A IMPORTÂNCIA DO TREINAMENTO PARA A MELHORIA CONTÍNUA EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS

FABIANA GIACOMET GRAZIOTTIN

A IMPORTÂNCIA DO TREINAMENTO PARA A MELHORIA CONTÍNUA EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS

SÃO PAULO 2013

FABIANA GIACOMET GRAZIOTTIN

A IMPORTÂNCIA DO TREINAMENTO PARA A MELHORIA CONTÍNUA EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS

SÃO PAULO 2013

Faculdade Pitágoras

Centro Educacional Nossa Senhora da Lapa – São Paulo

MBA em Gestão de Projetos

FABIANA GIACOMET GRAZIOTTIN

A IMPORTÂNCIA DO TREINAMENTO PARA A MELHORIA CONTÍNUA EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS

TCC de MBA

São Paulo

2013

Fabiana Giacomet Graziottin

Professor Orientador: Alexandre Ferreira Machado

Faculdade Pitágoras

Centro Educacional Nossa Senhora da Lapa – São Paulo

MBA em Gestão de Projetos

1. RESUMO

Este trabalho visa analisar os resultados obtidos com o treinamento realizado a empresas de gerenciamento e fiscalização de empreendimentos habitacionais populares atualmente em produção no estado de São Paulo. A pesquisa baseia-se no acompanhamento diário dos dados do sistema, que controla o empreendimento desde a escolha do terreno, elaboração de projetos, aprovações legais, contratação licitatória ou por convênio com prefeituras municipais, execução das obras de engenharia, averbação, e demais etapas necessárias até a efetiva entrega das unidades habitacionais aos mutuários. Com tantas etapas interdependentes entre si e com tantos usuários alimentando o sistema simultaneamente, houve a necessidade de unificar processos, através de treinamentos em massa e manual do usuário. Serão apresentados gráficos evolutivos dos níveis de confiabilidade do sistema, onde verificamos a evolução da confiabilidade antes e depois dos treinamentos. O estado de São Paulo, por sua grande área geográfica, é dividido em seis escritórios regionais, responsáveis por sua área de abrangência. Foram contratadas seis gerenciadoras e seis fiscalizadoras para o gerenciamento dos empreendimentos nas etapas de projetos, aprovação e averbação, de responsabilidade das gerenciadoras e da etapa de obras, responsabilidade das fiscalizadoras. O estudo analisou o desempenho das contratadas, além do cenário total. Este trabalho mostrou a importância do treinamento no gerenciamento de projetos como de melhoria contínua na busca da excelência em relação aos serviços prestados ao seu cliente final, a população de baixa renda do estado de São Paulo, pois melhorando o gerenciamento dos empreendimentos se consegue uma melhora na qualidade e no prazo de entrega.

Palavras-chave: Treinamento, gerenciamento de projetos, qualidade.

2. INTRODUÇÃO

A contratante é o maior agente promotor de moradia popular no Brasil, tem por finalidade executar programas habitacionais em todo o território do Estado de São Paulo, voltados para o atendimento exclusivo da população de baixa renda. Atualmente estão em produção (terras/projeto/licitação/obras) 120.123 unidades habitacionais (880 empreendimentos) no Estado de São Paulo. A previsão de entregas em 2013 é de 11.960 unidades habitacionais. A gestão de todos estes empreendimentos é feita através da parceria com empresas conceituadas e altamente capacitadas para prestação de serviços técnicos especializados, no Gerenciamento e na Fiscalização das atividades de elaboração de projetos de arquitetura e engenharia e da execução de obras, da averbação das unidades, das atividades relativas ao Atendimento Habitacional (trabalho social, processo de comercialização, situações de auxílio-moradia e monitoramento do uso/ocupação de imóveis) nos empreendimentos habitacionais, nos loteamentos, nas intervenções em áreas de ocupação irregular no Estado de São Paulo e demais produtos da empresa.

Cada departamento da empresa controla suas informações e dados de uma forma particular, entretanto, nem todos eles relacionam entre si e as informações não ficavam disponíveis para o resto da companhia. Havia a necessidade de um banco de dados compilado com as informações sobre os empreendimentos em todas as suas fases, disponibilizadas tanto para os funcionários da empresa quanto para os colaboradores das empresas contratadas. Foi idealizado então, um Banco de Dados denominado GEM – Gestão de Empreendimentos, cujo start de utilização se deu em março de 2009, e que contemplava num único banco de dados informações sobre todas as etapas de realização dos empreendimentos em produção, desde a escolha de viabilidade do terreno até a efetiva entrega das unidades habitacionais aos mutuários – os clientes finais da companhia.

O Banco de Dados de Gestão de Empreendimentos – GEM foi dividido em dez etapas:

Tabela 1 - Etapas e responsabilidades do GEM

Etapa Responsabilidade de

Atualização das informações

Terras usuários internos

Projetos Gerenciadoras

Contratação usuários internos

Aprovação Gerenciadoras

Obras Fiscalizadoras

Averbação Gerenciadoras

Atendimento Habitacional usuários internos

Contratos usuários internos

Parecer Final usuários internos

Evento usuários internos

O sistema possibilita que seja disponibilizada por download a documentação pertinente ao empreendimento, como os projetos, os documentos legais (contratos, convênios, OIS), fotos, diários de obra entre outros. Tendo todos esses documentos disponíveis no sistema, e sendo o sistema mantido em ambiente WEB, é possível, rapidamente, dispor deles em qualquer local do estado, por mais distante que o empreendimento esteja da sede da empresa na capital paulista. Para que essa facilidade aconteça, tanto a empresa quanto suas contratadas precisam garantir a inserção e a atualização dos documentos.

A alimentação e atualização dos dados relativos a cada uma de suas etapas é realizada pelas respectivas contratadas ou pelo próprio corpo técnico da companhia, dependendo da responsabilidade a que cada etapa foi atribuída. É importante que a partir do GEM que a equipe gestora da empresa busca informações para que o planejamento das entregas dos empreendimentos seja feita com sucesso e na data especificada. Portanto, as informações contidas no sistema deverão estar constantemente atualizadas e confiáveis.

