Gramatica Portuguesa

Introdução

Independentemente da área de atuação, escrever corretamente e ter conhecimento dos textos utilizados por cada área constitui-se num requisito imprescindível a qualquer pessoa que deseje alcançar o sucesso profissional, deste modo o presente trabalho apresentara de forma sucinta, quais são os textos administrativos e quais regras delimitam cada um.

1. Correspondência e Documento

Existe uma visão equivocada que tudo que escrevemos no âmbito empresarial é correspondência. Não é bem assim! Devemos separar e distinguir o que é correspondência e documento, embora, os dois possam ser classificados como redação empresarial.

A correspondência é um meio de comunicação e insere todos os seus elementos, com algumas peculiaridades: O emissor torna-se remetente, o receptor destinatário e pressupõe o ato ou efeito de corresponder-se (retorno) e requer acompanhamento, principalmente, no âmbito empresarial.

De acordo com o Aurélio Buarque de Holanda Ferreira no Novo Dicionário da Língua Portuguesa documento é “substantivo masculino que pode significar 1. Qualquer base de conhecimento, fixada materialmente e disposta de maneira que possa utilizar para consulta, estudo, prova etc. 2. Qualquer registro gráfico. 3. recomendação, preceito.”

Os documentos administrativos podem ser: ata, edital, estatuto, declaração e atestado, procuração, comunicado ou avisos, convocação, recibos etc.

Quando redigimos um documento administrativo, não necessariamente, haverá um retorno ou acompanhamento.

CORRESPONDÊNCIAS

Correspondência é a comunicação por escrito entre as pessoas. Realiza-se através de vários instrumentos: bilhetes, cartas, ofícios, requerimentos, telegramas, e-mail, memorandos, fac-símile etc.

O que determinará o tipo de correspondência é a análise da relação entre receptor e destinatário.

Há três tipos de correspondência:

1. Familiar ou social - trata de assuntos variados, desde felicitações, convites e avisos até solicitações e pêsames.

A linguagem utilizada pode ser informal e dependendo do contexto formal.

2. Comercial - trata de assuntos ligados à vida do comércio, da indústria, dos bancos, escritórios e empresas. Tem por objetivo estabelecer um relacionamento entre as empresas, ou entre as pessoas e as empresas.

A linguagem utilizada nesse tipo de correspondência deve ser formal, objetiva, simples, elegante e correta.

3. Oficial - correspondência dirigida a autoridades ou órgãos públicos, eclesiásticos ou militares.

Utiliza-se o mesmo tipo de linguagem empregada na correspondência comercial, sendo que a forma de tratamento depende da pessoa a quem se envia a mensagem, exemplos:

• Vossa Senhoria (V.Sa.) - para pequenas autoridades;

• Vossa Excelência ( V. Exa.) - para altas autoridades;

• Vossa Reverendíssima (V. Revma.) - para sacerdotes.

A seguir serão apresentados os principais instrumentos utilizados na correspondência e comunicação escrita comercial e/ou oficial.

Carta de caráter empresarial exige um esforço de adaptação ao destinatário. Quando for endereçada de um superior a um subordinado, ou vice-versa, ou de uma sociedade comercial a um cliente etc., certamente tem como finalidade fornecer informações, mas procura também exercer pressão ou causar boa impressão. Devemos atentar aos seguintes aspectos: a clareza da expressão, bem como certas formas de apresentação e polidez, definidas a partir da respectiva posição hierárquica entre remetente e destinatário.

Quanto à estética sofremos influência dos modelos americanos, os quais foram sendo adaptados e hoje copiados pela maioria das empresas é o chamado estilo em bloco, anteriormente, o mais usado era o estilo denteado por causa das aberturas dos parágrafos, vejam os exemplos:

Denteado Em bloco

Podemos optar por qualquer um dos estilos, dependerá da padronização adotada, em cada empresa, quanto à comunicação escrita.

As indicações, no exemplo, dos espaços entre as partes da carta são meramente ilustrativas, de acordo com a quantidade de texto estes espaçamentos podem aumentar ou diminuir, vale lembrar que a carta não pode ser um aglomerado de texto e informações, o visual deve ser limpo.

2. Memorando

O memorando é uma forma de participação por escrito.

Utilizado inicialmente para a troca de informações rápidas entre comerciantes, passou a ser adotado pela administração pública para agilizar a comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão. Seu texto deveria ter como principal característica a brevidade, mas serve hoje também a comunicações extensas, como a exposição de projetos, ideias, diretrizes, etc.

De todo modo, o memorando deve buscar a celeridade da comunicação. Sua tramitação precisa ser simples, e os despachos que a ele se devem ser dados no próprio documento ou, em caso de falta de espaço, em folha de continuação.

O memorando serve ao desenrolar do serviço interno da repartição e caracteriza-se como instrumento de comunicação entre servidores, unidades ou setores de uma mesma instituição.

Memorando-circular é o de mesmo conteúdo - e mesmo número de controle - endereçado a vários destinatários, ainda que sejam apenas dois esses destinatários.

Nos atos circulares, dos quais os exemplos mais conhecidos são o memorando-circular e o ofício-circular, os destinatários devem ser indicados de forma específica (Para: Presidência da Câmara dos Deputados, Corregedoria-Geral Eleitoral.)ou de modo genérico(Para: Diretores de Empresas Estatais de eletricidade; Para: Secretários Estaduais de Cultura).

Os parágrafos do memorando devem ser numerados, para facilitar possíveis remissões, à exceção do primeiro e do fecho. Os memorandos integram os atos de correspondência.

Estrutura do memorando

São elementos do memorando:

Timbre

Identifica o setor ou unidade da instituição que expede o documento. Compõe-se juntamente com a logomarca ou o selo do órgão.

Índice