Atps Adm De Projetos

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 3

ETAPA I: A NATUREZA DE UM PROJETO / DESENVOLVIMENTO DO CONCEITO 4

ETAPA II: AVALIAÇÃO DE VIABILIDADE E RISCO 7

ETAPA III – EVITANDO AS ARMADILHAS GERENCIAIS 10

ETAPA IV – RECURSOS DO PROJETO / ESTRUTURA DE ADMINISTRAÇÃO DE PROJETOS / MONTANDO A EQUIPE DO PROJETO 13

ETAPA V - CONCEPÇÃO E PLANEJAMENTO DE PROJETOS / FERRAMENTAS DE PLANEJAMENTO E CONTROLE 16

ETAPA VI - COMUNICAÇÃO, CONFLITO E CONTROLE 20

ETAPA VII - INSPEÇÃO, REVISÃO E AVALIAÇÃO 23

CONCLUSÃO 27

WEBGRAFIA 28

INTRODUÇÃO

Para gerenciar um projeto são utilizadas algumas ferramentas, técnicas que visam garantir o sucesso de cada fase do projeto, que envolve desde etapas de planejamento, execução e atividades de controle, também não podemos esquecer que todo projeto tem seu risco que é fundamentalmente, a possibilidade de perda financeira, por isso um projeto deve ser amplamente planejado.

Nosso projeto “Feira de Livros Educativos Beneficente na Comunidade Morro do Socó” seguiu todo esse planejamento que será apresentado a seguir e tem por objetivo mostrar a importância da leitura e incentivas crianças, adolescentes e adultos a terem o hábito da leitura.

ETAPA I: A NATUREZA DE UM PROJETO / DESENVOLVIMENTO DO CONCEITO

Dentro do contexto do artigo “O que é Gestão de Projetos” do autor PIETRO, Alcides, podemos notar que a principal definição dada para um projeto é que ele é único de alguma forma, seja no cliente, produto ou nas pessoas envolvidas e que ele possui um fim bem definido, que quando atingido caracteriza o final do projeto.

Com essa definição pudemos entender que um novo negócio não é caracterizado como um projeto, pois este possui prazo indeterminado para funcionamento, porém a pesquisa, a analise, desenvolvimento do plano estratégico para esse novo negócio é caracterizado como um projeto, uma vez que todo esse processo feito é único e não será repetido igualmente para um novo negocio e o mesmo também tem um fim propriamente dito.

Para gerenciar um projeto são utilizadas algumas ferramentas, técnicas que visam garantir o sucesso de cada fase do projeto, que envolve as etapas de planejamento, execução e atividades de controle, para isso foi lançado no mercado o PMBOK – Project Management Body of Knowledge que abrange as melhores práticas para gerenciamento de projetos dentro do mercado, sendo que todas foram testadas e comprovadas, a fim de garantir que o projeto seja entregue no prazo, dentro do custo previsto, garantindo a satisfação de todos os envolvidos e principalmente do cliente.

Com os conceitos citados acima decidimos pensar em algo que fosse um evento social que pudesse beneficiar a população de alguma maneira, dentro desse contexto apresentamos nosso projeto “Feira de Livros Educativos Beneficente na Comunidade Morro do Socó” que visa incentivar crianças, jovens e adultos sobre a importância da leitura, educação e conceitos da atualidade.

A princípio os stands seriam montados em um shopping, porém as pessoas que freqüentam esses tipos de lugares não receberiam nosso trabalho da mesma maneira que acreditamos que as pessoas da comunidade irão receber, pois elas infelizmente não têm condições para comprar um livro e nós queremos proporcionar a elas a oportunidade de conhecer, poder ter um e levar para a casa e assim compartilhar com sua família, pois muita das vezes só possuem acesso na escola, e, nem sempre esses livros são os mais interessantes / adequados para determinadas faixas etárias.

A intenção de montar um stand de livros em uma comunidade carente tem um grande motivo, que é mostrar a importância da leitura e incentivar crianças, adolescentes e adultos a ter o habito de ler. Para que este projeto desperte o interesse das pessoas deixaremos que cada um escolha um livro e leve para a casa, aquele que mais lhe chamar a atenção e lhe despertar interesse para assim conseguirmos motivar o interesse na leitura.

