PLANO PARA ORGANIZAR UM EVENTO

1 INTRODUÇÃO

Nosso grupo irá apresentar uma palestra com o proposito de esclarecer dúvidas e explicar a finalidade de alguns dos cursos que a faculdade oferece, focado para alunos do terceiro ano do ensino médio, que estão se preparando para uma nova etapa, onde irão escolher o futuro profissional que irão seguir pela vida.

2 PLANO PARA ORGANIZAR UM EVENTO

2.1 Definição de gestão de projetos

A importância da Gestão em qualquer projeto é diminuir os riscos que podemos ter, para alcançar o sucesso do projeto. Não quer dizer que depois de uma analise detalhada, não teremos algumas dificuldades, mas com um planejamento estaremos preparados para tomadas

de providencias, a analise é feita aplicando nossos conhecimentos e habilidades, com isso nós poderemos aumentar o sucesso do evento ou projeto.

Esta analise tem um escopo, prazo e custo, porém com o mundo globalizado e tão dinâmico, as metas são alteradas e novas metas lançadas e com o gerenciamento as empresas tem capacidade de responder mais rápido aos novos desafios.

Com o gerenciamento dos processos, sejam eles quais forem, é muito importante, pois terá o levantamento dos riscos e custos, sobre o tempo e pessoas necessárias para executa-las e ampliam o sucesso.

Podemos perceber que o gerenciamento é realizado na seguinte ordem: iniciação, planejamento, controle e encerramento. Assim dá-se inicio ao projeto, estabelecendo limites e ainda definindo os envolvidos e responsáveis.

Dentro de toda analise não podemos nos esquecer da gestão de riscos, que é um passo muito importante para se obter o sucesso do projeto, pois será identificado e planejado como sanar alguns problemas que podem aparecer no meio do processo, assim evitando surpresas na hora da execução do projeto.

2.2 Definição do evento

Mostraremos alguns cursos que a faculdade oferece, para os alunos do terceiro ano do ensino médio tenham um conhecimento dos tipos de cursos oferecidos pela entidade. Esperamos esclarecer aos alunos qual a melhor carreira seguir e daremos a oportunidade de conhecimento das áreas.

Levaremos um mês para a execução do projeto.

Teremos um custo estimado de R$ 1351,00

Nossos parceiros serão: Colégio Oficina do Estudante, localizada no Jd. Guanabara em Campinas, e a Faculdade Anhanguera, localizada na mesma cidade.

O Colégio nos cederá o espaço para a palestra. Esse espaço será no próprio colégio, que possui uma área própria para palestras com arquibancadas para 300 pessoas.

A palestra terá a duração de duas horas e meia, tendo mais

uma hora para sanar duvidas dos estudantes e meia hora para alguma eventualidade.

Para que isso aconteça pediremos ao Colégio Oficina disponibilizar o local por quatro horas.

2.3 Possíveis riscos

Os possíveis riscos podem ser:

✓ A falta do palestrante.

O grupo propõe ter dois palestrantes Leandro e Josimar, que irão trabalhar juntos e com isso as duas saberão como apresentar a palestra e no caso da falta de uma a outra terá a capacidade de apresentar.

✓ Falta de energia.

Teremos um Flip Chart, caso não seja possível usar o projetor, faremos folhetos explicativos para que os alunos assimilem melhor o conteúdo apresentado. Levaremos dois Notebooks, para caso haja a falta de energia os palestrantes terem o roteiro da apresentação. Será usado apenas um Notebook. O outro será o reserva caso acabe a bateria do outro.

2.4 Cronograma

✓ Nosso integrante leandro fará uma reunião com a diretora do colégio Oficina e com o diretor da faculdade Anhanguera no dia 01/06/2013, para agendar para o dia 29/12/2013 a nossa palestra e explicar o que faremos.

✓ Para preparar o material a serem apresentados, os integrantes leandro e josimar, irão pesquisar no próprio site da Anhanguera quais os cursos oferecidos nos quatro polos que temos em Campinas, e montarão uma apresentação em powerpoint para passar no projetor. Prepararam também um resumo explicativo que será impresso para entregar para os alunos que assistiram à palestra. Terá inicio no dia 04/06/2013 e final dia 15/06/2013 para a execução do trabalho, sendo que a entrega do resumo será até o dia 11/06/2013.

✓ Iremos alugar o projetor, equipamentos de som que consiste em caixas e dois microfones sem fio, e telão. O responsável para ver esta etapa será o integrante Fernando.

Que terá inicio dia 11/06/2013 e termino dia 15/06/2013 para o aluguel dos equipamentos, bem como ficará responsável para dar sequencia no projeto para que nada atrase.

✓ A responsável pela compra dos brindes, flip chart, canetas hidrograficas e folhetos será a Emanoeli, que junto com a Leandro e Josimar (que irão entregar o resumo dos cursos no dia 11/06/2013) verificará a qualidade do folheto, bem como ficará responsável pela cobrança da entrega dos mesmos. Terá inicio no dia 11/06/2013 e com entrega feita até o dia 22/06/2013.

✓ A integrante Neyla terá a responsabilidade de ir ao local do evento, para verificar como está a instalação dos equipamentos alugados, que será feito um dia antes da apresentação.

Cronograma

Duração para nosso projeto: Quatro semanas.

Data de inicio: 01/06/2013

Data final: 28/06/2013

Data da Palestra: 29/06/2013

Atividades |Sem 1 |Sem 2 |Sem 3 |Sem 4

|Responsabilidade

|Agendar data da Palestra X X

José Ribeiro

Preparar o material para apresent X X

Aluguel do equipamento de som