Reuniões de metas são realizadas mensalmente entre os superintendentes de Planejamento, de Obras e de Projetos, os líderes e gerentes regionais da Diretoria Técnica e suas contratadas, sendo o GEM a ferramenta de gestão utilizada para o acompanhamento e confirmação das metas de entrega.

O controle das inconsistências no sistema é realizado a partir de uma planilha eletrônica dinâmica gerada diariamente pelo sistema onde é possível a verificação da quantidade de datas desatualizadas existentes em cada etapa específica. A análise dessas inconsistências proporciona a elaboração de cenários diários de atualização do sistema.

Na reunião de metas feita posterior aos treinamentos, já se sentiu uma melhora significativa na qualidade das informações inseridas no sistema, o que será abordado de forma científica através da análise minuciosa dos dados pré e pós-treinamento.

O alto índice de inconsistências, aliado a uma falta de coesão entre as informações inseridas pelas contratadas gerou a necessidade de que fosse ministrado um treinamento a todos os usuários externos, a fim de incutir a conscientização de que os dados deveriam ter melhor qualidade de informação e a atualização feita mais frequentemente para garantir a confiabilidade do GEM perante a empresa.

O GEM não possuía material de consulta, como um Manual do Usuário, e a empresa solicitou a elaboração deste material. A elaboração criteriosa desse documento foi o primeiro passo do processo. O Manual do Usuário foi muito bem aceito pela empresa e a ideia de treinamento em massa dos usuários do sistema começou a tomar forma. Com os conhecimentos adquiridos para a elaboração do manual do usuário, e a facilidade em transmitir conhecimento, iniciou-se o planejamento do treinamento dos usuários internos da companhia. Inicialmente foi realizado um treinamento piloto com a alta administração e, após aprovado, iniciou-se, assim, a realização dos treinamentos com os usuários internos.

Com a utilização diária das informações do sistema, tanto pelas contratadas quanto pela companhia, ficou clara a necessidade de treinamento dos usuários para aumentar a confiabilidade das informações inseridas. Num primeiro momento, cerca de 200 usuários do corpo técnico da Diretoria Técnica da empresa foram treinados. Num segundo momento, houve o treinamento cerca de 200 colaboradores das contratadas.

Os treinamentos foram realizados em São Paulo para os profissionais das Gerenciadoras e no interior do estado para os profissionais das Fiscalizadoras. Aproximadamente 200 profissionais foram treinadas nos meses de janeiro e fevereiro de 2013 e partir da conclusão dos treinamentos, iniciou-se o controle de inconsistências no sistema num cenário pós-treinamento, que vem sendo feito diariamente desde então, considerando-se os dias úteis.

A intenção desse treinamento foi criar uma unanimidade entre todos os usuários quanto aos critérios utilizados na alimentação do sistema. Assim, não haveria disparidade entre as informações inseridas pelas contratadas, como também melhorar a aceitação por parte dos usuários do sistema, uma vez que o banco de dados, por não ter sido apresentado devidamente, tinha um nível de rejeição considerável por parte de seus usuários. A rejeição em alimentar corretamente o sistema era um fator muito importante de entrave para o sucesso do banco de dados. Os treinamentos foram ministrados de forma a incutir nos usuários uma empolgação em relação ao sistema, enaltecendo seus pontos positivos e minimizando os pontos negativos na visão dos usuários.

3. OBJETIVOS

Objetivo Geral

Estudar os resultados obtidos com o treinamento realizado, com o intuito de melhorar a confiabilidade do banco de dados GEM da companhia.

Objetivos Específicos

Avaliar a evolução da confiabilidade do sistema de gestão de empreendimentos GEM da companhia, comparando os cenários pré e pós-treinamento.

4. METODOLOGIA DE PESQUISA

Este projeto de pesquisa é um trabalho exclusivo e direcionado para a análise das conclusões baseadas no banco de dados da companhia. A alta administração tem plena consciência de que os treinamentos serão eficazes em relação ao seu objetivo final. As informações estão disponíveis, e o estudo dos benefícios relacionados ao treinamento dos profissionais será uma consequência natural do processo. Este é o resultado esperado com o presente projeto de pesquisa.

Realizamos a pesquisa entre os meses de agosto de 2012 e junho de 2013, com o acompanhamento diário da confiabilidade do sistema a partir de planilha dinâmica gerada pelo banco de dados. Realizamos os treinamentos nos meses de janeiro e fevereiro de 2013 com os usuários internos e externos do banco de dados. O esperado era que logo após ministrarmos os treinamentos a confiabilidade do sistema tivesse uma melhora gradativa.

Um índice de confiabilidade do sistema foi idealizado, considerando as etapas cujo acompanhamento é de responsabilidade das empresas contratadas, ou seja: projeto, aprovação, obras e averbação, a partir dos seguinte dados:

Dados considerados:

880 empreendimentos

Etapa projeto: 06 atividades – 12 ocorrências

Etapa Aprovação: 06 atividades – 12 ocorrências

Etapa Obras: 15 atividades – 30 ocorrências

Etapa Averbação: 03 atividades – 06 ocorrências

Total de ocorrências por empreendimento: 60 ocorrências

880 empreendimentos x 60 ocorrências = 52.800 ocorrências

Consideramos os seguintes índices de confiabilidade:

Tabela 2 – Definição do Nível de Confiabilidade do sistema

N º de ocorrências inconsistentes % sobre o total de ocorrências Nível de confiabilidade

De 001 a 264 0,000% a 0,50% Muito confiável

De 265 a 396 0,501% a 0,75% Confiável

De 397 a 528 0,751% a 1,00% Razoavelmente Confiável

Acima de 529 Acima de 1,00% Não Confiável

Durante os treinamentos, enfatizamos a importância da atualização diária do sistema, para que o índice de confiabilidade ficasse dentro dos parâmetros desejados.

5. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA

O treinamento é a base para o desenvolvimento humano. Qualquer aprendizado, por mais simples que seja, tem no treinamento a sua “coluna vertebral”, conforme Roberto Tinoco, (2010).

O treinamento está diretamente relacionado com a transferência de informações, de forma que essas informações sejam revertidas em conhecimentos passiveis de serem aplicados. Mas para que um treinamento tenha o sucesso esperado, além de um bom plano de trabalho, um bom instrutor (que possua domínio sobre o assunto abordado) é imprescindível que os treinados estejam abertos à transferência desse novo conhecimento.

Treinamento está associado à ideia de formação e hábitos práticos de trabalho, com o objetivo de alterar o comportamento dos indivíduos, de uma situação de menor rendimento profissional para uma de maior eficácia, mobilizando e ajustando os vários mecanismos do ser humano, desde a ação motora até as operações mentais, enquanto que “desenvolvimento de pessoal” envolve o crescimento do indivíduo, tanto como pessoa quanto como profissional.

Segundo (Kerzner, 2010), a identificação de treinamento requer que o pessoal da alta administração e os gerentes da área reconheçam dois fatores críticos: primeiro, que o treinamento é uma das maneiras mais rápidas de consolidar conhecimento relacionado à gestão de projetos em uma empresa; segundo, que o treinamento deve ser realizado em benefício do pessoal menos qualificado da empresa para o aperfeiçoamento de sua eficiência e eficácia.

Machado e Tonioli (1987) definem treinamento como o processo que visa ajudar os empregados a adquirirem eficiência no seu trabalho presente e futuro por meio de apropriados hábitos de pensamento e ação, habilidades, conhecimentos e atitudes.

Forli Inocente (2006) destaca que um treinamento deve ser visto como instrumento de sustentabilidade da vantagem competitiva da organização e que avaliar a qualidade deste treinamento é fundamental.

Para Fontes (1977), treinamento são o processo de desenvolvimento das aptidões do indivíduo para a execução de uma determinada tarefa, envolvendo modificações de seus conhecimentos de uma determinada tarefa, envolvendo modificações de seus conhecimentos, habilidades e atitudes, tendo em vista determinados objetivos.

Segundo Canuto (2007), treinamento está diretamente relacionado à transferência de informações, transformando essas informações em conhecimento passível de ser aplicado. Esta transferência indica um novo aprendizado que, quanto melhor for desenvolvido, melhor será o resultado. Os indivíduos precisam de constante atualização, no que tange a novas tecnologias, novas legislações e até novos métodos de atuar nas mais diversas atividades profissionais. Antes de tudo, entretanto, se faz necessária à presença da relação entre ensinar e aprender.

Para Davenport e Prusak (2001), a gestão do conhecimento pode ser considerada como uma coleção de processos que governa a criação, disseminação e utilização do conhecimento para atingir plenamente os objetivos da organização. Os dados são conjuntos de fatos distintos e objetivos, relativos a eventos. Informações são dados dotados de significado dentro de um contexto. O conhecimento é derivado da informação, da mesma maneira que informação deriva de dados. Um indivíduo gera conhecimento a partir de um conjunto de informações obtidas externamente a ele, mas, também, com o conhecimento e informações já existentes em seu cérebro.

Sommerville (2011) afirma que profissionais responsáveis pelo projeto de interface com o usuário tem que levar em conta a capacidade física e mental das pessoas que utilizam software. Contudo, o autor não considera a resistência por parte dos usuários pela rejeição quanto à utilização do software, fato que, claramente acontecia no estudo de caso da presente pesquisa.

Segundo Wikipédia on line, no que diz respeito aos produtos e/ou serviços vendidos no mercado, há várias definições para qualidade: "conformidade com as exigências dos clientes", "relação custo/benefício", "adequação ao uso", "valor agregado, que produtos similares não possuem"; "fazer certo à primeira vez"; "produtos e/ou serviços com efetividade". Enfim, o termo é geralmente empregado para significar "excelência" de um produto ou serviço.

A qualidade de um produto ou serviço pode ser olhada de duas ópticas: a do produtor e a do cliente. Do ponto de vista do produtor, a qualidade se associa à concepção e produção de um produto que vá ao encontro das necessidades do cliente.

Koscianski e Soares (2006) ressaltam que os relatos históricos sobre a preocupação com padrões de qualidade datam de mais de quatro mil anos. Os egípcios criaram um padrão para a medida de comprimento, o cúbito, referindo-se ao comprimento do braço do faraó reinante. Neste processo de medição, utilizava-se um bastão com a medida a ser considerada nas construções. Estes bastões eram cortados na medida exata a cada lua cheia. Todos os responsáveis pelas medições precisavam manter seus padrões de medida atualizados, a punição por uma falha era a morte. A cada troca de faraó, a medida deveria ser atualizada. Este processo, apesar de mutante, resultou na precisão de 0,05% na construção das pirâmides.

Segundo Juran (2002), a importância do gerenciamento da qualidade com sendo a prioridade dada aos desejos, preferências e necessidades dos clientes e usuários, ou seja, qualidade é adequação ao uso. O auto ainda cita que o desempenho dos produtos pode ser avaliado sob vários aspectos, mas o principal deles é atender a necessidade do cliente. A satisfação do cliente é o resultado alcançado quando as características do produto às necessidades do cliente.

Para Deming (1990) a satisfação do cliente em relação a qualquer serviço ou item fabricado, medida por qualquer critério que seja, mostrará uma distribuição que varia desde a insatisfação extrema até altamente satisfeito e exultante. Algumas características da qualidade dos serviços são fáceis de quantificar e medir. Exatidão da documentação, velocidade da expedição, credibilidade, são características importantes nos serviços.