Esperamos que este projeto sirva como um incentivo nos estudos, pois independente da nossa situação financeira devemos sempre buscar o melhor, para sermos pessoas de sucesso e conquistarmos nossos objetivos de maneira digna. Este projeto para nós é também uma realização pessoal, pois estamos levando para as pessoas desta comunidade, cultura e oportunidade de conhecer grandes obras, e, assim ajudamos as a ter mais conhecimento, vontade de estudar, aprender e conhecer o “mundo da leitura”.

O resultado que mais almejamos é a satisfação das pessoas da comunidade, que elas gostem do nosso trabalho e divulguem para outras pessoas e as tragam até os nossos stands, para que possam conhecer o nosso trabalho para mostrarmos o quanto é importante e o quanto pode ser divertido a leitura. O nosso logo é “LER PARA PODER CRESCER”, então se conseguirmos incentivar pelo menos 80% da comunidade sobre a importância da leitura e conscientiza-las a estudarem para terem um futuro melhor com maiores perspectivas de crescimento pessoal e profissional, podemos afirmar que atingimos com o nosso projeto o resultado esperado.

Levaremos em torno de dois meses para montar um projeto bem elaborado, onde será necessário encomendar os banners, flyers alugar as cadeiras, mesas, barraca, bancada, prateleira, stands / container, fazer contato com os patrocinadores, providenciar a contratação de pessoas para atender a comunidade e a contratação de um eletricista.

O evento terá duração de uma semana, com início em uma segunda feira e término na sexta feira, contará com a participação das editoras Atual, Cia das Letras, Ática, Dom Bosco, Loyola, Publicações S/A, Moderna, Scipione e também das livrarias Nobel, Saraiva e Cultura que estarão fornecendo seus livros, divididos em: infantis, conhecimentos gerais e os mais diversos gêneros, e os stands serão separados por público e interesses. Também esperamos contar com a parceria das empresas Afã Locações (locações de containers / banheiro químico), Tendas Vip (montagem de stands / tendas completas ).

Como as editoras estarão patrocinando nosso evento, as mesmas poderão deixar flyers para divulgação de outros livros de maiores valores ou da mesma série dos livros expostos a fim de garantir que o evento também traga divulgação da marca, dos livros, o que é interessante para as editoras, mas sempre deixando o evento voltado ao propósito inicial que é suprir a carência de leitura que demanda nessa região e com isso favorecer uma formação mais sólida e rica de informações a esses jovens e adultos brasileiros.

Para realização desse evento estamos estimando que o projeto tenha um custo de 15 mil reais, pois teremos que confeccionar os banners, flyers para divulgação do evento, alugar os stands / container, cadeiras, mesas, barraca, bancada, prateleira, tapetes, banheiros químicos e contratar no mínimo quatro pessoas para atender a comunidade no período de segunda a sexta feira dàs 08H00 às 17H00, a contratação de um eletricista para fazer a instalação das iluminações de nossos stands / container e teremos também custo com alimentação (café da manhã, almoço e lanche da tarde). Para a confecção dos banners, flyers contaremos com um parente de uma de nossas integrantes do grupo, para a parte de instalação elétrica iremos ter o auxílio do pai de uma integrante do grupo eles farão um preço com desconto, para o atendimento dos stands e apresentação dos livros iremos contrata pessoas da própria comunidade, que também é uma forma de ajudá-las, pois estaremos aumentando a renda delas naquele mês.

ETAPA II: AVALIAÇÃO DE VIABILIDADE E RISCO

Gestão de Riscos

O objetivo de um projeto é sempre criar algo novo, apostar e correr riscos, mas terminando tudo no prazo, com custo planejado para atender as expectativas dos clientes. Porém, nos projetos existem várias incertezas como custo, cronograma e qualidade do produto que podem ameaçar o sucesso do mesmo, partindo dessas incertezas podemos iniciar a Gestão de Riscos, que visa minimizar ou mesmo erradicar as conseqüências que os riscos podem oferecer ao projeto.

