A Gestão de Recursos
Por: Allan Vieira • 20/11/2017 • Trabalho acadêmico • 1.186 Palavras (5 Páginas) • 172 Visualizações
Identificação | |||
Projeto | Versão | Início | Término |
PREVENÇÃO CONTRA ENCHENTES | V1.0 | 24/11/2016 | 10/12/2016 |
Solicitante | XPTO.S.A | ||
Patrocinador do Projeto | LUIZ – DIRETOR DO PROJETO | ||
Gerente do Projeto |
Histórico das Versões | |||
Versão | Data | Responsável | Notas da Revisão |
1.0 | 24/11/16 | AURELIO | |
1.1 | 30/11/16 | MAURICIO | |
1.1.1 | 10/12/16 | WANESSA |
ITENS A SEREM CONSIDERADOS NO GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES
- Descrição do processos de gerenciamento das comunicações
O processo de Gerenciamento de Prevenção Contra Enchente será realizado através das seguintes técnicas e ferramentas:
* Link específico do projeto na Intranet
* Documentos impressos
* Correio eletrônico
*Reuniões
* Quadro de avisos
* Atas de reunião
* Contratos
* Notas Diárias e Boletins semanais - Eventos que serão utilizados na comunicação
Serão divulgados através de mensagens eletrônicas e atualizações na Intranet. Será criado um link específico na Intranet da empresa com as principais informações sobre implantação do sistema – cronograma, setores envolvidos, partes interessadas, dentre outros. Os funcionários da empresa poderão enviar sugestões/reclamações através da opção “Avaliação do Projeto”, onde apenas o Gerente do Projeto terá acesso à esses dados. Os membros da equipe do projeto poderão enviar sugestões para a Pasta Particular diretamente relacionada ao projeto, onde os níveis de acesso às informações serão definidos pelo Gerente do Projeto, tendo apenas a Diretoria da empresa a prerrogativa para acessar qualquer informação.
- Reunião de abertura do projeto
- Objetivo e metodologia: Início formal do projeto, onde serão apresentadas as primeiras informações sobre o objetivo do projeto e suas implicações na estrutura organizacional da empresa, de que formas os stakeholders e áreas da empresa ficarão envolvidas, além dos primeiros levantamentos relacionados a tempo, custo, escopo, dentre outros.
- Responsáveis: Mauricio e Wanessa
- Envolvidos: Equipe do Projeto, Diretores da Empresa,Gestores Principais dos setores envolvidos.
- Duração:1h
- Local: Sede da Empresa
- Reunião de planejamento
- Objetivo e metodologia: Estabelecer as principais diretrizes e envolvidos no projeto.
- Responsáveis: Mauricio e Wanessa
- Envolvidos: Gerentes e Diretores
- Duração: 1h
- Local: Sede da empresa
- Reuniões de acompanhamento semanal
- Objetivo e metodologia: Apresentar através de dados objetivos o status das entregas e atividades do projeto. Cada responsável terá até 10 minutos para suas considerações. Apenas após todas as explanações, os demais poderão expor seu entendimento sobre o assunto, e juntos definirão as estratégias futuras.
- Responsáveis: Mauricio e Wanessa
- Envolvidos: Toda Equipe
- Duração:2h
- Local: Sede
- Reuniões online
- Objetivo e metodologia: Proporcionar interação entre a equipe do projeto e as áreas e stakeholders envolvidos no projeto, quando não for possível a realização das reuniões presenciais. Os participantes serão previamente definidos
- Responsáveis:Wanessa
- Envolvidos:Equipe do Projeto
- Duração:1h
- Local: Site da Empresa
- Relatórios de acompanhamento do projeto
- Objetivo e metodologia: Acompanhar os relatorios para evitar erros.
- Responsáveis: Wanessa
- Envolvidos: Todos da Equipes
- Duração: Todo o Projeto
- Local: Sede
- Link do projeto na intranet
- Objetivo e metodologia: Divulgar as principais informações sobre o andamento e objetivo do projeto. Os dados serão atualizados semanalmente pela equipe de TI e supervisão do Gerente do Projeto e Diretor de TI.
