O Gerenciamento Projetos

Atividade individual

        

Matriz de análise
Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos	Módulo: FGPEAD-24
Aluno: Pedro Luis Prearo Lima	Turma: ONL018B9-ZOGEBU12T1
Tarefa: Identificar e analisar características da gestão de projetos a partir do caso de uma empresa
Características do projeto
Atualmente as organizações passam por um alto índice de transformação, disruptura dos modelos tradicionais de gestão e evolução do comportamento de produzir e consumir. Neste âmbito, dominar as técnicas e melhores práticas do Gerenciamento de Projetos chega a ser mandatório para as organizações de sucesso. Cada vez mais é necessária uma definição clara dos objetivos de um projeto (ou programa de projetos) de uma organização, sua exequibilidade e ganhos que irá gerar. Controle e visibilidade são fundamentais a qualquer iniciativa desta natureza. Um projeto é um esforço temporário para gerar um resultado, um bem, produto ou serviço exclusivo e único – projetos são diferentes de operações repetitivas e contínuas. Projetos são temporários, singulares e progressivos, com resultados tangíveis ou intangíveis, porém únicos. Também sabemos que os motivadores de um projeto são inúmeros, podendo ser gerar um produto ou serviço para atendimento a uma nova necessidade de negócio ou adequar a empresa à uma nova regulação ou obrigação legal, por exemplo. A partir desta ótica, o evento musical apresentado neste caso e que será promovido pela empresa CCC pode ser claramente considerado um projeto pois: é singular e único, podendo este evento ter o seu molde até copiado ou replicado no futuro, mas nunca será idêntico a este de hoje. Também observamos a sua temporalidade, pois é um evento finito, com data para iniciar e terminar. E por último notamos seu caráter progressivo, pois o mesmo será planejado e executado de forma gradativa.
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase
A seguir apresento de forma macro as fases previstas neste projeto e os processos de gerenciamento que serão utilizados em cada fase – note que existe um certo sequenciamento lógico das fases (iniciar antes do planejar, planejar antes do executar e assim por diante), porem possivelmente teremos fases de execução do projeto acontecendo de forma concomitante, o que é chamado no jargão de Gestão de Projetos de paralelismo ou  “Fast Tracking”. Fase 1 – Kick-off do evento Aqui nesta fase é oficializada a existência do projeto, definidos seus objetivos e macro escopo, nomeada a equipe que conduzirá o projeto e obtida a autorização para alocação dos recursos físicos, financeiros e humanos necessários para a execução do projeto. É nessa fase que a DT Produções é alocada para a gestão do projeto. Também nessa fase foi definido o local do evento, a responsabilidade de quem arcará com a maior parte dos custos e a definição de convidar parceiros de negócio que apoiarão o evento – particularmente as empresas do ramo de “fast food”. Também a temática do evento – festival com as principais bandas de rock dos anos 80 – é decidida nesta fase. Processos de gerenciamento utilizados nesta fase: Desenvolver o termo de abertura do projeto (TAP) Identificar as partes interessadas Fase 2 – Planejamento do evento Nesta fase será definido todo o curso do projeto de forma a atingir os objetivos esperados, dentro da conhecida “tripla restrição”: custo, tempo, escopo (e/ou qualidade em alguns casos). Serão gerados todos os artefatos técnicos e de gestão para nortear, monitorar, controlar e replanejar o projeto durante todo o seu ciclo de vida. É nesta fase que criamos o baseline do projeto, definimos seus entregáveis e de forma e a partir de quais atividades evoluiremos para o atingimento dos objetivos. Processos de gerenciamento utilizados nesta fase: Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Coletar os requisitos Definir o escopo Criar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar as durações das atividades Desenvolver o cronograma Estimar os custos Determinar o orçamento Planejar o gerenciamento da qualidade Planejar o gerenciamento dos recursos humanos Planejar o gerenciamento das comunicações Planejar o gerenciamento dos riscos Identificar