AD 2 EPO 2012/2

Avaliação à Distância – AD2

Período - 2012/2º

Disciplina: Estruturas e Processos Organizacionais

Coordenadora: Profª. Francisca Fábia Gomes Fontes, MSc.

Data para entrega: até 21/10/2012

Aluno (a

Pólo:

ATENÇÃO:

A AD2, depois de respondida, deve ser enviada em arquivo formato DOC ou PDF através de “Atividades” do menu “Ferramentas”. Não será permitido o envio através de qualquer outra forma.

Fique atento(a) à data final para o envio: dia 21/10/2012 até às 23:55h. Não será aceito o envio após esta data.

Boa prova!

1ª Questão: (2,0 pontos)

A Departamentalização é uma divisão do trabalho em termos de diferenciação entre os diversos tipos de atividades executadas pelos órgãos de uma empresa. Ela é um meio para se reunir tarefas relacionadas e, assim, obter homogeneidade (especialização) em cada órgão.

Cite e explique os quatro objetivos mais importantes da departamentalização

Agregação – colocar os especialistas em uma mesma unidade de trabalho, a fim de possibilitar troca de experiências, ampliando o grau de conhecimento de cada um deles, assim , aumentando a eficiência e organização.

Controle – as atividades devem ser agrupadas de maneira que possam ser facilmente supervisionadas, possibilitando um controle eficaz e eficiente.

Coordenação – as atividades correlatas e de objetivos comuns devem ser agrupadas em um mesmo órgão, de modo a obter unidade de ação.

Descentralização – consiste basicamente em determinar certo grau de responsabilidade e autoridade às unidades organizacionais, o qual gera um processo de descentralização benéfico à organização.

2ª Questão: (1,0 ponto)

A Delegação é a atribuição a outra pessoa da autoridade formal e da responsabilidade por realizar atividades específicas. A Delegação de autoridade de superiores a subordinados é obviamente necessária para o funcionamento eficiente de qualquer organização, já que nenhum superior pode pessoalmente realizar ou supervisionar completamente todas as tarefas da organização.

Quais são as nove regras básicas para uma Delegação eficaz nas empresas?

1 – Escolha cuidadosamente a pessoa a quem você vai delegar

2 – Seja claro na atribuição

3 - Entre em acordo quanto aos objetivos e padrões de desempenho

4 – Permita a outra pessoa agir com independência

5 – Mostre confiança nele

6 – Dê-lhe retorno de seu desempenho

7 – Reconheça e estimule o seu progresso

8 – Ajude quando as coisas estiverem dando errado

9 – Não se esqueça de que você prestará contas pelo resultado do desempenho do seu funcionário

3ª Questão: (1,5 ponto)

Todas as técnicas conhecidas de levantamento de processos em uma organização têm por finalidade fornecer à equipe de analistas as informações necessárias para que o processo possa ser desenvolvido baseado em dados reais e verdadeiros. As quatro técnicas de levantamento de processos são: pesquisa da documentação existente; entrevista; questionário; e observação direta.

Quando se deve utilizar a técnica de entrevista em um levantamento de processos?

A entrevista deve ser utilizada :

• Quando se deseja obter informações que necessitam de reflexões em conjunto com os entrevistados

• Quando o processo em estudo não possui registro ou fontes documentárias a serem levantadas e espera-se que haja alguém que seja capaz de prover informações relevantes ( caso contrário essa técnica se torna inviável devido ao tempo e aos custos altos)

• Quando se deseja ações com base nas experiências dos entrevistados

4ª Questão: (1,0 ponto)

a) Em que consiste o Fluxograma Descritivo?

Ele descreve, por meio de símbolos padronizados, o fluxo de atividades, documentos, informações que circulam no processo. É aplicado principalmente durante a fase de levantamento do processo, pois é durante esse levantamento ( Pesquisa da Documentação Existente, Entrevista, Questionário ou Observação Direta ) que o desenho do fluxograma vai sendo elaborado. Sua preparação é um pouco mais difícil do que a do fluxograma vertical. É mais utilizado em rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais.

b) Qual é o objetivo da utilização do Fluxograma Descritivo na pesquisa de fluxos de trabalho?

Ele ajuda na sua racionalização, permitindo identificar falhas na distribuição de cargos, formulários inadequados, processamentos do trabalho incoerentes e outras características do ambiente administrativo.

5ª