A gestão de risco consiste na identificação e determinação dos riscos que afetarão o projeto, através da documentação das características. Nesta gestão, analisam-se os resultados do planejamento, as pessoas e as condições do projeto de forma critica para encontrar os pontos fracos que possam comprometer a entrega do projeto.

A identificação dos riscos elimina o fator surpresa aumentando assim a probabilidade de sucesso no tratamento das possíveis conseqüências. Esta etapa da gestão deve ser constante durante a realização do projeto, pois novos riscos podem surgir.

Os riscos podem ser técnicos (Requisitos, tecnologia, complexidade, interfaces, desempenho, confiabilidade e qualidade), Externos (subcontratados e fornecedores, regulamentações, mercado, cliente, clima), Organizacionais (deficiências do projeto, recursos, financiamentos, priorização), Gerenciamento (estimativas, planejamento, controle, comunicação) ou de outras naturezas.

Mais especificamente, podem ocorrer fatos como falta de apoio de superiores, mudanças na estrutura da organização, meio ambiente instável, alterações de preços e prazos, mudanças tecnológicas, excessiva complexidade, falta de comunicação, cálculo inadequado de tempo, falta de clareza das metas e objetivos, má formulação estimativas, falta de dados e de conhecimento da essência do projeto.

Como técnicas de identificação de riscos pode-se citar: brainstorming ou tempestade de idéias, checklists, relatórios de projetos já concluídos e a analise cuidadosa das premissas básicas que norteiam o planejamento inicial.

Após identificar os riscos eles são analisados para identificar qual sua probabilidade de ocorrência, quais os eventos associados e a influencia no projeto, caso ocorram. O propósito dessa analise é classificá-los de acordo com grau de impacto no projeto.

Dada a classificação dos riscos, chega-se a fase de tratamento dos mesmos, onde são implementadas medidas para evitá-los e reduzí-los. Dentre essas medidas incluem-se os planos de contingência, as ações para evitar e as medidas para minimizar os riscos, a transferência dos riscos para terceiros e a aceitação dos riscos.

A prevenção de um risco envolve mudanças no plano de gerenciamento do projeto para eliminar a ameaça apresentada por um risco adverso e para isolar os objetivos do projeto do impacto do risco ou para flexibilizar o objetivo que esta sendo ameaçada, como extensão do cronograma ou redução do escopo.

Na gestão moderna de projetos, os gerentes têm tratado o gerenciamento de risco de forma burocrática e procedimental, porém o gerente de projeto deve entender que gerir risco é estar além de uma lista de possíveis problemas com suas probabilidades e impactos, ou seja, processo de gestão de riscos deve ser personalizado para cada projeto.

A gestão de riscos deve ter como conseqüência a documentação dos riscos e a definição de um plano de ação que atribua às responsabilidades de cada membro da equipe, caso isso não ocorra todo o processo terá sido em vão, provavelmente por ter sido executado de maneira errônea, não auxiliando na eliminação e redução dos riscos.

Ao lermos e analisarmos o artigo Gestão de Riscos: fator decisivo para o sucesso do projeto, pudemos identificar os problemas relatados abaixo no projeto “Feira de Livros Educativos Beneficente na Comunidade Morro do Socó” escolhido por nossa equipe:

- O primeiro problema seria encontrar espaço adequado para efetivação do projeto, que precisa ter acessibilidade, espaço físico e autorização para implantar o stand, para solução vamos visitar a comunidade, consultar os moradores e verificar a acessibilidade.

- O segundo, seria custear o projeto, que necessita de patrocinadores, para solucionar este problema vamos buscar incentivo e/ou patrocínio da iniciativa privada, além dos patrocínios já buscados pelas editoras e outras organizações.

- O terceiro, seria encontrar e/ou custear a mão de obra, para solucionar este problema buscaríamos voluntários ou contrataríamos pessoas para trabalhar e auxiliar nas atividades.

