Gestão De Reuniões

Há pelo menos uns três anos, tenho estudado sobre modelos de gestão, com o objetivo de estruturar e implantar um novo conceito, com ferramentas, práticas e processos, que possibilitem a perfeita integração entre a gestão estratégica, tática e operacional e permita aos executivos, administrarem seus negócios no curto, médio e longo prazo.

A implantação deste modelo sugere a construção de um ciclo de reuniões formais, que envolve os principais processos de gestão, entre os quais, destacam-se: planejamento estratégico, orçamento de capital, gerenciamento de projetos, gerenciamento de pessoas, análise de resultados, entre outros, com o objetivo de fixar e planejar objetivos; motivar e alinhar esforços; coordenar e controlar atividades; desenvolver e nomear profissionais; acumular e aplicar conhecimentos; reunir e distribuir recursos; construir e cultivar relacionamentos e equilibrar e satisfazer exigências de stakeholders.

No mundo corporativo, muito do trabalho é realizado através de reuniões, de um grupo pequeno ou grande, de áreas multifuncionais ou não, que se reúnem para:

Compartilhar informações;

Resolver problemas;

Planejar projetos;

Revisar o desempenho;

Tomar decisões;

Alinhar interesses.

Porém, muito frequentemente, a experiência de reuniões tem sido algo bem diferente. Ao invés de enxergamos como um investimento de tempo em algo produtivo, geralmente enxergamos como um "mal necessário" na melhor, ou um "desperdício de tempo" na pior das hipóteses. A ironia é que sabemos o que é necessário fazer para ter uma boa reunião, seja presencial ou virtual:

Ter um propósito claro;

Convocar as pessoas certas;

Certificar-se de que há as informações necessárias para as discussões;

Distribuir o pré-trabalho com antecedência;

Definir uma pauta e cumpri-la;

Gerenciar dinâmicas interpessoais;

Elaborar uma ata com as decisões tomadas e os próximos passos, após a reunião.

Essas orientações são senso comum, mas repetidamente ignoramos e raramente o fazemos. Por quê? Porque planejamento, execução e acompanhamento, precisam de tempo e disciplina, o que para muitos de nós está em falta.

Eis alguns princípios que queremos compartilhar, frutos de estudos e experiências próprias...

1. Tenha um propósito claro

Avalie se uma reunião é o melhor meio para atingir seu objetivo. Há estudiosos que defendem que as reuniões devem ter, pelo menos um, dos três objetivos: Para alinhar interesses e solicitar a contribuição das pessoas; Para resolver problemas; Para solicitar aprovação e tomar decisões. Se o objetivo for apenas divulgar informações, provavelmente há outros canais de comunicação que são melhores e mais eficientes, como: e-mails, newsletters, intranet, murais de recados, entre outros.

2. Crie uma pauta e distribua o pré-trabalho com antecedência

Depois de definir o propósito da reunião, é indispensável elaborar uma pauta. A pauta é um instrumento importante para atribuir funções (quem deve apresentar e o quê), manter o foco durante a reunião e o compromisso em relação ao tempo (cinco minutos para abertura, dois para apresentação de um novo colaborador, dez minutos para fazer eventuais follow-ups de reuniões anteriores, e assim por diante).

Especialmente quando o objetivo da reunião é resolver um determinado problema ou tomar uma decisão, uma boa prática é fornecer o contexto da situação e as orientações necessárias com antecedência, para que os participantes possam se preparar e dar as contribuições esperadas.

As melhores reuniões são aquelas em que todos participam ativamente. Outro fator crítico de sucesso nesta etapa é elaborar uma pauta realista, com tempo suficiente para discutir confortavelmente cada tema. Uma pauta ambiciosa poderá levar a discussões superficiais sobre temas importantes e uma pauta inacabada, pode conduzir a mais uma reunião.

3. Convide as pessoas certas e o número certo

Quem convidar e porque, dependem de propósito da reunião. Se o objetivo é resolver um problema ou tomar uma decisão, onde a interação é crítica, o número de participantes é algo a ser avaliado. Muitos, podem sufocar a criatividade, poucos podem limitar os avanços ou não atingir o resultado esperado.

Avalie quem poderá contribuir para atingir seu objetivo. Algumas vezes serão necessários conhecimentos específicos, em outras, a diversidade é o ideal. Independente de um ou outro, a prática do “lobbying” pode fazer a reunião ir mais rapidamente.

A título de curiosidade, a palavra “lobbying”, deriva do inglês “lobby”, que é o nome dado às salas de espera, onde segundo estudiosos várias articulações políticas eram realizadas com o intuito de influenciar decisões importantes de acordo com os interesses privados ou de algum grupo. Desconsiderando questões políticas, é uma prática que sempre contribui para evitar surpresas, reduzir riscos e para influenciar os resultados que se espera alcançar. E por último, seja atencioso do tempo de todos. Se um participante é necessário em apenas uma parte da reunião, programe uma partida antecipada ou chegada tardia.

4. Defina regras básicas

Seja uma reunião pontual ou regular, definir algumas regras de “etiqueta”, é fundamental. O mediador, indivíduo que terá o papel de conduzir a reunião, deverá preocupar-se com:

Dar voz aos participantes e não permitir interrupções;

Definir limites de tempo para as contribuições;

Não discutir temas fora da pauta e/ou;

Determinar quando e onde temas extras devem ser discutidos;

Proibir a utilização de dispositivos móveis, entre outros.

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