Borges-Andrade et al (1999) consideram o treinamento eficiente nos casos em que haja:

Utilização do que foi aprendido

Aplicação nos casos oportunos

Diminuição de erros

Qualidade

Fixação de conteúdo

Motivação

Autoconfiança

Mudanças no trabalho

Disseminação no local de trabalho

6. DESENVOLVIMENTO

Reuniões mensais são realizadas entre a área de planejamento, obras e projetos da companhia e as empresas contratadas para análise do andamento dos empreendimentos. Nessas reuniões, frequentemente apareciam problemas referentes à abordagem de cada usuário sobre o tratamento que os dados estavam recebendo, assim como distorções de conceituação, considerando-se que atualmente são 600 usuários cadastrados no sistema (dados de outubro/2013). As dificuldades na conceituação e no preenchimento traziam grandes inconvenientes para a companhia, pois cada contratada tinha seu conceito de preenchimento do sistema, isto porque na ocasião da implantação do banco de dados nenhum treinamento havia sido dado aos usuários.

As etapas cujo preenchimento é de responsabilidade das empresas contratadas tem um correlacionamento, ou seja, é de imprescindível importância a troca de informações entre as empresas para que os dados entre as etapas tenham coerência entre si.

O sucesso do sistema dependia de uma nova postura em relação ao trabalho, do conhecimento do trabalho e as suas metas de organização. No entanto, a participação dos colaboradores no programa de treinamento deveria atender as expectativas, no que se referia à valorização de suas competências e habilidades. Havia o entrave da baixa aceitação do sistema por parte da maioria dos usuários, que viam o sistema, erroneamente, como um banco de dados que era preenchido, mas não consultado pela alta direção da empresa. A periodicidade da atualização dos dados é o quesito principal para o nível de confiabilidade do sistema. A atualização de dados estava sendo realizada com frequência baixa, fato que ocasionava a falta de confiabilidade no sistema. O ponto crucial abordado no treinamento foi justamente incutir aos usuários a necessidade de se diminuir o tempo de frequência entre as atualizações.

Figura 1– Tela de consulta do sistema – Etapa Obras – verifica-se uma inconsistência no item “Planta Cadastral” na data de início previsto (bolinha vermelha indicando que a atividade estava em atraso)

Desde junho de 2012 foi efetuada diariamente a verificação quanto à alimentação do sistema a partir de datas em atraso para as diversas atividades componentes das etapas consideradas para a realização do empreendimento. Verificou-se que a atualização do sistema estava incompatível com a necessidade da companhia e assim, a necessidade de um treinamento e de uma conscientização maior em relação aos usuários externos se fazia necessária de imediato, para que o banco de dados ficasse mais confiável aos olhos da companhia. Entretanto, o sistema não possuía material de consulta, como um Manual do Usuário, que de pronto foi providenciado. A elaboração criteriosa desse manual foi o primeiro passo do processo, e foi muito bem aceito pela alta administração da empresa e a ideia de treinamento em massa dos usuários do sistema começou a tomar forma. Com os conhecimentos adquiridos para a elaboração do manual do usuário, e a facilidade em transmitir conhecimento, foi iniciado o planejamento do treinamento dos usuários internos da companhia.

Inicialmente foi realizado um treinamento piloto com a alta administração e, aprovado, deu-se início ao planejamento para a realização dos trabalhos com os usuários externos. Disponibilizou-se na companhia de uma sala de informática com seis computadores e, com dois usuários em cada uma das máquinas, foi ministrado o treinamento com o número máximo doze usuários simultaneamente.

Os treinamentos com as contratadas baseadas no interior do estado foram ministrados em seus locais de trabalho. Houve uma interação muito positiva dos usuários na ocasião dos treinamentos e conseguiu-se aumentar consideravelmente a aceitação do banco de dados por parte dos usuários.

7. RESULTADOS

Foram analisados os dados gerados pelo sistema de 248 dias úteis, entre os meses de julho de 2012 a agosto de 2013. Verificamos quantas inconsistências havia em cada etapa, diariamente, de forma que nos possibilitou a elaboração de gráficos de comportamento do sistema dia a dia. Os dados levantados estão listados na Tabela 2 a seguir.

Tabela 3– Resultados diários das inconsistências encontradas de julho/2012 a setembro/2013 – todas as Etapas