Risco devem ser muito bem avaliados pois representa a possibilidade de perda financeira, é usado como sinônimo de incerteza e refere-se à variabilidade dos retornos associados a um projeto de investimento, por tanto nossa equipe esta buscando todas as formas de mitigar os riscos citados acima, a fim de garantir o sucesso do evento.

ETAPA III – EVITANDO AS ARMADILHAS GERENCIAIS

Apresentamos abaixo o nosso cronograma por semanas para a realização do evento “Feira de Livros Educativos Beneficente na Comunidade Morro do Socó”, com a data estimada de dois meses para a realização dos contatos necessários para a realização do evento.

Cada atividade terá um responsável e estes terão que cumprí-las no prazo estimado para que o evento ocorra no tempo certo. Caso ocorra algum atraso em uma das atividades teremos que ganhar prazo em alguma outra, por isso é muito importante à conexão e principalmente a comunicação entre os integrantes do grupo, assim conseguiremos mitigar os atrasos e conseguiremos cumprir os prazos no tempo certo.

|Atividades |Semanas |Responsabilidade |

| |1 |2 |

|Local para realização do |Comunidade Morró do Socó |Não há |

|evento Feira de Livros Beneficentes | | |

|Recursos financeiros para arcar com custos do projeto. |Editoras: Atual, Cia das Letras, |R$ 15.000, 00 |

| |Ática, Dom Bosco, Loyola, | |

| |Publicações S/A, Moderna, | |

| |Scipione e as livrarias Nobel, | |

| |Saraiva e Cultura | |

|Livros |Editoras: Atual, Cia das Letras, |Não haverá, será doação |

| |Ática, Dom Bosco, Loyola, | |

| |Publicações S/A, Moderna, | |

| |Scipione e as livrarias Nobel, | |

| |Saraiva e Cultura | |

|Locação de quatro banheiros químicos |Fornecedor: Afã Locações |R$ 3.000,00 |

|Locação e montagem dos stands |Fornecedor: Tenda Vip |R$ 7.500,00 |

|Contratação de quatro pessoas para |Própria comunidade, buscando |R$ 800,00 |

|atendimento ao publico |jovens e idosos | |

|Eletricista para instalação da iluminação |Parente de uma das integrantes |R$ 1.000,00 |

| |do grupo | |

|Alimentação |Lanchonete Tia Neusa na própria |R$ 500,00 |

| |comunidade | |

|Elaboração e impressão de flyers |Parente de uma das integrantes |R$ 2.000,00 |

|e banners |do grupo | |

O local para realização do evento Feira de Livros Beneficente será na comunidade Morro do Socó, que já temos a autorização da prefeitura para realização do evento, que não representa custos.

O valor que utilizaremos para custear o projeto serão oriundos das editoras que juntamente com a Prefeitura do Município de Osasco serão patrocinadoras do evento dispondo do valor de R$ 15.000,00.

Os livros que utilizaremos de apresentação e doação a comunidade também serão doados pelas editoras Atual, Cia das Letras, Ática, Dom Bosco, Loyola, Publicações S/A, Moderna, Scipione e as livrarias Nobel, Saraiva e Cultura.

Como o evento terá seu inicio as 08hs e termino às 17hs teremos que contar com a locação de quatro banheiros químicos, dois femininos e dois masculinos para os cinco dias do evento que serão fornecidos pelo fornecedor Afã Locações, tendo o custo unitário de R$ 150,00 ao dia, que representa um custo total de R$ 3.000,00.

A locação e montagem dos stands será feita pelo fornecedor Tenda Vip que entrará com todo o fornecimento das prateleiras, cadeiras, mesas, barraca, bancada, etc que teremos o custo total de R$ 7.500,00.

Teremos a contratação de quatro pessoas, além das integrantes do grupo para ajudar no atendimento ao publico em mostrar a população os livros dos stands. Essas pessoas serão contratadas da própria comunidade, podendo ser jovens ou idosos e estaremos pagando a quantia de R$ 200,00 por pessoa, que teremos um custo total de R$ 800,00.

Como na parte de montagem dos stands não esta inclusa a iluminação teremos que contratar um eletricista, para isso contaremos com a mão de obra de um parente de uma das integrantes, que fará toda a instalação da parte elétrica, fechamos o preço de R$ 1.000,00.

