Como Organizar Um Stand Em Um Evento

Como Organizar um Stand em um Evento

Seja em uma convenção, festival ou feira, ter um stand é uma boa forma de promover o seu produto, organização ou causa. Planejamento e preparação são essenciais para dar um visual profissional e ganhar a atenção que merece.

Passos

Antes do evento

1. Procure um evento apropriado para o seu stand. Se puder ir a eventos parecidos como visitante, vá. Veja o que os outros expositores estão fazendo. Traga um bloco e faça notas do que achou bom em outros stands e do que você acha que poderia ter sido feito melhor.

2. Registre-se. Descubra desde cedo o que é preciso para ter um stand no evento que irá participar. Inscreva-se e pague as taxas antecipadamente.

o Agora é a hora de fazer quaisquer pedidos especiais aos organizadores do evento. Se precisar de luz ou de eletricidade no seu stand, peça antecipadamente. Se precisar de som, refrigeração, acesso de veículos ou algo além do espaço do seu stand, peça agora. Empresas qualificadas podem ter preços mais altos, mas a experiência pode ser fundamental para a boa execução do evento.

o Se puder escolher a localização, escolha a que terá o maior tráfego. Se não puder, escolha um local perto de outros stands que atraiam o tipo de pessoas que você quer.

Faça reservas. Se tiver que viajar para o evento, reserve hotel, voo e aluguel de carro. Eventos grandes podem esgotar estes serviços próximos ao local; por isso, faça as suas reservas assim que tiver certeza de que vai participar.

3. Prepare os materiais. O que você irá precisar depende da natureza exata do evento e do que você está promovendo, mas pense no seguinte:

Placas e faixas. No mínimo uma pequena faixa dizendo o que ou quem você está promovendo. Placas adicionais podem ajudar a informar a sua platéia. Não espere que todos leiam grandes quantidades de texto ao visitar um stand. Ao invés disso, use gráficos grandes e atrativos e deixe os detalhes para os panfletos. Criar um design consistente no stand vai lhe dar uma sensação de unidade.

Brindes! Uma forma clássica de atrair pessoas ao seu stand é oferecer brindes. Amostras de algo relacionado à sua mensagem são ideais. Objetos úteis (caneta, camiseta, bolsas) com seu nome e insígnia impressos podem agir como propagandas ambulantes ou lembretes de longa duração. Até mesmo doces ou um prato de petiscos podem fazer com que as pessoas se aproximem.

o Literatura. Se você quiser que as pessoas entrem em contato e se lembrem após o evento, faça cartões de visita, panfletos ou brochuras com a sua mensagem. Traga mais do que acha que vai precisar.

o Demonstrações. Se puder demonstrar algo relacionado à sua organização (como um produto ou serviço) ou mostrar os resultados de uma atividade ou projeto bem sucedido, traga para mostrar e falar sobre. Melhor ainda: permita que os visitantes participem, talvez até experimentando o que você está promovendo.

o Atividades. Ofereça atividades para atrair as pessoas. Um concurso de desenhos ou textos com prêmio pode lhe fazer encher a sua lista de contatos. Mesmo se a atividade for um simples arremesso de bolas ou uma pescaria, pode atrair as pessoas por tempo suficiente para que você as diga porque está ali.

Cobertura. Se o evento for ao ar livre, uma cobertura portátil, tenda ou gazebo é indispensável para manter o sol e a chuva longe. Também vai parecer mais oficial e profissional. Se puder deixar com as cores da sua organização ou simplesmente colorido, vai ajudar a tornar a sua presença mais visível. Descubra antes quanto espaço o evento vai lhe permitir ocupar.

o Mesas e cadeiras. Os organizadores do evento podem providenciar ou não. Se não tiver certeza, pergunte.

o Proteção contra o clima. Se for ao ar livre, use pesos de papel e amarras para os panos e cartazes, para que o vento não leve. Você também deve se vestir de acordo com o clima.

Amarras e ferramentas. Se for montar o seu próprio stand, mesa ou cartazes, traga as ferramentas. Chave de fenda, alicate e arame podem ser bem úteis. Tesouras, fita adesiva, tachinhas e corda também são boas ideias. Se não tiver certeza do que precisa para montar a cabine, é melhor ter material sobrando que faltando.

Um carrinho. Não presuma que você será capaz de estacionar perto do stand, principalmente em eventos maiores. Um carrinho pode lhe ajudar a transportar os materiais.

o Luzes. Se achar que vai precisar de luzes, certifique-se de que vai haver eletricidade disponível.

o Água. Você terá que beber bastante água e pode sair caro ou ser muito inconveniente ter que arrumar água na hora do evento.

Um veículo grande o bastante para carregar tudo o que precisa. Se for alugar uma van ou caminhão, prepare-se antes.

4. Peça ajuda. Se o seu stand estiver fazendo sucesso, você vai conversar com muitas pessoas durante o evento. Não tente fazer tudo sozinho. Arrumar auxiliares vai lhe ajudar a se manter apresentável e com a voz intacta. Tenha certeza de que todas as pessoas que queiram falar com você não tenham que ficar esperando. Se possível, faça os auxiliares trabalharem em turnos curtos. É muito cansativo ter que ficar em pé por muito tempo e ficar falando as mesmas coisas o tempo todo.

5. Prepare os seus ajudantes. Informe-os sobre o que está oferecendo ao público, de quem eles devem se aproximar e porque, onde os serviços estão e em que hora chegar. Eles poderão falar em nome da sua organização como especialistas e tratar o público muito mais bem informados, mesmo que sejam voluntários.

6. Vista-se de forma séria. Se quiser mostrar que é a autoridade da sua organização, fique separado do mar de visitantes e faça a sua parte no show.

o Se a sua organização tiver um uniforme ou mesmo uma camiseta, vista-a e encoraje os seus colaboradores a fazerem o mesmo. Camisetas personalizadas são baratas de se fazer, mesmo em pequenas quantidades.

o Vistam-se igualmente. Mesmo que usem apenas uma calça jeans e camiseta, vocês parecerão mais com uma equipe.

o Vista-se profissionalmente. Roupas formais vão mostrar que você está transmitindo uma mensagem séria.

o Use fantasias ou roupas temáticas. Se estiver em uma atmosfera festiva, ou se seu grupo for teatral, usar roupas de palhaços, vestido de festas ou chapéus engraçados pode atrair muita