Data OBRAS PROJ. APROV. AVERB. SOMA MÉDIA MÊS %

jul/12 2/7/2012 363 176 313 183 1035 1013 1,96%

3/7/2012 392 184 321 195 1092 2,07%

4/7/2012 378 182 325 189 1074 2,03%

5/7/2012 363 193 351 187 1094 2,07%

6/7/2012 256 192 357 202 1007 1,91%

9/7/2012 259 181 356 202 998 1,89%

10/7/2012 282 168 317 203 970 1,84%

11/7/2012 270 141 293 198 902 1,71%

12/7/2012 322 168 305 226 1021 1,93%

13/7/2012 326 162 300 226 1014 1,92%

16/7/2012 339 163 309 220 1031 1,95%

17/7/2012 346 159 309 233 1047 1,98%

18/7/2012 340 159 308 215 1022 1,94%

19/7/2012 324 160 304 215 1003 1,90%

23/7/2012 299 151 296 212 958 1,81%

24/7/2012 296 147 287 217 947 1,79%

25/7/2012 338 203 319 153 1013 1,92%

ago/12 1/8/2012 425 199 344 140 1108 813 2,10%

2/8/2012 434 192 354 140 1120 2,12%

3/8/2012 377 75 291 124 867 1,64%

6/8/2012 280 80 309 132 801 1,52%

7/8/2012 286 67 264 127 744 1,41%

8/8/2012 269 65 266 127 727 1,38%

9/8/2012 245 80 259 122 706 1,34%

13/8/2012 262 64 250 125 701 1,33%

14/8/2012 257 61 244 113 675 1,28%

21/8/2012 257 63 249 113 682 1,29%

set/12 3/9/2012 313 91 288 130 822 667 1,56%

4/9/2012 355 102 329 159 945 1,79%

5/9/2012 355 100 327 161 943 1,79%

6/9/2012 266 96 325 165 852 1,61%

10/9/2012 144 65 284 133 626 1,19%

11/9/2012 155 74 288 151 668 1,27%

12/9/2012 165 72 288 143 668 1,27%

13/9/2012 143 68 283 163 657 1,24%

14/9/2012 136 62 273 141 612 1,16%

17/9/2012 93 46 256 135 530 1,00%

18/9/2012 85 50 251 141 527 1,00%

19/9/2012 73 44 247 140 504 0,95%

20/9/2012 70 41 242 138 491 0,93%

21/9/2012 70 43 246 138 497 0,94%

out/12 1/10/2012 114 117 312 156 699 574 1,32%

2/10/2012 132 119 323 152 726 1,38%

3/10/2012 124 111 314 157 706 1,34%

4/10/2012 128 94 292 159 673 1,27%

5/10/2012 114 90 290 163 657 1,24%

8/10/2012 100 87 289 168 644 1,22%

9/10/2012 91 71 267 153 582 1,10%

10/10/2012 86 66 278 153 583 1,10%

11/10/2012 90 65 280 154 589 1,12%

15/10/2012 87 66 279 156 588 1,11%

16/10/2012 84 59 269 154 566 1,07%

17/10/2012 107 45 249 162 563 1,07%

18/10/2012 93 40 243 155 531 1,01%

19/10/2012 87 31 229 146 493 0,93%

22/10/2012 63 32 229 141 465 0,88%

23/10/2012 82 44 231 139 496 0,94%

24/10/2012 89 52 233 150 524 0,99%

25/10/2012 85 52 234 151 522 0,99%

26/10/2012 78 55 234 148 515 0,98%

29/10/2012 80 51 235 142 508 0,96%

30/10/2012 73 55 235 140 503 0,95%

31/10/2012 65 58 235 138 496 0,94%

nov/12 1/11/2012 161 122 290 150 723 621 1,37%

5/11/2012 157 105 273 143 678 1,28%

6/11/2012 141 104 282 149 676 1,28%

7/11/2012 116 98 282 147 643 1,22%

8/11/2012 106 84 273 152 615 1,16%

9/11/2012 106 84 273 152 615 1,16%

12/11/2012 117 83 279 155 634 1,20%

13/11/2012 97 97 287 160 641 1,21%

14/11/2012 78 92 285 151 606 1,15%

19/11/2012 73 79 278 145 575 1,09%

20/11/2012 95 91 297 162 645 1,22%

21/11/2012 84 85 298 154 621 1,18%

22/11/2012 78 88 310 161 637 1,21%

23/11/2012 90 78 289 164 621 1,18%

26/11/2012 78 77 280 148 583 1,10%

27/11/2012 71 78 279 157 585 1,11%

29/11/2012 57 63 223 117 460 0,87%

dez/12 3/12/2012 149 135 272 89 645 546 1,22%

5/12/2012 152 140 288 85 665 1,26%

10/12/2012 126 84 204 75 489 0,93%

21/12/2012 94 48 177 65 384 0,73%

jan/13 1/1/2013 355 357 478 107 1297 660 2,46%

2/1/2013 266 203 280 62 811 1,54%

3/1/2013 266 191 231 51 739 1,40%

4/1/2013 249 169 231 42 691 1,31%

7/1/2013 245 113 250 50 658 1,25%

8/1/2013 170 108 227 47 552 1,05%

9/1/2013 179 111 227 42 559 1,06%

10/1/2013 231 228 330 54 843 1,60%

11/1/2013 283 282 306 53 924 1,75%

14/1/2013 266 203 280 62 811 1,54%

15/1/2013 217 200 266 64 747 1,41%

16/1/2013 198 191 266 54 709 1,34%

17/1/2013 178 140 198 28 544 1,03%

18/1/2013 140 168 246 55 609 1,15%

21/1/2013 112 146 212 44 514 0,97%

22/1/2013 81 130 171 36 418 0,79%

28/1/2013 81 114 156 36 387 0,73%

29/1/2013 96 117 153 54 420 0,80%

30/1/2013 63 94 112 46 315 0,60%

fev/13 1/2/2013 86 93 102 47 328 252 0,62%

4/2/2013 73 93 103 45 314 0,59%

5/2/2013 68 77 89 46 280 0,53%

6/2/2013 62 77 92 36 267 0,51%

7/2/2013 62 42 63 22 189 0,36%

18/2/2013 27 22 69 16 134 0,25%

mar/13 1/3/2012 65 25 62 19 171 201 0,32%

4/3/2013 87 34 77 28 226 0,43%

5/3/2013 61 26 61 17 165 0,31%

6/3/2013 61 26 61 17 165 0,31%

7/3/2013 42 36 67 21 166 0,31%

8/3/2013 34 27 58 13 132 0,25%

11/3/2013 24 33 60 15 132 0,25%

12/3/2013 29 47 80 16 172 0,33%

13/3/2013 33 44 63 16 156 0,30%

14/3/2013 33 44 74 16 167 0,32%

15/3/2013 33 44 74 16 167 0,32%

18/3/2013 33 44 74 16 167 0,32%

19/3/2013 76 69 98 35 278 0,53%