Na parte de alimentação (café da manhã – almoço – lanche da tarde) para as integrantes e os contratados fechamos o valor fixo de R$ 500,00 para os cinco dias com a lanchonete da Tia Neusa que já esta na própria comunidade Morro do Socó.

Na parte de divulgação temos a elaboração de flyers e banner que também contaremos com um parente de uma das integrantes, que já possui alguns acordos com gráficas, que nos possibilitou fechar o preço de R$ 2.000,00 para elaboração e impressão de oito banners e trezentos flyers.

Os valores acordados estão dentro do custo que havíamos previsto no inicio do projeto, em torno de R$ 15.000,00, agora como bom administradores devemos fazer um controle efetivo para que o projeto possa sair conforme o planejado.

Organograma Organizacional da Feira de Livros Educativos Beneficente na Comunidade Morro do Socó

ETAPA V: CONCEPÇÃO E PLANEJAMENTO DE PROJETOS / FERRAMENTAS DE PLANEJAMENTO E CONTROLE

Resumo do case: Administrando Projetos Bem Sucedidos

O case estudado relata um projeto para criação de um escritório com objetivo de gerenciar projetos.

O projeto foi iniciado com o levantamento e alinhamento das partes interessadas da organização através da elaboração do termo de abertura do projeto e sem seguida a definição de escopo.

O escopo baseia-se na criação de uma estrutura seguindo uma das seguintes linhas: Suporte ao Gerente de Projetos, Estratégia de projetos e Base de Conhecimento.

O projeto implantação de um escritório de projetos segue os cinco processos: iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento.

O passo mais importante para criação de um escritório é definir as ações a curto e longo prazo.

As áreas de conhecimento podem ser usadas no projeto conforme a necessidade são elas: escopo, tempo, custos, recursos humanos, qualidade, comunicação, riscos, aquisições e integração.

O escritório de projetos pode ser implantado em qualquer estrutura organizacional.

O escritório de projetos é um projeto em si que pode usar todas as áreas de conhecimento e processos sugeridos pelo PMI, para ser implantado e tem como resultado final uma organização que lidará com projetos de diversas origens e objetivos estratégicos.

Com a ajuda das informações do case revisamos o planejamento para levantamento de recursos para execução do evento. Conforme tabela a seguir todos os recursos foram captados não havendo necessidade de alteração no cronograma.

Tabela de planejamento para captação de recursos com posicionamento:

|Tipo de Recurso |Onde Conseguiremos |Custo |Posicionamento |

|Local para realização do |Comunidade Morró do Socó |Não há |Autorizado pela |

|evento Feira de Livros Beneficentes | | |prefeitura. |

|Livros |Editoras: Atual, Cia das Letras, |Não haverá, será doação |Editoras concederam as |

| |Ática, Dom Bosco, Loyola, | |doações. |

| |Publicações S/A, Moderna, | | |

| |Scipione e as livrarias Nobel, | | |

| |Saraiva e Cultura | | |

|Locação de quatro banheiros químicos |Fornecedor: Afã Locações |R$ 3.000,00 |Contrato firmado com |

| | | |fornecedor. |

|Locação e montagem dos stands |Fornecedor: Tenda Vip |R$ 7.500,00 |Contrato firmado com |

| | | |fornecedor. |

|Contratação de quatro pessoas para |Própria comunidade, buscando |R$ 800,00 |Contrato firmado com |

|atendimento ao publico |jovens e idosos | |fornecedor. |

|Eletricista para instalação da iluminação |Parente de uma das integrantes |R$ 1.000,00 |Contrato firmado com |

| |do grupo | |profissional. |

|Alimentação |Lanchonete Tia Neusa na própria |R$ 500,00 |Contrato firmado com |

| |comunidade | |fornecedor. |

|Elaboração e impressão de flyers |Parente de uma das integrantes |R$ 2.000,00 |Contrato firmado com |

|e banners |do grupo | |fornecedor. |

|Recursos financeiros para arcar com custos |Editoras: Atual, Cia das Letras, |R$ 14.800, 00 |Recursos financeiros |

|do projeto |Ática, Dom Bosco, Loyola, | |captados com editoras e |

| |Publicações S/A, Moderna, | |utilizado para pagar |

| |Scipione e as livrarias Nobel, | |custos do projeto. |

| |Saraiva e Cultura | | |

Revendo Possíveis Falhas

Analisando o esquema acima, podemos notar que não houve nenhuma alteração na equipe, todos puderam dar conta da realização do evento não tendo a necessidade de fazer novas contratações.

