COMPRAS, RECEBIMENTO E ARMAZENAMENTO DE GÊNEROS ALIMENTÍCIOS

1 Introdução

O presente trabalho tem por objetivo abordar aspectos relevantes que envolvem o planejamento e a efetivação de compras, recebimento e armazenamento de mercadorias por estabelecimentos prestadores de serviços de alimentação. Uma vez que o cardápio esteja planejado, torna-lo concreto demanda inúmeras e importantes atividades, como se verá adiante.

2 Sistema de compras

O sistema de compras objetiva contribuir com a maximização da lucratividade do estabelecimento por meio de compras bem orientadas e executadas. Visa, portanto, assegurar que quantidade, preço, especificações e prazos de entrega estejam dentro dos padrões definidos de modo a proporcionar um fluxo satisfatório de informações e controle das compras efetuadas.

Para a realização satisfatória das compras, deve-se levar em consideração alguns fatores que envolvem a relação com o produtor ou fornecedor de gêneros alimentícios, tais como: condições de cultivo ou produção da mercadoria, condições de fornecimento, leis e regulamentos que regem o mercado e os produtos, exigências de estocagem e qualidade do produto.

Definidas as necessidades de compras através dos níveis de estoques mínimos ou ainda para a necessidade diária das preparações fornecidas, deve-se lançar mão dos seguintes formulários de controle:

• Relação geral de produtos padronizados;

• Registro geral dos fornecedores;

• Registro de compras por fornecedor;

• Solicitação de compras;

• Pedido de compras;

• Cotação de preços;

• Registro diário de recebimentos;

• Ficha de controle de estoques.

2.1 Relação geral dos produtos padronizados

Esta relação é utilizada para padronizar todos os produtos utilizados na confecção das preparações. Serve para catalogar e codificar os produtos objetivando a adoção de uma linguagem comum em toda a empresa e para a padronização da gramatura por porção ou preparação específica. Estas especificações incluem critérios relacionados à qualidade, classificação, peso, tamanho e método de preparo, em alguns casos. Podem ainda constar informações acerca da variedade, idade, cor, amadurecimento ou formato da mercadoria.

2.2 Registro geral dos fornecedores

Tem por objetivo o cadastramento dos fornecedores para efeito de controle e consultas. Serve ainda à comunicação interna, no sentido de evitar a divulgação de informações de caráter sigiloso.

2.3 Registro de compra por fornecedor

Tem como finalidade o registro de todas as compras efetuadas ao longo do exercício em cada fornecedor, tendo por principal recurso operacional a comparação da evolução dos preços e os volumes de compras efetuadas. Utilizado ainda para efetuar as cotações dos preços.

2.4 Solicitação de compras

Preenchida a partir da necessidade de reposição para cobrir o estoque mínimo ou para complementação de receita diária.

2.5 Pedido de compras

Serve para oficializar, junto aos fornecedores, o pedido verbal, efetivando as condições de compra, quantitativa e qualitativamente. Importante que tanto o fornecedor quanto o encarregado por receber as mercadorias possuam uma cópia das especificações afim de que a checagem, no momento do recebimento, transcorra da melhor maneira possível.

2.6 Cotação de preços

Visa o levantamento de preços de mercado, através de concorrência em diversos fornecedores, anotando e comparando as suas especificações de prazos, preços e condições de entrega, bem como estabelece limites de compras e a liberação de verbas, através de autorização devida.

2.7 Registro diário de recebimentos

Tem por função registrar todas as entradas de mercadorias no estabelecimento e de servir como protocolo de notas fiscais, ou outros documentos.

2.8 Ficha de controle de estoques

Ferramenta utilizada para a constatação dos saldos existentes em estoques, os consumos, bem como o estabelecimento de padrões de estoques mínimos, fixação de preços médios para efeito de cálculos de custos e controle de eventuais desvios ou furtos, entre outras informações.

3 Recebimento

Trata-se de um processo extremamente importante tendo em vista que, a partir de então, as mercadorias estarão diretamente sob os cuidados do estabelecimento que as recebeu. O processo requer a conferencia da qualidade, do preço e das quantidades das matérias-primas constantes na nota fiscal. São, portanto, funções básicas do recebimento:

• Receber as mercadorias;

• Inspecionar de acordo com a nota fiscal, ou fatura, os valores e quantidades;

• Verificar as informações da nota fiscal, ou fatura, e compará-las com a ordem de compras;

• Verificar se as características das mercadorias são as mesmas das especificações dos produtos;