Atps De Processo Administrativo

A função mais importante do administrador é saber planejar, organizar, dirigir e controlar. Dirigir uma organização consiste em tomar decisões, definir diretrizes e estabelecer metas atribuindo assim responsabilidades aos integrantes da organização, fazendo assim com que todas as atividades de planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar, estejam em uma sequencia lógica. Ou seja, podemos definir então que a direção nada mais é que, um processo administrativo que coordena uma equipe na execução de tarefas planejadas antecipadamente. E que tem como foco definir os objetivos e metas, e instruir como coloca-los em prática, envolvendo assim a orientação, assistência a execução, comunicação e liderança, sendo assim tendo uma ligação direta com as pessoas a sua volta, com isso ele consegue fazer com que seus empregados executem as tarefas (ou serviços) pelos quais respondem, dirigindo assim uma empresa.

Para alcançar os objetivos da organização o administrador tende a defini-los e planejar com quais recursos utilizados, determinando assim a realização das atividades, distribuindo as atividades e selecionando as pessoas que ficarão responsáveis por cada etapa do processo, otimizando assim o processo como um todo. Seja incentivando, liderando ou se comunicando ele busca promover uma relação de troca de informações com toda a sua equipe para que, caso haja qualquer problema ou necessidade de correção ou de falhas no planejamento seja corrigido ou comunicado, executando assim as atividades da melhor forma possível.

O administrador tem como ponto principal acompanhar cada processo de criação desde o planejamento, analisando e estabelecendo os colaboradores, definindo obrigações e supervisionando, controlando e direcionando seus subordinados, fazendo com que haja uma harmonia de interesses entre o colaborador e a organização.

Segundo McGregor existe dois tipos de comportamento do trabalhador, denominados de Teoria X e Teoria Y.

Na teoria X é refletido o estilo de um administrador rígido e autoritário. Levando assim o administrador a controlar o comportamento de seus subordinados. Esses por outro lado tem o de um homem indolente e preguiçoso, que evita o trabalho, ou quando o faz é por um único interesse; não gosta de assumir responsabilidades e se sente mais seguro quando é dirigido; resiste às mudanças e são acomodados com a rotina, não tem ambição nem autocontrole.

Na teoria Y é refletido o estilo de um administrador aberto, dinâmico e participativo, que cria oportunidades, incentiva sua equipe, proporciona meios de crescimento profissional para cada funcionário. Esses por sua vez tem as características de satisfação, em fazer um bom trabalho; a criatividade e competência, iniciativa, o autocontrole; aceitação de novos desafios e responsabilidades.

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

O planejamento estratégico define o plano da organização como um todo ele é feito para um período de longo prazo que costuma variar entre 03 anos em diante. Este planejamento leva em conta todos os fatores internos e externos de uma organização. Quando elaborado procura-se ter uma visão integrada para que toda empresa entre nesta etapa. Ele é realizado sempre pela alta direção da empresa já que essa tem uma visão, no todo, de como está o ambiente externo, e do que pode vir, ou não, a atrapalhar qualquer tipo de desempenho que a organização pode ter. Ou seja, estão totalmente voltados com isso, se defrontar com a incerteza gerada pelos elementos incontroláveis e imprevisíveis do ambiente de tarefa da empresa e do ambiente geral. Ao rastrearem as ameaças ambientais e oportunidades disponíveis para a empresa e ao desenvolverem estratégias para enfrentar esses elementos ambientais, os dirigentes no nível institucional precisam de um horizonte de tempo projetado no longo prazo, de uma abordagem global que envolva a empresa como um todo integrado de recursos, capacidades e potencialidades e, sobretudo, precisam utilizar decisões cada vez mais baseadas em julgamento, em vez de decisões baseadas em dados.

Podemos dizer então que o planejamento estratégico nada mais é que um conjunto de tomada de decisões deliberadas e sistêmicas que afetam, ou deveriam afetar, toda a empresa por períodos longos. É ele quem estipula os prazos mais longos, é abrangente e discutido, além de formulado nos níveis hierárquicos mais elevados da empresa, alta direção, é um processo contínuo de tomada de decisões estratégicas e não um plano feito e refeito a cada ano que passa como era feito antigamente.

