Monitoramento E Controle De Projetos

Instituto de Educação Tecnológica

Pós-graduação

Eng. de Custos e T5

07/08/2014

Monitoramento e Controle de Projetos

Leonardo Ferreira da Silva

Pedro Henrique de Araújo Salles

RESUMO

O presente trabalho tem como objetivo apresentar a importância do processo de monitoramento e controle de projetos para que os custos planejados não venham a sofre desvios significantes e que comprometam o sucesso do projeto. O artigo apresenta uma ferramenta muito eficiente para o monitoramento e controle, a metodologia do Valor Agregado, mostrando a sua aplicabilidade e a sua importância.

Palavras-chaves: no máximo cinco palavras chaves

Valor Agregado

Custos

Linha de base

Escopo

Cronograma

1. Introdução

Com a diminuição das barreiras econômicas entre os países, a maior abertura para as relações de comercio e cada vez mais reduz se a margem de lucro dos projetos moldando uma forma mais dinâmica de atuação nos projetos. A concorrência cresce ao passo que as empresas não concorrem apenas com seus “vizinhos”, mas estão em concorrência direta com milhares de outras ao redor do mundo.

Este cenário faz com que as empresas busquem cada vez mais eficiência em seus processos, inovação em seus produtos e maior proximidade de seus clientes. Como ferramenta importantíssima neste desenvolvimento temos os projetos, sejam estes de melhoria, inovação ou o atendimento de uma necessidade de um cliente. É de suma importância que a execução destes seja mais vantajosa possível tanto para a empresa quanto para seus clientes.

Inevitavelmente os projetos executados nas empresas atingiram níveis de complexidade elevados, envolvendo diversas pessoas, muitas vezes de culturas diferentes e que trabalham de formas diferentes, ficando difícil para quem gerencia o projeto acompanhar sua “saúde” sem se utilizar de ferramentas analíticas.

Várias são as medidas identificadas para diminuir os custos, bem como, novas tecnologias são utilizadas cada vez mais pelos Gerentes de Projetos para gerenciar principalmente os custos dos projetos durante todo seu ciclo de vida. A maioria dos projetos é realizada sem que haja um adequado uso de metodologias e ou modelos de gerenciamento, e isto tem causado inúmeras e significativas perdas financeiras ao projeto.

O monitoramento e controle de projetos têm como objetivo auxiliar o gerente do projeto a avaliar periodicamente o desenvolvimento das atividades propostas por meio de indicadores de desempenho e de “status”, permitindo uma ação mais rápida e eficaz quando surge um problema, pois este é identificado mais rápido.

Uma atividade executada acima do seu orçamento ou fora do seu prazo ideal se identificada cedo pode ser contornada e até revertida.

Neste artigo iremos aprofundar um pouco mais nos assuntos relacionados a análise de valor agregado ou earnedvalue management, método utilizado desde o século XIX para gerenciar, originalmente, custos de produção e, mais recentemente, de projetos.

Atualmente, é bastante difundido nos Estados Unidos e, desde os anos 1960, utilizado pelo Departamento de Defesa do governo americano para controle de progresso de custos e de tempo.

A principal vantagem dessa metodologia de gerenciamento é integrar o que está sendo entregue pelo projeto (escopo), na linha do tempo (cronograma), considerando todos os recursos que foram utilizados (custos), para medir objetivamente o desempenho do projeto.

FIGURA 1 - PASSOS PARA ACOMPANHAR O DESEMPENHO DO PROJETO

Sistemas que controlam as variações de tempo e de custos separadamente apresentam falhas em função de que os que controlam custos considerando somente o orçamento, não controlam o trabalho planejado com o realizado. E os que controlam tempo, considerando somente o cronograma, comparam o trabalho planejado com o realizado, mas não analisam o custo que estava planejado e o quanto foi realmente gasto.

2. Justificativa

Avaliar o desempenho de projetos tem sido prática utilizada com frequência pelos gestores de projetos. Mensurar o sucesso ou fracasso de um projeto pode estar relacionado a monitorar as performances do prazo, custo e do escopo.

Uma metodologia que leva em consideração esses elementos e tem sido utilizada como ferramenta de controle e monitoramento de projetos é a Análise de Valor Agregado (ou EarnedValue Management - EVM). O nome Valor Agregado representa o valor orçado para realizar um trabalho em um determinado período de tempo no horizonte do projeto.

O Valor Agregado tem aspectos semelhantes ao de um "alarme", ou seja, permite ao gerente de projeto avaliar se em uma determinada tarefa está se consumindo mais dinheiro ou se está apenas gastando mais naquele momento porque o desenrolar do projeto está sendo acelerado, permitindo que ações corretivas e preventivas sejam tomadas com a devida antecedência.

O EVM também pode ser interpretado como uma técnica de medição do desempenho de um projeto de maneira conjunta, pois análises isoladas de prazo, custo, qualidade, esforço tendem a mascarar a performance do projeto.

A Análise de Valor Agregado (EVM) permite mostrar onde o projeto se encontra e para onde o projeto está indo através do principio fundamental de que padrões e tendências passadas podem servir como bons prognósticos para o futuro.

Dessa forma, se Análise de Valor Agregado (EVM) mostrar que o projeto está atrasado ou com o orçamento acima do planejado, o gerente de projeto poderá identificar onde os problemas estão ocorrendo, se esses problemas são ou não críticos e, consequentemente, o que será necessário para trazer o projeto de volta ao caminho planejado.

O EVM é uma técnica de acompanhamento financeiro de projetos que contempla também o controle sobre o progresso das atividades planejadas em relação a uma linha base previamente estabelecida. Dessa forma, ao avaliar um projeto o EVM integra escopo, cronograma e recursos com o objetivo de medir o desempenho e o