Abaixo alguns pontos onde podem ocorrer falhas:

1) A falha possível de se acontecer é o atraso de alguma das integrantes do grupo ou de algum contratado.

2) Com o atraso de alguma das integrantes ou de algum contratado teremos que iniciar a arrumação dos stands e ajudar na arrumação daquele que atrasou, ou seja teremos que reduzir tempo em alguma outra atividade para poder cumprir com o horário de inicio do evento.

4) Pode ocorrer que os convidados cheguem antes dos stands estarem prontos para recebê-los, caso isso ocorra iremos iniciar a feira com uma gincana “Soletrando”, onde todos poderão participar, será uma gincana educativa e interessante, pois quem conseguir soletrar mais palavras sem nenhum erro de português irá ganhar prêmios, tais como cursos de línguas, cursos de informáticas, computadores e ingressos para assistir a uma peça de teatro literária “Dom Casmurro”.

6) Na demonstração dos livros poderá ocorrer o desinteresse do publico, pois iremos apresentar diversos livros literários e como a população do morro do Socó nunca teve a oportunidade de presenciar um evento de livros poderá no primeiro momento não querer se envolver nos temas.

14) No momento das desmontagens dos banners e do stand, pode ocorrer atraso na retirada dos equipamentos, materiais e moveis.

15) Conseqüentemente a empresa de limpeza contratada para fazer a higienização do local terá que atrasar o inicio de suas atividades.

Pensando em todos os problemas que poderíamos ter na realização do evento fizemos reuniões semanais e na semana antecedente ao evento fizemos contato com todos os patrocinadores, funcionários contratados, fornecedores, lanchonetes, assim nos resguardarmos e mitigamos a possibilidade de falhas, pois todo o cuidado era pouco para o sucesso do evento.

Nos dedicamos muito para que tudo ocorresse da melhor maneira e conseguíssemos concluir o evento com êxito.

ETAPA VI: COMUNICAÇÃO, CONFLITO E CONTROLE

A Comunicação na Gerência de Projetos

A comunicação durante o projeto nem sempre é positiva. Precisamos estar preparados para suportar os conflitos e gerenciá-los quando ocorrer, pois isto é uma prática real e cotidiana que ocorre naturalmente e em inúmeras vezes durante todo o processo de implantação de um projeto e o principal fator resultante de conflitos é a falta de comunicação.

Esta área de conhecimento emprega os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final de todas as informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada.

Este processo fornece as ligações muitas vezes conturbadas e críticas entre pessoas a fim de atender a uma expectativa real em busca do objetivo comum do projeto.

O gerente de projetos deve ser a pessoa mais comunicativa podendo utilizar-se de um tempo excessivo para isto, a fim de alinhar a comunicação através das informações, necessidades e expectativas do seu cliente e patrocinador, filtrando e repassando na linguagem comum aos analistas e desenvolvedores, ou seja, ligação direta com todas as partes interessadas, mais ou menos 90% do trabalho de um gerente de projetos está ligado com as atividades através da comunicação pois, ela é a base e essência para o sucesso do projeto.

Como em todos os projetos é comum ter conflitos, neste projeto não poderia ser diferente, tivemos alguns conflitos, alguns integrantes do grupo queriam que o evento se estendesse até o sábado, e outros que fossem apenas de segunda a sexta-feira, consultamos a comunidade e entramos num consenso que a feira se encerraria na sexta-feira.

Parte da equipe gostaria que a divulgação fosse realizada apenas dentro da comunidade, outra parte gostaria de divulgar também nos arredores. Entremos num consenso que a feira iria comportar mais pessoas, e resolvemos divulgar aos arredores e nas escolas próximas.