Planejamento Organizacional é um setor do planejamento Estratégico. Quando uma empresa é dirigida de maneira caótica, a possibilidade de perder o foco e não ter mais objetivos definidos é muito grande. Sendo assim as pessoas que formam esta companhia já não têm mais algo concreto para buscar no seu dia a dia profissional. Quando isso ocorre, a empresa perde sua produtividade e não consegue alcançar mais os seus objetivos. Diversas vezes o planejamento organizacional é conduzido por especialistas com técnicas complexas. Estas técnicas trazem diversas ferramentas de análise que se mostram detalhadas, mas complicadas.

O objetivo de planejar a organização de uma empresa é buscar a eficiência, evitando com isso o desperdício de tempo, recursos humanos, entre outras coisas. Por isso é importante que o planejamento organizacional seja algo simples, que todos dentro da empresa entendam e possam seguir. É importante para uma organização termos uma eficiência de processos e organização dentro da companhia. Por mais que isso possa ser trabalhoso, trará benefícios para a empresa. Com um bom planejamento organizacional teremos uma empresa mais eficiente, com menos desperdício de recursos, e uma maior competitividade de mercado.

Algumas vantagens do Planejamento Organizacional.

 Aumentar o foco e a flexibilidade

 Melhorar a coordenação

 Melhorar o controle

 Administrar o tempo

 Lucrar mais

 Proporcionar maior rapidez no processo

 Reduzir as distorções existentes na estrutura

 Complementar a estrutura

 Reduzir a carga de comunicação

 Motivar a integração das pessoas

PLANEJAMENTO TÁTICO

 

PLANEJAMENTO OPERACIONAL

A partir dos planos Táticos são desenvolvidos os planos Operacionais. Estes planos são bem mais objetivos, racionais e detalhados, elaborados pelos executores operacionais da empresa, abordando cada operação do departamento em separado em um horizonte de tempo de curto prazo, de um ano ou menos. São planos que se preocupam com o ‘que fazer’ e ‘como fazer’ as atividades cotidianas da organização.

Estes planos devem estar proliferados em toda a empresa e podem estar constituídos também por sub-planos, com diferentes graus de detalhamento. No fundo, estes planos simplesmente asseguram que todos executem as tarefas e operações de acordo com os procedimentos estabelecidos pela organização, afim de que esta possa alcançar seus objetivos.

De todos os planos operacionais que podem existir, os mais comuns são:

a) Procedimentos: Uma sequencia de etapas ou passos que devem ser rigorosamente seguidos para a execução de um plano, elas indicam como chegar a um determinado objetivo. É importante notar que os procedimentos operacionais são diferentes das políticas do plano tático. Enquanto os procedimentos dizem exatamente o que precisa ser feito, as políticas não são tão específicas, servem apenas como guias para pensar e decidir.

b) Orçamentos: Estes planos são relacionados com o uso do dinheiro em um determinado período de tempo. São também popularmente conhecidos por sua terminologia em inglês: Budget. Podem ser segmentados por projetos, por períodos de tempo, por atividade ou por áreas.

c) Programas: São planos relacionados com o tempo. Distribuem as atividades que devem ser realizadas ao longo de uma linha de tempo. Os tempos podem ser determinados em função de horas, dias, semanas ou até meses. Cronogramas é outro nome popular para designar os programas.

d) Regras: Ou regulamentos dizem respeito ao comportamento das pessoas em determinadas situações. Especificam o que as pessoas podem ou não podem fazer, diferem das políticas porque são bem mais específicos e diretos, e visam limitar o grau de liberdade das pessoas em situações que podem ser previstas com antecedência.

Como cada plano é elaborado por níveis distintos na escala organizacional, é importante que a harmonia seja mantida em todo o processo, pois cada um, dentro de sua especialidade pode não estar em consonância com os objetivos da empresa. Assim, é importante enfatizar que existe uma ordem que deve ser seguida na elaboração destes planos. Os primeiros planos devem ser sempre os Estratégicos, para que gerem os indicadores para os planos Táticos e que, por sua vez, inspiram os planos Operacionais. Fazer os planos fora desta ordem é como se ensaboar no banho antes de se molhar, ou seja, as ações perdem o sentido. Imagine alguém que planeja fazer um contato com um cliente potencial em Recife, imaginando estar alinhado com um plano de vendas que visa explorar a região, mas desconectado da estratégia empresarial que vai enfatizar a exportação dos produtos.

