ORCAMENTO EMPRESARIAL

ORÇAMENTO EMPRESARIAL

Conceitos gerais e elementos

O orçamento é o plano financeiro para implementar a estratégia da empresa para determinado exercício. É mais do que uma simples estimativa pois deve estar baseado no compromisso dos gestores em termos de metas a serem alcançadas. Contém as prioridades e a direção da entidade para um período e proporciona condições de avaliação do desempenho da entidade, suas áreas internas e seus gestores. Em termos gerais, é considerado um dos pilares da gestão e uma das ferramentas fundamentais para que para que o accountability a obrigação dos gestores de prestar contas de suas atividades, possa ser encontrado. Isso ocorre devido ao fato de que os compromissos dos gestores quando não especificados e definidos no plano estratégico, acabam sendo firmados no momento da montagem do orçamento. Dessa maneira, ao planejar e acompanhar tais resultados, ele se constitui no instrumento que permite que o accountability exista na organização, de maneira estruturada e, espera-se, negociada e justa.

Dependendo do tipo de organização, pode ser desenvolvido de várias maneiras quanto à participação nas definições estruturais: top-down, ou seja, de cima para baixo, bottom-up, ou fluindo de baixo para cima da pirâmide organizacional ou mistura dessas abordagens. A formatação mais freqüente é top-down, inclusive por questões de praticidade e tempo envolvido.

Etapas da montagem do orçamento

Por uma questão didática, a montagem propriamente dita do orçamento pode ser dividida em dois blocos: etapa operacional e etapa financeira. A etapa operacional consiste nos planos que proporcionam condições de estruturação das atividades da organização, de maneira a integrar as atividades, as operações. Por sua vez, a etapa financeira corresponde à tradução de todas as atividades para uma mesma linguagem comum, no caso a monetária. A caracterização da etapa financeira é a existência dos demonstrativos contábeis, ou seja, o balanço, a demonstração de resultados e o fluxo de caixa. A etapa operacional deve ser caracterizada pelo tipo de atividade da empresa, seja industrial, seja de serviços ou comercial. Tal caracterização terá implicações em termos dos planos necessários para atender a tal demanda. Uma empresa comercial, por exemplo, demandará um grande esforço no plan de estocagem dos produtos acabados, enquanto que uma empresa de serviços não terá tal plano.

A etapa operacional, para os efeitos deste trabalho, será exemplificada como entidade produtora de bens tangíveis, dada a maior complexidade que esse tipo de organização requer, e otencial de explorar suas potencialidades. Tem portanto, planos de marketing, plano de suprimentos, produção e estocagem, plano de investimentos no ativo permanente e plano de recursos humanos.

Plano de produção, suprimentos e estocagem

Levando em conta o tipo de entidade que opera com produto tangível, com processo de fabricação, o plano de produção, suprimentos e estocagem consiste na etapa que deve disponibilizar os produtos que serão comercializados. Além da produção, incorpora todos os processos de logística. A seguinte sequência é recomendada:

A. Definição dos dias de estoques de produtos acabados

A definição dos dias de estoques depende de vários elementos, dos quais se destacam:

• Demanda

O grau de certeza quanto à demanda, sua vulnerabilidade e mesmo sazonalidade afeta o perfil de entrega e, consequentemente, os dias de estoque requeridos para que a organização não perca vendas em demasia e, por outro lado, não tenha excesso de estoques.

• Prazo de produção

Se um produto requer 20 dias pra ser elaborado, por exemplo, ter menos do que isso em estoque de produto cuja venda dependa de sua disponibilidade na prateleira implica aceitar o risco de perder vendas.

• Natureza do produto

Pode ser entendida em termos de natureza física (deteriorável em decorrência do tempo), natureza tecnológica, ou mesmo moda. Significa que manter estque de 30 dias, para um produto que tenha vida útil de 10 dias implica em certeza de aumento de perdas na organização.

• Beneficio da escala de produção

Em certos casos, é mais adequada a produção no seu lote econômico com conseqüente excesso de estoque do que a produção em nível inferior ao da escala otimizada. Trata-se de decisão pela redução do custo unitário de produção versus aumento do custo de carregamento dos estoques.

• Tipo de produção

Obviamente, toda essa discussão anterior só faz sentido quando a produção a ser desenvolvida é para estoque, e não para atender a pedidos especiais.

• Custo de carregamento de estoques

O alto custo do dinheiro afeta o nível de risco que a organização tolera no seu processo de planejamento. Nesse sentido, a avaliação do custo beneficio deve considerar o custo de oportunidade da empresa ao investir em estoque versus benefícios da não perda de vendas ao definir o nível de dias de estoques.

B. Análise do nível da capacidade instalada e necessidade de novos investimentos para atender a demanda

A análise do potencial de terceirização da produção, bem como a adequação desse tipo de direcionamento na obtenção de produtos, deve ser considerada de maneira cuidadosa. A terceirização deve ser tratada como uma ação de longo prazo e não apenas como uma oportunidade especulativa momentânea. Nesse sentido, a analise não deve voltar-se exclusivamente para a rentabilidade da operação no horizonte de curto prazo, mas também ocupar-se de avaliar as conseqüências sobre o resultado a longo prazo.

C. Produtos em processo

Analogamente aos produtos acabados, deveriam ser definidos os dias de consumo, os quais são influenciados pela racionalidade do layout da planta, distanciamento entre varias fontes de produção, complexidade do processo etc.

D. Insumos (matérias-primas, componentes e embalagens)

Depois do ajuste da capacidade por redução de produção ou aquisição de equipamentos, os insumos devem ser tratados de maneira análoga aos produtos acabados, ou seja, definição dos dias de estoques de materiais por cada tipo de insumo. Os estoques de insumos são definidos com base em variáveis, tais como:

• Tempo