A Gestão de Recursos

Identificação
Projeto	Versão	Início	Término
PREVENÇÃO CONTRA ENCHENTES	V1.0	24/11/2016	10/12/2016
Solicitante	XPTO.S.A
Patrocinador do Projeto	LUIZ – DIRETOR DO PROJETO
Gerente do Projeto

Histórico das Versões
Versão	Data	Responsável	Notas da Revisão
1.0	24/11/16	AURELIO
1.1	30/11/16	MAURICIO
1.1.1	10/12/16	WANESSA

ITENS A SEREM CONSIDERADOS NO GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES

1. Descrição do processos de gerenciamento das comunicações
   O processo de Gerenciamento de Prevenção Contra Enchente será realizado através das seguintes técnicas e ferramentas:
   * Link específico do projeto na Intranet
   * Documentos impressos
   * Correio eletrônico
   *Reuniões
   * Quadro de avisos
   * Atas de reunião
   * Contratos
   * Notas Diárias e Boletins semanais
2. Eventos que serão utilizados na comunicação
   Serão divulgados através de mensagens eletrônicas e atualizações na Intranet.  Será criado um link específico na Intranet da empresa com as principais informações sobre implantação do sistema – cronograma, setores envolvidos, partes interessadas, dentre outros. Os funcionários da empresa poderão enviar sugestões/reclamações através da opção “Avaliação do Projeto”, onde apenas o Gerente do Projeto terá acesso à esses dados. Os membros da equipe do projeto poderão enviar sugestões para a Pasta Particular diretamente relacionada ao projeto, onde os níveis de acesso às informações serão definidos pelo Gerente do Projeto, tendo apenas a Diretoria da empresa a prerrogativa para acessar qualquer informação.

1. Reunião de abertura do projeto

1. Objetivo e metodologia: Início formal do projeto, onde serão apresentadas as primeiras informações sobre o objetivo do projeto e suas implicações na estrutura organizacional da empresa, de que formas os stakeholders e áreas da empresa ficarão envolvidas, além dos primeiros levantamentos relacionados a tempo, custo, escopo, dentre outros.
2. Responsáveis: Mauricio e Wanessa
3. Envolvidos: Equipe do Projeto, Diretores da Empresa,Gestores Principais dos setores envolvidos.
4. Duração:1h
5. Local: Sede da Empresa

1. Reunião de planejamento

1. Objetivo e metodologia: Estabelecer as principais diretrizes e envolvidos no projeto.
2. Responsáveis: Mauricio e Wanessa
3. Envolvidos: Gerentes e Diretores
4. Duração: 1h
5. Local: Sede da empresa

1. Reuniões de acompanhamento semanal

1. Objetivo e metodologia: Apresentar através de dados objetivos o status das entregas e atividades do projeto. Cada responsável terá até 10 minutos para suas considerações. Apenas após todas as explanações, os demais poderão expor seu entendimento sobre o assunto, e juntos definirão as estratégias futuras.
2. Responsáveis: Mauricio e Wanessa
3. Envolvidos: Toda Equipe
4. Duração:2h
5. Local: Sede

1. Reuniões online

1. Objetivo e metodologia: Proporcionar interação entre a equipe do projeto e as áreas e stakeholders envolvidos no projeto, quando não for possível a realização das reuniões presenciais. Os participantes serão previamente definidos
2. Responsáveis:Wanessa
3. Envolvidos:Equipe do Projeto
4. Duração:1h
5. Local: Site da Empresa

1. Relatórios de acompanhamento do projeto

1. Objetivo e metodologia: Acompanhar os relatorios para evitar erros.
2. Responsáveis: Wanessa
3. Envolvidos: Todos da Equipes
4. Duração: Todo o Projeto
5. Local: Sede

1. Link do projeto na intranet

1. Objetivo e metodologia: Divulgar as principais informações sobre o andamento e objetivo do projeto. Os dados serão atualizados semanalmente pela equipe de TI e supervisão do Gerente do Projeto e Diretor de TI.
2. Responsáveis: Mauricio e Wanessa
3. Envolvidos: Equipe de projeto
4. Duração: 24h durante a semana
5. Local: Intranet da Empresa

