Planejar, organizar, dirigir e controlar (PODC)

Planejar, organizar, dirigir e controlar (PODC). Esses quatro verbos são sempre citados quando falamos em administração. Mas porque?

A origem dessa sequência clássica leva a Jules Henry Fayol, um engenheiro francês que desenvolveu o primeiro modelo teórico completo para administração de empresas. Em 1916, foi publicado o livro "Administration Industrielle et Générale". Normalmente, seu nome aparece ao lado do nome de Frederick Taylor, norteamericano e também engenheiro, que sistematizou a organização do trabalho.

Fayol propôs uma sequência ligeiramente maior: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Prever aparece como planejar; comandar e coordenar aparecem como dirigir.

O que o Administrador precisa observar com atenção é o papel que deve desempenhar quando pensa nesses quatro verbos e a importância relativa deles.

Planejar é muito importante porque dá o norte à equipe. - Para onde vamos? - Em que velocidade? - Porque vamos fazer? - Durante quanto tempo vamos fazer? - Quando vamos rever para saber se o processo vai bem ou precisamos mudar o rumo? O administrador não deve confundir planejar com preparar métodos de controle, um erro muito comum, como já notou Henry Mintzberg. Mintzberg define planejamento como "um procedimento formal para produzir um resultado articulado, na forma de um sistema integrado de decisões" e chama nossa atenção para não produzirmos "um processo de planejamento, idealizado por planejadores, para planejar a fim de produzir planos" :).

Organizar é dizer quem vai fazer o que e em que ordem. Montar equipes, destinar orçamentos. Estabelecer prioridades. Dizer o que não fazer também é importante. Deixar claro para todos o que cada um faz, quanto tempo tem para isso, como vai ser o controle e a cobrança, que recompensas estão no horizonte. É transformar o planejamento em ações objetivas e ordenadas. Se não organizarmos, ficamos só nas boas intenções. E de boas intenções o inferno está cheio.

Controlar é fazer o acompanhamento do que foi organizado para ver se parece com o que foi planejado. Permite controlar os recursos, realocar pessoas e dinheiro, mudar o rumo durante o processo, cobrar mais velocidade ou mais qualidade. No controle mora uma grande ferramenta do gestor: a autocrítica. Aquilo que eu planejei e organizei está indo bem?

Por último e não menos importante (pelo contrário) está dirigir. Esse é o dia a dia do gerente. Conversar com a equipe, motivá-los, saber deles, ouvir suas angústias, estar presente, ser ouvinte atento, prestar atenção. Não apenas olhar: ver. Não apenas ouvir: escutar. O chefe como um a mais no time. É o trabalho mais importante de um gestor e, se ele for bom como diretor de sua equipe poderá mesmo não ser tão bom nas outras três funções.

Vejam que planejar e organizar, uma vez feitos, não são totalmente refeitos. São trabalhos importantes, mas iniciais. Demandam, em um semestre, algo como um mês. Controlar, hoje em dia, é muito facilitado pela presença das várias tecnologias e também não deve tomar muito tempo do gestor. O grande esforço de um gerente moderno é o dia a dia com seus funcionários, esse o seu papel mais importante e que deve ocupar a maior parte do seu tempo. Uma equipe motivada irá ajudá-lo nos outros três papéis. Esse papel, o de dirigir, é da responsabilidade exclusiva do gerente e fonte de sua solidão, pois não pode ser delegado

“Administração é a arte de fazer coisas através de pessoas”

Mary Parker Follet

A Administração seja ela uma arte, uma ciência, ou ambas, é praticada o tempo todo no dia-a-dia. Sabe-se que a Administração obteve diversos enfoques e visões diferentes através do tempo, contudo, apesar dos diferentes tratamentos da Administração pelo tempo, ela permanece como forma de aprimorar os meios para atingir os melhores fins. Seja através da arte, da racionalização ou do uso de ambos, a Administração propõe o desenvolvimento da melhor forma de agir para obter os resultados esperados.

Segundo Stoner (1999, p.4):

"A Administração é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros da organização e o uso de todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos."

Chiavenato (2000) parece concordar com o conceito de Stoner quando diz que a Administração é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos a fim de alcançar objetivos. Chiavenato (2000, p. 5) ainda complementa o conceito de Administração dizendo que “[...] a tarefa básica da Administração é a de fazer as coisas por meio de pessoas de maneira eficiente e eficaz”.

Processo de Administrar:

PLANEJAR (Eficácia) --> ORGANIZAR (Eficiência) --> LIDERAR (Eficácia) --> CONTROLAR (Eficiência)

São idéias amplas que se complementam, mas para entendê-las é necessário compreender o significado dos conceitos usados em ambos: Eficiência, Eficácia, Planejar, Organizar, Liderar e Controlar. De fato um bom processo de administrar ocorre como descrito acima.

Eficiência

Eficiência é relativa aos meios, como fazer as coisas da melhor maneira possível. Ser eficiente significa executar da melhor maneira possível, evitando desperdícios e maximizando a produtividade.

Segundo Stoner (1999) eficiência é a capacidade de minimizar o uso de recursos para alcançar os objetivos da organização, para Drucker (apud STONER, 1999, p. 136). eficiência é “fazer as coisas certo”.

Uma abordagem da eficiência como uma medida de desempenho é feita por Chiavenato (2000, p. 177) quando diz que: "[...] eficiência é uma relação técnica entre entradas e saídas, [...] é uma relação entre custos e benefícios, ou seja, uma relação entre os recursos aplicados e o resultado final obtido: é a razão entre o esforço e o resultado, entre a despesa e a receita, entre o custo e o benefício resultante."

Dessa forma pode-se medir o nível de eficiência da Administração avaliando a maneira como os processos estão sendo executados. É importante manter-se sempre eficiente evitando re-trabalhos e desperdício