os riscos Realizar a análise qualitativa dos riscos Realizar a análise quantitativa dos riscos Planejar as respostas aos riscos Planejar o gerenciamento das aquisições Planejar o gerenciamento das partes interessadas Fase 3 – Negociação e contratação do casting para o evento A partir desta fase começa de fato a execução do projeto; um primeiro filtro com potenciais bandas e atrações foi definido na fase de planejamento e as rodadas de negociação comercial serão executadas com o staff destas bandas, sempre à luz do baseline do projeto e o que ele ordena em relação a custo/tempo/qualidade. Processos de gerenciamento utilizados nesta fase: Orientar e gerenciar o trabalho do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudanças Validar o escopo Controlar o escopo Controlar o cronograma Controlar os custos Realizar a garantia da qualidade Controlar a qualidade Contratar ou mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar a equipe do projeto Gerenciar as comunicações Controlar as comunicações Controlar os riscos Conduzir as aquisições Controlar as aquisições Gerenciar o engajamento das partes interessadas Controlar o engajamento das partes interessadas Fase 4 – Contratação e montagem da infraestrutura do evento Nesta fase será feita a contratação da infraestrutura necessária ao evento. O EAP é segmentado por tipo de tecnologia ou facility necessário para o evento (iluminação, sonorização, multimídia, internet, videoconferência, telefonia, hospedagem para as bandas e staff, alimentação/catering, transportes, segurança do evento, segurança patrimonial de equipamentos e instrumentos, geradores elétricos, entre outros) e para cada contratação dos serviços necessários é necessário foco na definição de escopo e principalmente nas questões relacionadas à sua aquisição, restrições, premissas e obrigações. Processos de gerenciamento utilizados nesta fase: Orientar e gerenciar o trabalho do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudanças Validar o escopo Controlar o escopo Controlar o cronograma Controlar os custos Realizar a garantia da qualidade Controlar a qualidade Contratar ou mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar a equipe do projeto Gerenciar as comunicações Controlar as comunicações Controlar os riscos Conduzir as aquisições Controlar as aquisições Gerenciar o engajamento das partes interessadas Controlar o engajamento das partes interessadas Fase 5 – Divulgação do festival Aqui também temos uma fase crítica ao sucesso do projeto; as ações planejadas no plano de gerenciamento das comunicações na Fase 2 não deve abranger somente as comunicações do projeto aos stakeholders internos e externos, mas também deve tratar a Comunicação do Evento como um entregável específico e com grande valor percebido aos sponsors deste projeto; sem a divulgação adequada do evento nas mídias corretas e sem a preocupação com o público-alvo desejado, corre-se um risco enorme do evento não ter o público esperado sob o ponto de vista qualitativo e quantitativo. Processos de gerenciamento utilizados nesta fase: Orientar e gerenciar o trabalho do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudanças Validar o escopo Controlar o escopo Controlar o cronograma Controlar os custos Realizar a garantia da qualidade Controlar a qualidade Contratar ou mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar a equipe do projeto Gerenciar as comunicações Controlar as comunicações Controlar os riscos Conduzir as aquisições Controlar as aquisições Gerenciar o engajamento das partes interessadas Controlar o engajamento das partes interessadas Fase 6 – Testes unitários e integrados – simulação técnica do show Esta fase terá como predecessoras as Fases 3 e 4 – ou seja, para iniciar esta fase é necessário a conclusão completa destas fases, pois aqui serão feitos todos os testes técnicos do evento, como passagem de som, iluminação, simulação de evacuação do local em caso de incêndio ou incidente similar, testes da segurança, verificação de locais comuns como cozinha, camarins, banheiros para o público, praça de alimentação, entre outros pontos a validar. Aqui entendo que haverá um foco em alguns processos específicos de gestão, conforme