A importância do plano operacional varia de um negocio para o outro, mas esse plano é necessário mesmo para empresas que oferecem serviços. O plano operacional deve explicar a abordagem proposta para assegurar a qualidade da produção, o controle do estoque, o uso de terceirização ou mostrar como serão solucionados outros problemas relacionados a matérias-primas e atendimento.

No plano operacional as empresas devem responder algumas perguntas relacionadas:

- Como a empresa produzirá seu produto?

- Que produto será obtido por terceirização?

- Que instalações de produção ou operação serão usadas?

- Qual é a capacidade dessas instalações?

- Como a capacidade pode ser expandida?

- Que métodos de produção serão usados?

- Que tipo de layout será usado?

- Que procedimentos de controle da qualidade serão usados?

- Que sistema de controle da qualidade será usado?

- Como o estoque será controlado?

- Qual é o impacto ambiental dos negócios?

- Quais as vantagens e desvantagens da localização?

- Que vantagens de produção e de operação existem?

- Quais são as exigências para a mão de obra?

- Quais são os principais custos de produção?

- Que materiais ou componentes são críticos para a produção?

- Quais as fontes de fornecimento existentes?

- Qual será o custo de produção em cada nível da operação?

O plano operacional desempenha o trabalho para qual a empresa foi criada. Em grande extensão, a lucratividade de uma empresa, bem como sua aceitação pelo cliente, reflete a maneira pela qual esta gerencia suas operações básicas.

Segundo LONGENECKER, MOORE E PETTY (1997) o processo operacional estabelece o nível de qualidade à medida que o produto ou serviço é oferecido, a qualidade deve constituir um foco primário das operações de uma empresa. Um processo operacional é exigido se uma empresa produz um produto tangível como vestuário ou pão, ou um serviço intangível como limpeza a seco ou diversão.

De acordo com CORRÊA (2004), ao elaborar e executar um plano operacional a empresa não sucumbirá em diversos erros cometidos pelas organizações que não adotam esse plano, que são:

Falta de uma descrição clara do processo de manufatura, distribuição e venda dos bens e serviços; Falta de inclusão de todos os custos associados; Falta de inclusão de um processo de administração de estoques; Falta de inclusão de todos os equipamentos necessários; Falta de inclusão da política de recursos humanos; Falta de um plano de emergência para arcar com grandes incrementos de vendas; sendo: Preço, Custos, Velocidade, Confiabilidade, Qualidade, Flexibilidade.

A importância do planejamento operacional no processo de Gestão da Controladoria

O conceito de Controladoria pode ser definido como o conjunto de princípios, procedimentos e métodos provenientes das ciências de Administração, Economia, Psicologia, Estatística e principalmente da Contabilidade, com o fim de guiá-las para a eficácia. A controladoria tem um papel atuante no planejamento operacional, esse que tem por natureza e origem definir parâmetros e direcionar a execução das decisões destinadas á elaboração e operacionalização dos planos. O planejamento em geral, seja ele operacional ou não, é fundamental para qualquer empresa, pois através do planejamento é possível descobrir pontos falhos e buscar a melhoria do desempenho organizacional, atingindo assim as perspectivas de lucro ou a de maximização da economia da empresa. A execução do plano orçamentário é uma ferramenta importante que abrange a quantificação dos recursos necessários para a compra, produção e as vendas, por isso, o orçamento é extremamente importante e necessário.

 

http://adm.esobre.com/planejamento-organizacional

http://www.administradores.com.br/artigos/administracao-e-negocios

http://www.administradores.com.br/artigos/marketing/o-que-e-a-gestao-estrategica/28653/

http://www.ferrariassessoria.blog.br/2010/02/plano-operacional.html

http://www.santanderempreendedor.com.br/noticias/colunasemanal/1257-tipos-de-planejamento