Analise E Elaboração De Formularios

ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS

TÉCNICA DE ANÁLISE E ELABORAÇÃO

DE FORMULÁRIOS

Os objetivos dessa aula são:

 Chamar a atenção para o problema dos formulários;

 Divulgar o roteiro básico que permita uma visão razoável e abrangente sobre a análise, a elaboração e a implementação de formulários;

 Análise e elaboração dos formulários eletrônicos que já são utilizados nas organizações brasileiras.

I. CONCEITO

É um documento, com campos pré-impressos onde são preenchidos os dados e as informações, que permite a formalização do fluxo das comunicações nas organizações.

Como veículo de divulgação, processamento e armazenamento de informação, os formulários devem ter a atenção necessárias , pois sua falta ou inoperância pode trazer sérias e danosas conseqüências a seus respectivos processos e a toda a organização.

Existem três tipos de formulários:

1. Formulário Plano – corresponde ao formulário cujos campos são desenhados e pré-impressos em papel padronizado pela ABNT.

2. Formulário Contínuo – são também elaborados em papel, mas destinados a serem preenchidos por impressoras de computador, em grande escala. O desenho desses formulários é feito em gabaritos de espacejamento que permitem a impressão de acordo com as características e necessidades do computador e da respectiva impressora.

3. Formulário Eletrônico – são os elaborados por softwares aplicativos, que tramitam nas organizações por meio das redes de computador, dispensando a utilização de papel.

II. INDICADORES DE PROBLEMAS

Existem alguns indicadores que apontam a necessidade de uma análise e redesenho dos formulários:

 Contínua dificuldade na compreensão e preenchimento;

 Formação de filas;

 Demora na utilização;

III. OBJETIVOS E PROPÓSITOS DOS FORMULÁRIOS

O objetivo geral é permitir a formalização do fluxo das informações que tramitam nos processos empresariais. Podemos citar os seguintes propósitos:

 Documentar e centralizar as informações que tramitam em um processo;

 Agilizar o fluxo das informações de um processo;

 Reduzir custos operacionais;

 Padronizar informações e procedimentos;

 Formalizar operações de caráter legal.

IV. FORMULÁRIOS EFICIENTES – REQUISITOS BÁSICOS

Formulários eficientes são todos os que, além de se enquadrarem nos objetivos e propósitos, atendem aos seguintes requisitos básicos:

1. Seqüência dos campos

Os formulários devem ter seus campos distribuídos da esquerda para a direita e de cima para baixo, de conformidade com o fluxo de precedências das informações que serão seu objeto.

2. Formatação e adequação dos campos

A formatação e a adequação dos campos dependem de alguns fatores, tais como:

Utilização

Quais informações que deverão ser inseridas em cada campo, qual o tamanho (quantos caracteres), como elas serão preenchidas e quais as melhores alternativas de manipulação e arquivamento.

Tipos de preenchimento

O dimensionamento e o distanciamento horizontal e vertical dos campos são determinados pelo tipo de preenchimento que podem ser:

 Manual

 Mecanizado

 Eletrônico

3. Requisitos Complementares

Para que um formulário tenha boa performance, é preciso que sejam lembrados outros requisitos:

 Identificação da organização

 Titulação adequada

 Numeração apropriada

 Previsão para o arquivamento

 Codificação e registro de impressão

 Identificação do destino das vias

 Evitar abreviaturas

 Quanto à cores, atenção para questões de visibilidade, estabilidade e custos

V. VARIÁVEIS A SEREM CONSIDERADAS NA ANÁLISE E ELABORAÇÃO DE FORMULÁRIOS

Existem algumas variáveis básicas que deverão ser consideradas