de proteção, outros não gostam de utiliza-los. Por isso, um bom método que pode ser usado é a contratação de algum profissional da área de segurança do trabalho não só para trabalhar na empresa, mas sim para também dar palestras, mostrar a importância da imagem e da saúde física e mental.

Se os outros 3S que já foram apresentados estiverem aplicados na empresa, o Seiketsu será aplicado de forma mais fácil, pois o funcionário já estará organizado, saberá utilizar seus recursos e não trabalhará em ambientes sujos, diminuindo seu risco de acidentes e de ficar doente. E esse S ajudará a manter os outros S’s funcionando.

Com o Seiketsu aplicado, haverá um aumento na autoestima do funcionário, melhorando sua vida social fazendo com que ele trabalhe motivado. Sua saúde ficará melhor, assim, as chances dele faltar por causa de alguma doença será menor.

2.5 Shitsuke

Shitsuke é o senso de disciplina, seu objetivo principal é cada um fazer o seu trabalho sempre da forma certa e com educação, criação de normas e rotina, introduzir padrões éticos, morais e técnicos.

Esse é o S mais difícil de ser aplicado, pois se destina a disciplina do funcionário e alguns desses podem não aceitar mudanças, pois envolve as condições de criação dele, da forma que seus pais o ensinaram a viver, a pensar e agir, isto é, a educação que se teve. Porém sem disciplina os 5s não iram funcionar.

Na fabrica de carros, o funcionário chega atrasado, conversa durante o trabalho, cumpre a função de algum colega que não está conseguindo fazer a sua parte. Nestas ocasiões que o Shitsuke seria aplicado, disciplina é a base fundamental para qualquer sociedade, portanto, é de extrema importância no ambiente de trabalho. Os princípios deste S, quando aplicado, farão com que o funcionário tenha mais comprometimento com horários e com seu serviço, fazendo com que ele prefira chegar alguns minutos antes do seu expediente e não minutos depois, e no trabalho este começará a tratar melhor seus superiores e inferiores, a humildade dele estará em destaque fazendo com que haja um bom ambiente na empresa, pois todos se trataram bem.

Para a complicada aplicação do Shitsuke, deve ser criar regras simples de começo, pois será mais fácil. Essa regra simples pode ser, por exemplo, não chegar atrasado ao trabalho. Depois começar a passar conhecimento, visão de futuro para o funcionário, sempre com paciência, afinal, se perder a paciência pode ser um sinal de falta de disciplina, e o tutor deve ser o exemplo.

Com o Shitsuke aplicado, as melhorias serão percebidas rapidamente, pois o trabalho difícil sempre tem recompensas, haverá diminuição de atrasos, aumento da produtividade, pois uma das metas desse S é fazer com que o funcionário realize seu trabalho sempre em ordem, deixando conversas paralelas somente para depois do cumprimento da sua meta e também as relações na empresa serão as melhores possíveis.