Papel de administrador

A função do administrador.

A administração pode ser definida como a tarefa que possibilita alcançar os objetivos previamente definidos, com menor dificuldade e maior rapidez, isto é, com maior eficiência. Quais são as funções:

Planejar – O planejamento, característica básica da empresa, é a função administrativa permanente, que inclui a definição de objetivos, diretrizes, planos, determinação de métodos e processos de trabalho, programação de tarefas, etc. Assim, planejar é determinar, antecipadamente, os resultados a serem alcançados e os meios pelos quais a empresa poderá alcançá-los.

Há dois tipos de planos:

1 – Planos que mostram um resultado a alcançar: são os objetivos ou metas;

2 – Planos que definem os meios para alcançar os resultados: são as políticas ou diretrizes e os procedimentos, rotina ou métodos.

Os objetivos são os valores a serem alcançados pela empresa como um todo, mas também em cada uma de suas unidades. Expressam-se em termos gerais, como por exemplo: servir bem aos clientes; expandir a empresa; diversificar as atividades; obter lucros, e assim por diante.

As metas representam os objetivos definidos com precisão, que se relacionam às dimensões de tempo, espaço e quantidade. Ex: a empresa poderá planejar a produção de 10.000 unidades de um certo produto para o mês seguinte; o departamento de vendas da empresa poderá planejar a venda dessas 10.000 unidades para o mês subseqüente, numa certa região do território nacional.

As políticas e diretrizes são os planos que fornecem um sentido geral para a ação, ou a orientação seguida por uma unidade de organização e pela própria empresa para alcançar os objetivos e metas.

Por exemplo: a venda das 10.000 unidades produzidas pode ser destinada à população jovem do país, por um preço abaixo do preço da concorrência e com grande propaganda.

Os procedimentos, rotinas ou métodos são as formas de executar as diretrizes ou políticas. Por exemplo: podem ser utilizados vários métodos para vender as 10.000 unidades produzidas à população jovem do país: a venda direta, de porta em porta; a venda a outras empresas (varejistas, por exemplo) que revendem o produto ao consumidor; a venda direta ou venda a outras empresas, reforçada por propaganda pela televisão, e assim por diante.

Planejar não é prever o que vai acontecer, mas sim, antecipar dúvidas e probabilidades.

Organizar – Organização é a palavra usada geralmente em dois sentidos. Emprega-se organização no sentido de sistema, como sinônimo de unidade orgânica, quando se diz, por exemplo: “A organização X é muito eficiente”. Organização no sentido de função administrativa pode ser definida como a construção da estrutura – de recursos e de operações – da empresa.

Do ponto de vista de recursos, organização é obtenção de recursos humanos e materiais, necessários à execução dos planos previamente estabelecidos.

Os recursos humanos devem estar adaptados aos tipos de métodos e procedimentos previamente definidos. Assim como há diferentes rotinas a serem seguidas, há também diferentes tipos de pessoas que estarão mais ou menos adaptadas a elas. O administrador deve, então, localizar e atrair para a organização pessoas que preencham os requisitos necessários à execução das atividades da empresa. Chama-se a essa parte da construção da estrutura, recrutamento de pessoal. Após o recrutamento, deve haver a seleção, que é a escolha dos candidatos que apresentaram maior potencial para desempenhar as atividades requeridas.

Já os recursos materiais estão divididos em: recursos materiais ligados à produção industrial, entre os quais temos: matérias primas que serão transformadas pela empresa em produtos de consumo final; suprimentos (materiais que contribuem indiretamente para a produção); máquinas, equipamentos e materiais diversos; edifícios e instalações e recursos financeiros ou monetários, utilizados para manter a empresa em funcionamento, do ponto de vista de liquidez e solvência.

Do ponto de vista de operações, organização significa agrupamento de atividades necessárias para a execução dos planos em unidades. Significa também a definição de autoridade e responsabilidade de cada um dentro das unidades. O agrupamento de atividades se realiza mediante a divisão e distribuição do trabalho a ser realizado em tarefas, segundo certos critérios, de cuja aplicação resulta a definição de unidade na organização.

A definição de autoridade e responsabilidade significa estabelecimento de hierarquia de posições e de compromisso de respeito a essa hierarquia.

Com organização, trabalho, criatividade e um bom produto ou serviço, sejam negócios grandes ou pequenos, todos terão lugar e a sua fatia de mercado.

Dirigir – Depois do planejamento e da organização, a etapa seguinte é a direção, função mediante a qual o administrador fará com que seus subordinados executem o que foi planejado. O administrador deverá, então, transmitir os planos aos subordinados e estimulá-los de maneira a despertar-lhes a motivação para que atinjam os objetivos e metas predeterminadas.

A transmissão dos planos é feita, na maior parte das vezes, através de instruções ou ordens. Uma ordem ou instrução