descrito a seguir. Processos de gerenciamento utilizados nesta fase: Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudanças Controlar o escopo Controlar o cronograma Controlar os custos Controlar a qualidade Gerenciar a equipe do projeto Controlar as comunicações Controlar os riscos Controlar o engajamento das partes interessadas Fase 7 – O grande dia do festival Aqui é onde veremos se o gerenciamento do projeto foi executado a contento. Note que mesmo durante o evento e tendo obtido sucesso em todas as fases anteriores, aqui é primordial mantermos a monitoração e controle no que tange a riscos, qualidade, custos, correta alocação das equipes, comunicações, entre outros. Logo enfatizaremos aqui os seguintes processos de gerenciamento a seguir. Processos de gerenciamento utilizados nesta fase: Monitorar e controlar o trabalho do projeto Controlar o escopo Controlar o cronograma Controlar os custos Controlar a qualidade Gerenciar a equipe do projeto Controlar as comunicações Controlar os riscos Controlar as aquisições Controlar o engajamento das partes interessadas Fase 8 – Desmobilização de recursos e encerramento do projeto Esta fase costuma ser negligenciada por alguns gestores de projeto e é muito importante para qualquer projeto. Aqui é feito o encerramento formal do projeto (ou da fase em questão, no caso de um projeto complexo e longevo), com a liberação dos recursos para novos projetos, encerramento de contratos de trabalho realizados com empresas terceiras, atualização de base de conhecimento com as lições aprendidas do projeto, geração de documentação operacional de manutenção e suporte, em caso de entrega de um bem ou produto que será continuamente administrado após a implementação do projeto (uma obra ou um sistema, por exemplo). No caso do evento entendo que nessa fase é feita a desmobilização das equipes, desmontagem de toda a infraestrutura, encerramento legal e quitação financeira dos contratos com empresas terceiras e conclusão da documentação do festival (artística, técnica, financeira, etc.). Processos de gerenciamento utilizados nesta fase: Encerrar o projeto ou fase Encerrar as aquisições
Estrutura das empresas CCC e DT Produções
Existem inúmeros modelos e estruturas alternativas de projetos que as organizações utilizam, levando em conta as suas metas e objetivos, níveis de maturidade destas organizações, sistemas de gerenciamento envolvidos, entre outros fatores. De acordo com o guia PMBOK® (PMI, 2013a), a estrutura organizacional é um fator ambiental da empresa que pode afetar a disponibilidade dos recursos e influenciar a forma como os projetos são conduzidos. Apesar de não termos acesso às informações suficientes no caso para determinação da estrutura da empresa CCC, aparentemente a sua estrutura é funcional ou matricial fraca, pois apesar de estar em crescimento é ainda uma empresa de controle familiar. Não é possível afirmar, mas aparenta estar trilhando um movimento em direção a dar mais empowerment a sua prática de projetos, uma vez que quer estar em evidência no mercado nacional com o programa criado para patrocinar eventos culturais e pela aquisição da DT Produções. Para esta primeira iniciativa (o festival), a DT Produções atuou como Escritório de Projetos e possivelmente sua estrutura organizacional é projetizada, pois o seu produto-final é a entrega e produção de eventos. Esta atuação conjunta entre a DT Produções e a CCC em novas iniciativas pode trazer a CCC em breve para uma estrutura matricial com mais força, com um Escritório de Projetos cada vez mais autônomo, alinhado ao negócio e com possibilidade de trazer ganhos reais à organização.
Referências bibliográficas
VALLE, André. et al. Fundamentos do Gerenciamento de Projetos - Rio de Janeiro: Editora FGV, 2014 Project Management Institute, Inc. – Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) 5.ed. - Pennsylvania/EUA: PMI Publications, 2013 VELOSO, Lorena Benchimol de. Fundamentos do Gerenciamento de Projetos - Rio de Janeiro: FGVOnline, 2018. “ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS PARA GERENCIAMENTO DE PROJETOS”. Disponível em: . Acesso em: 17 set. 2018.

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