Administração De Materiais

INTRODUÇÃO

Um sistema adequado de Compras tem variações em função da estrutura da empresa e em função da sua política adotada. A área de Compras em empresas tradicionais vem a cada ano sofrendo reformulações em sua estrutura. Em sua sistemática são introduzidas alterações com várias características básicas para poder comprar melhor e encorajar novos e eficientes fornecedores. De tempos em tempos esse sistema vem sendo aperfeiçoado, acompanhando a evolução e o progresso do mundo dos negócios, mas os elementos básicos permanecem os mesmos. Entre essas características podemos destacar:

• Sistema de compras a três cotações: tem por finalidade partir de um número mínimo de cotações para encorajar novos competidores.

• Sistema de preço objetivo: o conhecimento prévio do preço justo, além de ajudar nas decisões do comprador, proporciona uma verificação dupla no sistema de cotações.

• Duas ou mais aprovações: no mínimo duas pessoas estão envolvidas em cada decisão da escolha do fornecedor. Isto estabelece uma defesa dos interesses da empresa pela garantia de um melhor julgamento.

• Documentação escrita: a documentação escrita anexa ao pedido, além de possibilitar, no ato da segunda assinatura, o exame de cada fase de negociação, permite a revisão e estará sempre disponível junto ao processo de compra para esclarecer qualquer dúvida posterior.

SOLICITAÇÃO DE COMPRAS

A solicitação de Compras é um documento que dá a autorização para o comprador executar uma compra. Seja para materiais produtivos ou improdutivos, ela é solicitada para um programa de produção, para um projeto que se está desenvolvendo ou ainda para o abastecimento geral da empresa. É o documento que deve informar o que se deve comprar, a quantidade, o prazo de entrega, local da entrega e, em alguns casos especiais, os prováveis fornecedores.

COLETA DE PREÇOS

A cotação é o registro do preço obtido da oferta de diversos fornecedores em relação ao material cuja compra foi solicitada. Deverá conter preço, quantidade e data do recebimento na seção de compras. Ao se fazer uma cotação de preços para determinado equipamento ou produto, os fornecedores em potencial enviam propostas de fornecimento, que informam preço, prazo, reajustes e uma série de condições gerais que estabelecem.

PEDIDO DE COMPRA

O pedido de compra é um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente todas as condições que foi feita a negociação. O pedido de compra tem força de contrato e a sua aceitação pelo fornecedor implica o atendimento de todas as condições nela estipuladas, tais como: quantidade, qualidade, freqüência de entregas, prazos, preços e local de entrega.

São bastante normais atrasos nos prazos de entrega dos fornecedores, porém esta situação deve, na medida do possível, ser evitada; o comprador deverá manter um acompanhamento constante desses prazos, comunicando ao fornecedor quando os atrasos passam a ser significativos. É comum que cada empresa tenha suas condições de compras, que são características especiais da estrutura de cada empresa e da sua política de compras. Essas condições poderiam ser de maneira geral as seguintes:

1. As mercadorias deverão ser entregues absolutamente dentro do prazo combinado. A não observância da presente cláusula garante-nos o direito de cancelar este pedido de compra, em todo ou em parte, sem qualquer prejuízo de nossa parte.

2. Todo material fornecido deverá estar rigorosamente de acordo com o nosso pedido e sua aceitação é condicionada a aprovação de nossa inspeção. Em caso de rejeição será colocado à disposição, por conta e risco do fornecedor, até sua retirada. Qualquer despesa de transporte, relativa a materiais assim rejeitados, correrá por conta do fornecedor.

3. Reservamo-nos o direito de recusar e devolver, às custas do fornecedor, qualquer parcela de material recebido em quantidade superior àquela cujo fornecimento foi autorizado pela presente.

4. A presente encomenda não poderá ser faturada por preços mais elevados do que aqueles aqui estabelecidos, salvo prévia modificação e posterior consentimento de nossa parte.

5. Não serão aceitas responsabilidades de pagamento referentes a transportes, embalagem, seguros etc., salvo se especificamente autorizado pela presente.

6. Fica expressamente entendido que o fornecedor será considerado estritamente responsável por qualquer obrigação ou ônus resultante da venda ou fabricação de qualquer dos itens deste pedido de compra que viole ou transgrida qualquer lei, decreto ou direitos de patentes e de copyright ou marcas registradas.

7. Não assumimos qualquer responsabilidade por mercadorias, cujas entregas não tenham sido autorizadas por um pedido de compra devidamente aprovado.

8. Pedimos em benefício recíproco avisar-nos por telefone, telegrama, e-mail ou carta sobre qualquer dilatação que venha sofrer o prazo de entrega originalmente fixado ou sobre sua impossibilidade de cumprir qualquer das cláusulas