20/3/2013 81 69 83 18 251 0,48%

21/3/2013 76 82 93 17 268 0,51%

22/3/2013 71 79 90 14 254 0,48%

25/3/2013 68 66 86 15 235 0,45%

26/3/2013 57 77 105 16 255 0,48%

27/3/2013 43 77 117 15 252 0,48%

28/3/2013 36 69 112 15 232 0,44%

abr/13 1/4/2013 31 72 112 13 228 264 0,43%

2/4/2013 29 57 106 13 205 0,39%

3/4/2013 155 132 177 58 522 0,99%

4/4/2013 152 131 163 56 502 0,95%

5/4/2013 149 80 132 51 412 0,78%

8/4/2013 127 63 108 51 349 0,66%

9/4/2013 53 47 95 38 233 0,44%

10/4/2013 47 43 53 1 144 0,27%

11/4/2013 42 48 64 1 155 0,29%

12/4/2013 45 49 58 1 153 0,29%

15/4/2013 42 78 81 0 201 0,38%

16/4/2012 65 131 140 9 345 0,65%

17/4/2012 75 96 97 6 274 0,52%

18/4/2012 65 88 97 9 259 0,49%

19/4/2012 65 74 64 10 213 0,40%

22/4/2013 39 45 58 8 150 0,28%

23/4/2013 53 62 86 7 208 0,39%

24/4/2013 53 62 86 7 208 0,39%

25/4/2013 11 59 93 10 173 0,33%

26/4/2013 62 113 141 10 326 0,62%

29/4/2013 52 94 135 10 291 0,55%

mai/13 2/5/2013 223 240 219 40 722 329 1,37%

3/5/2013 163 73 188 99 523 0,99%

6/5/2013 205 228 181 43 657 1,24%

7/5/2012 146 225 168 41 580 1,10%

8/5/2012 134 232 160 34 560 1,06%

9/5/2012 114 183 127 33 457 0,87%

10/5/2012 94 143 115 25 377 0,71%

13/5/2013 73 59 80 15 227 0,43%

14/5/2012 51 40 43 3 137 0,26%

15/5/2012 52 37 42 3 134 0,25%

16/5/2012 62 46 58 3 169 0,32%

17/5/2012 67 46 61 6 180 0,34%

27/5/2013 65 29 52 5 151 0,29%

28/5/2013 42 26 46 4 118 0,22%

29/5/2013 53 36 50 7 146 0,28%

31/5/2013 44 31 43 7 125 0,24%

jun/13 3/6/2013 43 31 39 7 120 221 0,23%

4/6/2013 38 29 40 9 116 0,22%

5/6/2013 53 28 45 10 136 0,26%

6/6/2013 54 23 43 14 134 0,25%

7/6/2013 45 23 43 15 126 0,24%

10/6/2013 70 49 73 24 216 0,41%

11/6/2013 103 51 77 28 259 0,49%

12/6/2013 61 54 95 40 250 0,47%

13/6/2013 130 58 95 40 323 0,61%

14/6/2013 84 54 110 43 291 0,55%

17/6/2013 85 52 106 49 292 0,55%

18/6/2013 87 52 103 49 291 0,55%

19/6/2013 76 45 104 54 279 0,53%

20/6/2013 64 35 103 56 258 0,49%

21/6/2013 97 50 112 62 321 0,61%

24/6/2013 96 32 69 15 212 0,40%

25/6/2013 64 33 71 16 184 0,35%

26/6/2013 65 61 76 16 218 0,41%

27/6/2013 65 63 78 16 222 0,42%

28/6/2013 69 30 63 10 172 0,33%

jul/13 1/7/2013 90 38 60 10 198 266 0,38%

2/7/2013 70 27 55 10 162 0,31%

3/7/2013 176 124 99 17 416 0,79%

4/7/2013 204 125 100 17 446 0,84%

5/7/2013 118 104 99 16 337 0,64%

8/7/2013 184 102 93 17 396 0,75%

9/7/2013 148 103 94 16 361 0,68%

10/7/2013 123 105 95 17 340 0,64%

11/7/2013 129 101 97 25 352 0,67%

12/7/2013 120 102 98 27 347 0,66%

15/7/2013 168 130 117 26 441 0,84%

16/7/2013 138 124 114 28 404 0,77%

17/7/2013 79 89 80 33 281 0,53%

18/7/2013 47 69 63 11 190 0,36%

19/7/2013 42 69 62 11 184 0,35%

22/7/2013 33 51 55 12 151 0,29%

23/7/2013 32 50 54 12 148 0,28%

24/7/2013 31 20 38 9 98 0,19%

25/7/2013 31 14 46 12 103 0,20%

26/7/2013 30 16 47 12 105 0,20%

29/7/2013 33 23 50 12 118 0,22%

30/07/13 87 83 86 24 280 0,53%

ago/13 31/07/13 116 59 93 26 294 274 0,56%

01/08/13 151 80 116 50 397 0,75%

02/08/13 137 69 125 61 392 0,74%

05/08/13 125 64 117 74 380 0,72%

06/08/13 87 62 116 52 317 0,60%

07/08/13 72 62 110 47 291 0,55%

08/08/13 63 65 83 16 227 0,43%

09/08/13 67 103 88 16 274 0,52%

12/08/13 61 73 88 16 238 0,45%

13/08/13 61 69 87 18 235 0,45%

14/08/13 94 96 106 20 316 0,60%

15/08/13 94 87 105 21 307 0,58%

16/08/13 94 35 81 22 232 0,44%

19/08/13 88 50 86 26 250 0,47%

20/08/13 81 49 86 26 242 0,46%

21/08/13 73 40 84 19 216 0,41%

22/08/13 73 42 78 19 212 0,40%

23/08/13 87 53 80 19 239 0,45%

16/08/13 81 37 87 26 231 0,44%

27/08/13 76 39 87 31 233 0,44%

28/08/13 77 37 88 31 233 0,44%

set/13 02/09/13 253 195 190 81 719 459 1,36%

03/09/13 246 120 184 97 647 1,23%

04/09/13 206 115 186 105 612 1,16%

05/09/13 200 115 185 96 596 1,13%

06/09/13 180 101 173 97 551 1,04%

09/09/13 190 118 181 99 588 1,11%

10/09/13 135 109 181 92 517 0,98%

11/09/13 112 95 167 82 456 0,86%

12/09/13 106 87 126 47 366 0,69%

13/09/13 123 103 146 56 428 0,81%

16/09/13 109 103 147 44 403 0,76%

17/09/13 96 104 145 47 392 0,74%

18/09/13 74 105 135 47 361 0,68%

19/09/13 110 125 115 47 397 0,75%

20/09/13 109 105 112 40 366 0,69%

23/09/13 112 104 102 37 355 0,67%

24/09/13 114 104 97 40 355 0,67%

25/09/13 115 73 89 42 319 0,60%

26/09/13 112 64 80 42 298 0,56%

Resumindo-se a Tabela 3, relacionando mensalmente o número médio de inconsistências, seu percentual em relação ao numero total de ocorrências e seu respectivo nível de confiabilidade, tem-se:

Tabela 4 – Resumo dos resultados mensais obtidos na análise dos dados – GERAL

MÊS Nº médio de Inconsistências % Nível de confiabilidade

jul/12 1.013 1,92% Não Confiável

ago/12 813 1,54% Não Confiável

set/12 667 1,26% Razoavelmente Confiável

out/12 574 1,09% Razoavelmente Confiável

nov/12 621 1,18% Razoavelmente Confiável

dez/12 546 1,03% Razoavelmente Confiável

jan/13 660 1,25% Razoavelmente Confiável

fev/13 252 0,48% Muito Confiável

mar/13 201 0,38% Muito Confiável

abr/13 264 0,50% Muito Confiável

mai/13 329 0,62% Muito Confiável

jun/13 221 0,42% Muito Confiável

jul/13 266 0,50% Muito Confiável

ago/13 274 0,52% Muito Confiável

set/13 459 0,87% Razoavelmente Confiável

Considerando-se que os treinamentos foram ministrados nos meses de janeiro e fevereiro, é possível verificar uma melhora na confiabilidade das informações gerais do sistema já no mês de fevereiro, quando as informações que foram incutidas nos usuários começaram a ser colocadas em prática, provocando uma tendência clara da diminuição do número de inconsistências no sistema e consequente diminuição da vulnerabilidade do banco de dados.

Nota-se, também, que para que os níveis de confiabilidade em parâmetros aceitáveis, a atualização do sistema deve ser feita diariamente, de forma que se evitem datas atrasadas nas previsões de inicio e fim das atividades.

Aprofundando a análise dos dados, podemos verificar por etapa o avanço nos níveis de confiabilidade do sistema, a partir dos parâmetros listados na tabela como segue.

Tabela 5– Definição do Nível de Confiabilidade do sistema por etapa

% sobre o total de ocorrências por etapa Nº de Ocorrências por Etapa Nível de Confiabilidade

Obra

(26.400 dados) Projeto

(10.560 dados) Aprovação

(10.560 dados) Averbação

(5.280 dados)

0,000% a 0,50% de 0 a 132 de 0 a 53 de 0 a 53 de 0 a 26 Muito Confiável

0,501% a 0,75% de 133 s 198 de 54 a 79 de 54 a 79 de 27 a 40 Confiável

0,751% a 1,00% de 199 a 264 de 80 a 106 de 80 a 106 de 41 a 53 Razoavelmente Confiável

Acima de 1,00% acima de 264 acima de 106 acima de 106 acima de 53 Não Confiável

Da mesma forma, ao analisarmos o gráfico do desempeno diário de inconsistências no período dos dados gerais (obras + projetos + aprovação + averbação) também verificamos um decréscimo considerável no numero de inconsistências.

Figura 3 – Gráfico do desempenho diário das inconsistências totais no sistema 2012 - 2013

É possível verificarmos que a tendência no numero médio de inconsistências decresce consideravelmente entre julho de 2012 e setembro de 2013, e que houve uma queda substancial no período em que os treinamentos foram ministrados. Com isso, podemos concluir que os treinamentos foram eficazes, com mais intensidade num primeiro momento e, após houve oscilações em torno de 100 ocorrências, mantendo os patamares dentro do nível de confiabilidade desejada.

Figura 2 – Gráfico do desempenho médio mensal das inconsistências totais no sistema 2012 - 2013

É importante analisarmos cada uma das etapas em particular para verificarmos como foi o desempenho de cada uma delas.

Etapa Obras

Na etapa Obras verificamos que os níveis de confiabilidade não eram tão ruins antes do treinamento, uma vez que os usuários dessa etapa já estavam utilizando o sistema de forma mais frequente do que as demais etapas. Sentimos que o comprometimento desses usuários era maior, ainda antes dos treinamentos e que foram eles quem mais enalteceram a iniciativa da empresa em promover esses treinamentos, ainda mais que a frequência dos usuários era mista, ou seja, havia pessoas que trabalham com cada uma das etapas analisadas.

Tabela 6 – Resultados obtidos da análise diária da etapa Obras – 2012-2013

Mês OBRAS

Nº Incons. Nível de Confiabilidade

jul/12 323 Não Confiável

ago/12 309 Não Confiável

set/12 173 Confiável

out/12 93 Muito Confiável

nov/12 100 Muito Confiável

dez/12 130 Confiável

jan/13 193 Confiável

fev/13 63 Muito Confiável

mar/13 52 Muito Confiável

abr/13 67 Muito Confiável

mai/13 99 Muito Confiável

jun/13 72 Muito Confiável

jul/13 96 Muito Confiável

ago/13 88 Muito Confiável

set/13 88 Muito Confiável

Figura 4 – Gráfico do desempenho diário das inconsistências da etapa Obras no sistema 2012 – 2013

Etapas Projetos

A etapa Projetos e a etapa Aprovação são atreladas entre si, ou seja, a aprovação dos projetos nos órgãos responsáveis possui um grande inter-relacionamento ente si. Entretanto, podemos verificar através dos gráficos de Projetos e Aprovação uma sensível diferença entre o desempenho dessas duas etapas. Esse fato pode ser explicado pelo fato de serem duas equipes distintas que fazem o acompanhamento e atualização de Projetos e Aprovação. E nem sempre há uma relação de cooperação satisfatória entre essas equipes, pois cada equipe tem seu coordenador específico, e a centralização das informações em cada equipe infelizmente prejudica a inter-relação entre essas duas etapas.