Na montagem do evento, houve alguns conflitos quanto à localização dos stands, banheiros, entre outros, porém foram solucionados pelos responsáveis pela supervisão da montagem.

Pontos Fortes e Fracos do Evento

Faremos uma parte da análise SWOT do nosso evento que trata dos pontos fortes e fracos da organização, ou seja de seu ambiente interno. Assim, quando percebe-se um ponto forte, devemos ressalta lo ainda mais e quando percebemos um ponto fraco devemos agir para corrigi lo ou pelo menos para minimizar seus efeitos.

Nesse quesito os pontos fortes de nosso evento “Feira de Livros Educativos Beneficente na Comunidade Morro do Socó” são voltados para benefícios sociais, pois pudemos beneficiar a população carente com um grau a mais de instrução, fazendo os ter um outro olhar sobre a leitura, despertando seu interesse, além de incentivá-los nos estudos. Com isso geramos satisfação na comunidade, além de realização pessoal para cada uma de nossas integrantes, patrocinadores e envolvidos no evento, que todos contribuíram com enorme boa vontade, o que fez o evento ser um sucesso e virarmos referencial. Conseguimos alcançar nossa meta de levar os livros para pelo menos 80% da população, todos estavam interessados, não houve bagunça e tudo ocorreu conforme o planejado, demonstrando que conseguimos fazer um planejamento eficiente aliando menores custos a boas oportunidades.

O evento trouxe também uma grande publicidade para as editoras e livrarias que doaram os livros, divulgação de serviços e benefícios oferecidos pela prefeitura, novos contatos e parcerias para os profissionais contratados, cujo alguns jovens que por nós foram contratados conseguiram emprego nas livrarias / editoras, por seu comprometimento e responsabilidade com o evento. Também pudemos contribuir com a motivação de idosos no evento, que o tempo inteiro eram pró ativos para ajudar, o que os fizeram sentir úteis e ver que podem contribuir para um mundo melhor.

Como pontos fracos podemos dizer que quase não houveram mediante a todas as conquistas que conseguimos, o que poderíamos ressaltar foram algumas editoras que não quiseram fazer parceria, o atraso no recebimento dos banner, a ausência de livros infantis para crianças menores que cinco anos pois era um publico bastante abrangente na feira, maior diversidade no gêneros de livros, também podemos citar que gostaríamos que 100% da população tivesse participado da feira. O que fica como meta para um próximo evento, uma vez que já teremos essa experiência fica mais fácil atingir o publico e saber do que eles gostam, podendo cada vez mais mitigar esses possíveis acontecimentos e estarmos com um olhar atento no futuro para enxergamos todas as boas oportunidades.

ETAPA VII: INSPEÇÃO, REVISÃO E AVALIAÇÃO

O projeto foi desenvolvido na comunidade carente Morro do Socó em Osasco, com objetivo de mostrar aos moradores a importância da leitura e os incentivar a ter o habito de ler.

Para realizar o evento buscamos um local adequado dentro da comunidade para facilitar o acesso do nosso publico alvo que são moradores, solicitamos autorização da prefeitura de Osasco para usar o local. Com a autorização da prefeitura iniciamos o processo de captação de recursos buscando patrocinadores, que contribuíram com a doação de livros e uma quantia, felizmente conseguimos uma grande variedade de livros, essa variedade é um ponto muito importante, pois atingir a maior parte dos moradores impacta diretamente no sucesso do projeto. Os patrocinadores contribuíram também com recursos financeiros que foram utilizados para pagar os fornecedores da estrutura, material de divulgação e mão-de-obra.

Com a mão-de-obra recrutada na própria comunidade iniciamos a divulgação do evento com a distribuição dos flyers na comunidade, nos arredores e em escolas próximas e colocação dos banners nos locais de maior movimento.

Flyer de divulgação

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Os livros doados foram guardados em um local cedido pela própria comunidade, onde foram conferidos e separados de acordo com o stand em que seria exposto. Enquanto uma parte da equipe continuava trabalhando na divulgação a outra parte acompanhava a montagem dos stands e instalações.