- Responsáveis: Mauricio e Wanessa
- Envolvidos: Equipe de projeto
- Duração: 24h durante a semana
- Local: Intranet da Empresa
- Objetivo e metodologia: Proporcionar a comunicação diária entre os envolvidos no projeto. Essa ferramenta será utilizada principalmente em assuntos de menor relevância.
- Responsáveis: Wanessa
- Envolvidos: Toda a Equipe
- Duração:24h durante a semana
- Local: Correio eletronico
- Reuniões com fornecedores e consultorias
- Objetivo e metodologia: Solicitar aos fornecedores e consultoria que apresentem as propostas sobre os produtos requeridos.
- Responsáveis: Equipe do Projeto, Setor de Compras, Setor de TI, Consultor em GED, Técnico do setor financeiro e Representante da empresa.
- Envolvidos: Mauricio, Wanessa e Aurelio
- Duração: 30min
- Local: Sede
- Treinamentos
- Objetivo e metodologia: Capacitar o pessoal de TI para que possa assumir a administração dos equipamentos e do sistema de GED.
- Responsáveis: Carlos
- Envolvidos: Setor de Recursos Humanos, Funcionários de TI, Consultoria de GED, Representante da empresa.
- Duração: 1h
- Local: Sala de Treinamentos
- Reunião de encerramento do projeto
- Objetivo e metodologia: Formalizar o final do projeto, através do Termo de Aceite das partes envolvidas (cliente e patrocinador). Cada participante terá até 30 minutos para suas considerações. Apenas após todas as explanações, os demais poderão expor seu entendimento sobre o assunto.
- Responsáveis: Wanessa e Allan
- Envolvidos: Todos da Equipe
- Duração: Até 2h
- Local: Sede sala de Eventos
- Cronograma dos eventos de comunicação
Evento | Jun | Jul | Ago | Set | Out | Nov | Dez |
Reunião de abertura do projeto | X | ||||||
Reunião de planejamento | X | X | |||||
... |
- Matriz de comunicação
Evento | Objetivo | Frequência | Audiência | Dono | Entrega |
Reunião de abertura do projeto | Estabelecer as principais diretrizes e envolvidos no projeto | Uma vez | Gerente do Projeto e Diretores da empresa | Gerente do projeto | Ata da Reunião |
Reunião de planejamento | Apresentar através de dados objetivos o status das entregas e atividades do projeto | Uma vez | Equipe do projeto | Gerente do projeto | Ata da Reunião |
... |
- Atas de reunião: Todos os eventos oficiais de comunicação serão registrados em Atas, sobre coresponsabilidade de um membro da equipe, previamente definido pelo Gerente do Projeto, que fará a revisão do conteúdo para posterior divulgação à equipe do Projeto e Diretoria da Empresa.
- Relatórios do projeto
- Estrutura Analítica do Projeto (EAP): A representação a seguir é o padrão para a visualização da WBS durante o progresso do projeto, onde as atividades concluídas são apresentadas em azul, as atividades em execução em amarelo e as não iniciadas em verde, incluindo também o percentual completo da atividade dentro da caixa da atividade.
- Cronograma: Apresentação e pratica
- Gráfico de Gantt: O gráfico de Gantt do projeto será evidenciado através de barras no tempo para todas as atividades do projeto ao longo de sua execução, possibilitando o acompanhamento da evolução das atividades em relação ao tempo previsto.
- Diagrama de redes: O diagrama de rede será apresentado por elemento do WBS ou da EAP do projeto dentro de uma escala quinzenal de trabalho.
- Administração do plano de gerenciamento das comunicações
- Responsável pelo plano: Wanessa Lopes, gerente do projeto, será o responsável direto pelo plano de gerenciamento das Comunicações.
- Frequência de atualização do plano: O plano de gerenciamento das comunicações será reavaliado mensalmente na primeira reunião mensal.
- Outros assuntos relacionados: Todas as solicitações não previstas neste plano devem ser submetidas às reuniões semanais de acompanhamento para aprovação.
- Aprovações
Aprovador | Data | Assinatura |
10/12/16 | ||
...