Atividade supervisionada

Na gestão passada o trabalho administrativo era desenvolvido com muita dificuldade, pois não havia funcionário suficiente. Às vezes funcionava a máquina de datilografia, mas na maioria das vezes era preenchida toda documentação no manuscrito. A escola funcionou um bom tempo sem supervisão e orientação escolar e alguma vez ficou sem secretário, quem se encarregava de todos os trabalhos era o diretor e o vice-diretor. Nos dias de hoje houve uma evolução acentuada no trabalho administrativo, mesmo faltando computadores cada um realiza sua função, não há tanta escassez de funcionários como antes e também a ajuda da tecnologia facilitou muito o nosso trabalho.

Os documentos dos alunos que estão estudando ficam no arquivo ativo, são usados diariamente, já os arquivos dos alunos transferidos ou os que desistiram de estudar, ficam no arquivo passivo, guardado em um armário seguido por ordem o ano escolar e por ordem alfabética os nomes dos alunos para assim facilitar quando o aluno pedir uma documentação. Para incinerar um documento, este deve ter seu tempo de duração vencido, ser analisados pelo secretário, pela direção, para ter certeza se realmente poderá ser descartado, ter três testemunhas para estar presente na hora de incinerá-los, registrar em ata sendo esta assinada pelas testemunhas, secretário e direção.

A amostragem dos gastos realizados é para comprovar que os devidos valores aplicados por programas e fundos governamentais são verdadeiramente investidos. Essa por sua vez é realizada através da apresentação dos comprovantes de gastos e entregues ao TCU ( Tribunal de Contas da União) e órgão fiscalizador ( FNDE). A informação das escolas e o número de matrículas são fatores determinantes no período dos 5 últimos anos, a varação dos recursos destinados ( investidos) na secretaria escolar. Oriundos de recursos do PDDE, FNDE, PDE entre outros programas, administrados ora pela associação de pais e professores (APP) e pelas secretarias de educação e ou órgão competente. A secretaria necessita de recursos próprios e informatizados para escrituração, são relacionados ao uso de papéis e recursos auxiliares. Os gastos de custeio destinado a manutenção de despesas, são variáveis conforme o número de alunos matriculados no corrente ano na instituição, são utilizados para a emissão de documentos escolares, correspondências e documentos oficiais internas e externas. Os de uso permanente são os adquiridos para fins de equipar e auxiliar nos trabalhos e eficácia dos mesmos são os equipamentos informatizados e tecnológicos, para longa duração, bem como equipamento necessário ao arquivo de documentação.