ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS

A FUNÇÃO COMPRA

Introdução e objetivos

A função compras É um segmento essencial do Departamento de Material Suprimentos que tem pôr finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços planejá-las quantitativamente e satisfá-las no momento certo com as quantidade corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar andamento. Compras É, portanto, uma operação da área de materiais, muito importante entre as que compõem o processo de suprimento.

Qualquer atividade industrial necessita de matérias-primas, componentes, equipamentos e serviços que possa operar. No ciclo de um processo de fabricação, antes de se dar início á primeira operação, os materiais e insulso gerais devem estar dispondo e mantendo-se, com certo grau de certeza, a continuidade de seu abastecimento de atender as necessidades ao longo do período. Logo, a quantidade dos material sua qualidade devem ser compatíveis com o processo produtivo.

Em todo sistema empresarial, para se manter um volume de vendas e um perfil competitivo no mercado e, consequentemente, gerar lucros satisfatórios, a minimizarão de custos deve ser perseguida e alcançada, principalmente os que se referem materiais utilizados, já que representam uma parcela pôr demais considerável estrutura de custo total.

Podemos concluir então que os objetivos básicos de uma Seção de Compras seriam:

a) Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programa produção.

b) Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento afete a operacionalidade da empresa.

c) Comprar materiais e insumos aos menores preços obedecendo padrões de quantidade e qualidade definidos.

d) Procurar sempre dentro de uma negociação justa e honesta as melhores condições para empresa, principalmente em condições de pagamento.

Um dos parâmetros importantes para o bom funcionamento da Seção de Compras e, consequentemente, para o alcance de todos os objetivos é a previsão das necessida¬des de suprimento. Nunca é demais insistir na informação dessas quantidades, das qualidades e prazos que são necessários para a fábrica operar. São estas informações que fornecem os meios eficientes para o comprador executar o seu trabalho, devendo Compras e Produção dispor do tempo necessário para negociar, fabricar e entregar os produtos solicitados.

Com os preços de venda extremamente competitivos, os resultados da empresa deverão vir do aumento da produtividade, da melhor gestão de material e de compras mais econômicas. O alto custo das matérias-primas, foi a responsável pôr uma série de modificações na maneira de ver a função do setor de suprimentos dentro da empresa. Até alguns anos atrás, o controle dos suprimentos era quase sempre atribuição secundária do gerente industrial ou de níveis hierárquicos inferiores e foi somente quando algumas empresas começaram a parar pôr falta de estoque de determinados produtos básicos que se reconheceu a importância de planejar e controlar o fluxo de materiais de forma científica e centralizada.

A necessidade de se comprar cada vez melhor é enfatizada pôr todos os empre¬sários juntamente com as necessidades de estocar em níveis adequados e de raciona¬lizar o processo produtivo. Comprar bem é um dos meios que a empresa deve usar para reduzir custos. Existem certos mandamentos que definem como comprar bem e que incluem a verificação dos prazos, preços, qualidade e volume. Mas manter-se bem relacionado com o mercado fornecedor, antevendo na medida do possível eventuais problemas que possam prejudicar a empresa no cumprimento de suas metas de produção, é talvez o mais importante na época de escassez e altos preços.

A seleção de fornecedores é considerada igualmente ponto-chave do processo de compras. A potencialidade do fornecedor deve ser verificada, assim como suas instala¬ções e seus produtos, e isso é importante. O seu balanço deve ser cuidadosamente analisado. Com um cadastro atualizado e completo de fornecedores e com cotações de preços feitas semestralmente, muitos problemas serão evitados.

• autoridade para compra;

• registro de compras;

• registro de preços;

• registro de estoques e consumo;

• registro de fornecedores;

• arquivos e especificações;

• arquivos de catálogos.

Completando a organização, podemos incluir como atividades típicas da seção de

Compras:

a) Pesquisa dos Fornecedores

• estudo do mercado;

• estudo dos materiais;

• análise dos custos;

• investigação das fontes de fornecimento;

• inspeção das fábricas dos fornecedores;

• desenvolvimento de fontes de fornecimento;

• desenvolvimento de fontes de materiais alternativos.

b) Aquisição

• conferência de requisições;

• análise das cotações;

• decidir comprar pôr meios de contratos ou no mercado aberto;

• entrevistar vendedores;

• negociar contratos;

5.1.2. organização de compras

Pelo histórico inicio da vida de uma empresa, a administração cabe a um único homem, o dono, que cuida das três responsabilidades: vendas, produção e finanças. Com o crescimento dos negócios, torna se necessário adicionar uma assistência mais profis¬sional e delegar autoridade e responsabilidade. Continuando o crescimento, o dono passa a responder pela adoção de diretrizes de ação e toma se o dirigente do empreendimento. Até este ponto as três funções tem sido subordinadas, mas estão tornando-se responsabilidade executivas separadas,