Tabela 7 – Resultados obtidos da análise diária da etapa Projetos – 2012-2013

Mês PROJETOS

Nº Incons. Nível de Confiabilidade

jul/12 170 Não Confiável

ago/12 95 Razoavelmente Confiável

set/12 68 Confiável

out/12 66 Confiável

nov/12 89 Razoavelmente Confiável

dez/12 102 Razoavelmente Confiável

jan/13 172 Não Confiável

fev/13 67 Confiável

mar/13 51 Muito Confiável

abr/13 77 Confiável

mai/13 105 Razoavelmente Confiável

jun/13 43 Muito Confiável

jul/13 76 Confiável

ago/13 61 Confiável

set/13 61 Confiável

Figura 5 – Gráfico do desempenho diário das inconsistências da etapa Projetos no sistema 2012 - 2013

Etapa Aprovação

O nível de desempenho da etapa aprovação sempre foi das quatro estudadas a que tinha resultados menos confiáveis. Após o treinamento, sente-se tanto a melhora significativa na confiabilidade dos dados quanto à manutenção desses níveis de confiabilidade satisfatórios.

Tabela 8 – Resultados obtidos da análise diária da etapa Aprovação – 2012-2013

Mês APROVAÇÃO

Nº Incons. Nível de Confiabilidade

jul/12 316 Não Confiável

ago/12 283 Não Confiável

set/12 281 Não Confiável

out/12 263 Não Confiável

nov/12 281 Não Confiável

dez/12 235 Não Confiável

jan/13 243 Não Confiável

fev/13 86 Razoavelmente Confiável

mar/13 80 Razoavelmente Confiável

abr/13 102 Razoavelmente Confiável

mai/13 102 Razoavelmente Confiável

jun/13 77 Confiável

jul/13 77 Confiável

ago/13 95 Razoavelmente Confiável

set/13 95 Razoavelmente Confiável

Figura 6 – Gráfico do desempenho diário das inconsistências da etapa Aprovação no sistema 2012 – 2013

Figura 8 – Gráfica do desempenho diário das inconsistências da etapa Averbação no sistema 2012 – 2013

Etapa Averbação

As informações sobe a etapa Averbação foram as que apresentaram um desempenho maior em relação às demais. Os usuários responsáveis pela atualização desta etapa, somado à grande importância desta em relação ao objetivo final da empresa, que é a entrega de habitações populares, proporcionou um avanço nos níveis de confiabilidade das informações da etapa, pois são a partir das informações dessa etapa que a empresa concluía o planejamento de entrega dos empreendimentos, eventos esses que geralmente contam com a participação do poder executivo do estado e dos municípios. Após o período de treinamento, os níveis de confiabilidade das informações dessa etapa ficaram muito satisfatórios.

Tabela 9 – Resultados obtidos da análise diária da etapa Averbação – 2012-2013

Mês AVERBAÇÃO

Nº Incons. Nível de Confiabilidade

jul/12 204 Não Confiável

ago/12 126 Não Confiável

set/12 146 Não Confiável

out/12 152 Não Confiável

nov/12 151 Não Confiável

dez/12 79 Não Confiável

jan/13 52 Razoavelmente Confiável

fev/13 35 Confiável

mar/13 18 Muito Confiável

abr/13 18 Muito Confiável

mai/13 23 Muito Confiável

jun/13 29 Confiável

jul/13 17 Muito Confiável

ago/13 30 Confiável

set/13 30 Confiável

Conclusão

A partir de tudo que foi exposto, analisando-se os cenários de pré e pós-treinamento, podemos concluir que os níveis de confiabilidade do sistema obtiveram uma melhora significativa, apesar de esse processo ser dinâmico e exigir uma melhoria continua por parte dos usuários do sistema, pois treinamento por si só não faz milagres. Características do indivíduo, tais como motivação, atitude e habilidade são essenciais. Liberdade para experimentar o novo na situação de trabalho é proporcionar ambiente propício à aplicação, no trabalho das aprendizagens adquiridas no treinamento. Incentivos por parte dos gestores para novos aprendizados, além do controle e acompanhamento da eficiência de cada usuário são de suma importância para que o sistema mantenha-se em níveis de confiabilidade aceitáveis pela empresa contratante. Somente com a atualização do sistema, de forma gradual e responsável é que teremos níveis de confiabilidade aceitáveis. Ter o conhecimento sobre o sistema, dominar as informações técnicas e ter ferramentas para o trabalho não bastam: A motivação e atitude são essenciais ao sucesso de todo o banco de dados.

8. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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Lista de Tabelas

Tabela 1 – Etapas e Responsabilidades do GEM

Tabela 2 – Definição dos níveis de confiabilidade do sistema

Tabela 3 – Resultados diários das inconsistências encontradas em 2012-2013 – todas as etapas

Tabela 4 – Resumo dos resultados mensais obtidos na análise dos dados – GERAL

Tabela 5 – Definição dos níveis de confiabilidade do sistema por etapa

Tabela 6 – Resultados obtidos da análise diária da etapa obras – 2012-2013

Tabela 7 – Resultados obtidos da análise diária da etapa projetos – 2012-2013

Tabela 8 – Resultados obtidos da análise diária da etapa aprovação – 2012-2013

Tabela 9 – Resultados obtidos da análise diária da etapa averbação – 2012-2013

Lista de Figuras

Figura 1 – Tela de consulta do sistema – Etapa Obras. Verifica-se uma inconsistência no item “Planta Cadastral” na data prevista (bolinha vermelha indicando que a atividade estava com a previsão atrasada)

Figura 2 – Gráfico do desempenho diário das inconsistências do sistema 2012-2013

Figura 3 – Gráfico do desempenho diário das inconsistências do sistema – 2012-2013

Figura 4 – Gráfico do desempenho diário das inconsistências da etapa Obras do sistema – 2012-2013

Figura 5 – Gráfico do desempenho diário das inconsistências da etapa Projetos do sistema – 2012-2013

Figura 6 – Gráfico do desempenho diário das inconsistências da etapa Aprovação do sistema – 2012-2013

Figura 7 – Gráfico do desempenho diário das inconsistências da etapa Averbação do sistema – 2012-2013