Como podemos observar abaixo não houve necessidade de alteração do cronograma de execução do projeto.

|Atividades |Semanas |Responsabilidade |

|1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 |8 |9 | | |01 - Contato com a Prefeitura | | | | | | | | | |Karine | |02 - Contato com as Editoras | | | | | | | | | |Gabriela e Rafaela | |03 - Contato com os Fornecedores | | | | | | | | | |Lucineide | |04 - Divulgação do Evento | | | | | | | | | |Rafaela | |05 - Recebimento dos Livros | | | | | | | | | |Karine | |06 - Recebimento dos Banners | | | | | | | | | |Gabriela | |07 - Acompanhamento da Montagem dos Stands e Instalações | | | | | | | | | |Lucineide e Gabriela | |08 - Evento Final | | | | | | | | | |Todo o Grupo | |

Uma hora antes do inicio do evento os livros foram distribuídos nos stands de acordo com a separação realizada anteriormente. Para cada stand foi estabelecido um responsável que controlou os horários de café, almoço e lanche, a saída e a reposição dos livros.

Ao final de cada dia de exposição o responsável pelo stand recolhia os comentários dos moradores das caixinhas e organizava junto com o relatório de entrada e saída de livros, enquanto o restante da equipe recolhia os livros e organizava o stand para o próximo dia.

No final da exposição recolhemos todos os livros que sobraram, as empresas responsáveis retiram as estruturas de tendas, banheiros químicos, mesas e cadeiras.

No dia seguinte iniciamos a leitura de todos os comentários dos moradores e a junção dos relatórios de saídas dos livros, todas essas informações foram organizadas em um único relatório que foi compartilhado com os patrocinadores para avaliação do sucesso do evento.

Esse relatório mostra que mais de 80% dos moradores da comunidade participaram e gostaram da feira, alem de moradores dos arredores que também prestigiaram o evento. Ele também demonstra quais livros fizeram mais sucesso, a preocupação de realizar esse levantamento foi muito elogiada pelas editoras que poderão usar a informação em seus projetos.

Mesmo antes de avaliar o relatório final do projeto a equipe já considerava o mesmo um sucesso, pois contamos com apoio da comunidade desde o primeiro momento quando começamos a procurar na comunidade um espaço para realizar o evento, os moradores nos receberam muito bem e auxiliaram em todos os momentos oportunos.

Todos nós aprendemos muito com os moradores que apesar de muito humildes não medem esforços para ajudar o próximo, sempre contam com um espírito de equipe que contagia a todos.

Podemos afirmar que esse projeto nós deu uma lição de cidadania, pois alem de incentivar a leitura, também incentivou o trabalho em equipe e a solidariedade.

Fotos do Evento

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CONCLUSÃO

Projetos caracterizam um término definido e é sempre único de alguma forma, nesse quesito desenvolvemos nosso projeto em torno da apresentação da “Feira de Livros Educativos Beneficente na Comunidade Morro do Socó” que teve por objetivo levar a população um pouco de cultura e o grande universo da leitura.

Pudemos perceber que a análise de viabilidade de projetos e investimentos tem sido uma preocupação constante dos empresários, nenhuma empresa ou organização pode assumir riscos que não tenha condições de “custear” ou que afetem o rumo do negócio. Ao lermos os artigos mencionados nas etapas percebemos que conhecer os tipos de riscos e projetá-los no tempo, é indispensável para evitar situações adversas no futuro. Para o projeto que escolhemos, viabilizamos e tentamos mitigar todos os possíveis riscos, montando cronograma, definindo muito bem a responsabilidade de cada integrante do grupo, bem como o prazo para realização de cada tarefa.

Desenvolver o evento nos trouxe enorme satisfação, pois pudemos ter um contato mais amplo com essa comunidade carente, dar a eles um pouco de educação, mostrar o extenso mundo da leitura e fazê-los ter uma nova visão sobre esse assunto.

WEBGRAFIA

ZANOLLI, Juliana. Gestão de Riscos: fator decisivo para o sucesso do projeto.

Disponível em: