RESUMO DOS LIVROS: PROJETOS CULTURAIS: COMO ELABORAR, EXECUTAR E PRESTAR CONTAS ASSESSORIA DE IMPRENSA PARA EVENTOS

Assessoria de Imprensa para Eventos

O e-book dá um direcionamento através de dicas sobre assessoria de imprensa para diversos tipos de eventos. O objetivo é ajudar o produtor a realizar sua produção com êxito, e entender melhor esse trabalho, sua importância, como ele deve ser realizado, e também como uma assessoria de imprensa bem feita pode ser imprescindível para o evento.

A pesquisa é sempre o primeiro passo para a realização de um bom evento e uma assessoria assertiva. Tendo em vista que você deseja chamar a atenção das pessoas para o seu evento, pesquisar sobre o seu target, suas necessidades e desejos dentro da sua área de atuação facilitará muito o trabalho futuramente.

Não somente o público-alvo, mas também é de suma importância a realização da pesquisa sobre o mercado para qual o evento será voltado, os críticos e especialistas da área que poderão indicar seu evento ou fazer uma futura review, e os meios de comunicação que poderão agregar na hora da divulgação.

Para isso, os produtores e a assessoria de imprensa devem se reunir para elaborar o briefing do evento. Deve-se listar os assuntos de interesse e os dados propícios que deverão ser transmitidos à imprensa, sempre identificando os pontos de interesse e relevância que ele contém para posteriormente apresentá-lo aos jornalistas.

Esta relevância para o público-alvo que o evento precisa conter para então se encaixar em uma matéria na mídia é denominado gancho. Mesmo assim, algumas áreas tem suas especificidades na hora de planejar a divulgação, montar o cronograma, e o próprio evento em si.

Shows e eventos culturais, como lançamentos de filmes, precisam ser divulgados com pelo menos um mês de antecedência. Se forem de grande porte e houver a participação de cinegrafistas e fotógrafos, por exemplo, a divulgação deve ser realizada até um ano antes, devido às agendas dos artistas e profissionais da área, e a programação de outros eventos que poderão ocorrer na mesma época.

Eventos corporativos e empresariais devem ser muito bem estruturados. A imprensa precisa receber um material com informações técnicas no caso de algum governante ou autoridade do setor comparecer. Com a presença de figuras públicas, um roteiro pode ser de grande ajuda. A organização é fundamental em casos como esse.

Os eventos esportivos são provavelmente uns dos mais peculiares nesse quesito. É preciso mergulhar na cultura do esporte ao qual o evento será destinado, e, a partir daí, planejar e estruturar uma comunicação. É importante ficar atento a questões como patrocinadores, marcas em vestuário, protocolos, detentores de direitos, e outros itens.

Não muito diferente do citado acima, os eventos de moda também funcionam de forma peculiar. É preciso,entre muitas funções, filtrar os veículos mais relevantes para o evento, divulgar a grade de desfiles, controlar os acessos ao backstage, posicionar os jornalistas nos lugares de acordo com a relevância da mídia e acomodar convidados.

É importante definir mensagens-chaves, os principais pontos que serão transmitidos em todos os materiais de divulgação, pesquisar dados e assuntos que enriqueçam a sugestão e ter um mailing atualizado. Após isso, criar um plano estratégico, definindo quais atividades serão necessárias para a divulgação, sempre seguindo um cronograma.

Outrossim, também é indispensável cumprir as ações dentro do prazo estabelecido. Se ocorrer um imprevisto ao longo do caminho, haverá tempo para pensar novas estratégias, contornando a situação sem comprometer a qualidade do trabalho e do evento, mantendo o prazo inicial.

Para o evento obter sucesso na mídia também é preciso mapear a imprensa. Realizar uma pesquisa e análise de perfil do seu evento é importante para que se obtenha o redirecionamento correto de região ele será divulgado, em quais veículos e mídias será melhor encaixado, quais jornalistas deverão receber o convite através do aviso de pauta.

Os releases, notas e press-kits fazem parte da produção de conteúdo no contato direto com a imprensa. O release deve conter, em média, 30 linhas e falar detalhadamente sobre o evento, inclusive a programação completa e informações básicas como nome, dia, local, horário, e endereço do evento.

As notas são mais curtas, trazendo informações novas e exclusivas sobre o evento. Depois do box de serviço, no final do texto, deve-se colocar uma breve descrição do evento e quem o organiza. Nunca se deve enviar as mesmas informações ditas como exclusiva para mais de um jornalista. Cada um recebe uma novidade diferente para publicar com exclusividade.

Já press-kit é a reunião de todos os materiais de divulgação para ajudar a imprensa na hora de escrever sobre o evento. Conta com fotos, vídeos, documentos, contatos e textos. Atualmente, a sala de imprensa virtual ajuda os jornalistas e a assessoria, facilitando o trabalho de ambos e a circulação de informações de forma mais rápida.

Os conceitos de preparar, apontar e fogo são importantes para manter a unidade na hora das entrevistas e para que o jornalista possa conduzir a entrevista. Faça uma reunião com as fontes e estabeleça um discurso padrão. Conheça o tema e pense o que será respondido para a imprensa. Ouça a pergunta, pense e responda, sendo claro e objetivo.

Para o evento funcionar perfeitamente, é preciso que não só sua equipe esteja alinhada, como também seus fornecedores e empresas terceirizadas. Os fotógrafos e filmakers são muito importantes para as produções pós-evento, como os materiais de apoio na divulgação do release e o press-kit.

Os hosts e hostess, primeiros contatos do público com o evento, devem ser simpáticos e ter jogo de cintura. Além disso, devem ter conhecimento sobre tudo que está acontecendo no evento, para assim guiar os convidados aos lugares certos nos devidos horários, evitando transtornos desagradáveis na hora.

Brindes são sempre uma forma interessante de agradar a imprensa. Os mimos devem ser criativos e cativar quem recebe, deixando a marca do evento e fazendo eles se lembrarem desse dia por um bom tempo. Não é vantajoso investir em coisas caras, e sim em mimos simples, bonitos e com a cara do evento.

Os crachás e credenciais devem ser realizados no mínimo com um mes de antecedencia. É normal os meios de comunicação confirmarem em cima da hora, então é importante ter uma lista com os veículos e seus representantes para que tudo seja realizado de forma ágil. Para mais de um dia de evento, é bom ter crachás diferenciados para evitar confusões.

Obter uma infraestrutura especial e planejada para a imprensa é fundamental. Fazer um tour pelo espaço auxiliará na hora de orientar não