1. E-mail

1. Objetivo e metodologia: Proporcionar a comunicação diária entre os envolvidos no projeto. Essa ferramenta será utilizada principalmente em assuntos de menor relevância.
2. Responsáveis: Wanessa
3. Envolvidos: Toda a Equipe
4. Duração:24h durante a semana
5. Local: Correio eletronico

1. Reuniões com fornecedores e consultorias

1. Objetivo e metodologia: Solicitar aos fornecedores e consultoria que apresentem as propostas sobre os produtos requeridos.
2. Responsáveis: Equipe do Projeto, Setor de Compras, Setor de TI, Consultor em GED, Técnico do setor financeiro e Representante da empresa.
3. Envolvidos: Mauricio, Wanessa e Aurelio
4. Duração: 30min
5. Local: Sede

1. Treinamentos

1. Objetivo e metodologia:  Capacitar o pessoal de TI para que possa assumir a administração dos equipamentos e do sistema de GED.
2. Responsáveis: Carlos
3. Envolvidos: Setor de Recursos Humanos, Funcionários de TI, Consultoria de GED, Representante da empresa.
4. Duração: 1h
5. Local: Sala de Treinamentos

1. Reunião de encerramento do projeto

1. Objetivo e metodologia: Formalizar o final do projeto, através do Termo de Aceite das partes envolvidas (cliente e patrocinador). Cada participante terá até 30 minutos para suas considerações. Apenas após todas as explanações, os demais poderão expor seu entendimento sobre o assunto.
2. Responsáveis: Wanessa e Allan
3. Envolvidos: Todos da Equipe
4. Duração: Até 2h
5. Local: Sede sala de Eventos

1. Cronograma dos eventos de comunicação

Evento	Jun	Jul	Ago	Set	Out	Nov	Dez
Reunião de abertura do projeto	X
Reunião de planejamento	X	X
...

1. Matriz de comunicação

Evento	Objetivo	Frequência	Audiência	Dono	Entrega
Reunião de abertura do projeto	Estabelecer as principais diretrizes e envolvidos no projeto	Uma vez	Gerente do Projeto e Diretores da empresa	Gerente do projeto	Ata da Reunião
Reunião de planejamento	Apresentar através de dados objetivos o status das entregas e atividades do projeto	Uma vez	Equipe do projeto	Gerente do projeto	Ata da Reunião
...

1. Atas de reunião: Todos os eventos oficiais de comunicação serão registrados em Atas, sobre coresponsabilidade de um membro da equipe, previamente definido pelo Gerente do Projeto, que fará a revisão do conteúdo para posterior divulgação à equipe do Projeto e Diretoria da Empresa.
2. Relatórios do projeto

1. Estrutura Analítica do Projeto (EAP): A representação a seguir é o padrão para a visualização da WBS durante o progresso do projeto, onde as atividades concluídas são apresentadas em azul, as atividades em execução em amarelo e as não iniciadas em verde, incluindo também o percentual completo da atividade dentro da caixa da atividade.
2. Cronograma: Apresentação e pratica
3. Gráfico de Gantt: O gráfico de Gantt do projeto será evidenciado através de barras no tempo para todas as atividades do projeto ao longo de sua execução, possibilitando o acompanhamento da evolução das atividades em relação ao tempo previsto.
4. Diagrama de redes: O diagrama de rede será apresentado por elemento do WBS ou da EAP do projeto dentro de uma escala quinzenal de trabalho.

1. Administração do plano de gerenciamento das comunicações

1. Responsável pelo plano: Wanessa Lopes, gerente do projeto, será o responsável direto pelo plano de gerenciamento das Comunicações.
2. Frequência de atualização do plano: O plano de gerenciamento das comunicações será reavaliado mensalmente na primeira reunião mensal.

1. Outros assuntos relacionados: Todas as solicitações não previstas neste plano devem ser submetidas às reuniões semanais de acompanhamento para aprovação.
2. Aprovações

Aprovador	Data	Assinatura
	10/12/16

...