DIARIO REFLEXIVO

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INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DA BAHIA

PROGRAMA PROFUNCIONÁRIO

CURSO TÉCNICO EM SECRETARIA ESCOLAR

MARIA DAS GRAÇAS DAMASCENO BATISTA

DIÁRIO REFLEXIVO DA PRÁTICA PROFISSIONAL

Irará – Bahia

Junho 2015

MARIA DAS GRAÇAS DAMASCENO BATISTA

DIÁRIO REFLEXIVO DA PRÁTICA PROFISSIONAL

Memorial apresentado ao Programa Profuncionário, do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Bahia, como requisito parcial à obtenção do certificado de técnico em Secretaria Escolar.

Orientadores: Profª Èrika Aparecida de Paula Silva Lima e Profª Aydê Souza Barbosa e Souza.

Irará - Bahia

Junho - 2015

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Disciplina: Técnicas de Redação e Arquivo II

Orientadores: Érika Aparecida de Paula Silva Lima e Aydê Souza Barbosa e Souza

Período: 11/05/2015 à 07/06/2015

Memórias reflexivas da prática

Diário Reflexivo da Prática Profissional – Técnicas de Redação e Arquivo II

A quantidade dos documentos gerados e recebidos nas escolas é muito expressiva. Neste sentido, é preciso que o ambiente seja organizado de forma a permitir fácil acessibilidade e sem possíveis transtornos, garantindo ainda, o bom funcionamento da instituição. Embora a informatização ajude a organizar todo processo, sabemos que muitas unidades escolares atentam para o papel ou não dispõem desses serviços. A arrumação do ambiente administrativo é referência para toda comunidade escolar.

Sendo assim, os arquivos têm grande importância no dia a dia da escola. Nele poderemos arquivar e dispor de informações preciosas como a trajetória de vida do aluno e também administrativa. É fundamental e indispensável ter o arquivo na escola por se tratar de um instrumento facilitador do trabalho.

Os arquivos são divididos em métodos alfabético, numérico e alfanumérico, por assunto entre outros.

Na unidade escolar utiliza-se com frequência o método alfabético que consiste em ordenar a documentação em ordem alfabética, ou seja, é utilizado quando o elemento principal a ser considerado é o nome, podendo ser chamado de sistema direto, pois, a pesquisa é feita diretamente no arquivo por ordem alfabética, devendo ser respeitadas as regras de alfabetação. É um método rápido, direto e de fácil utilização. A exemplo temos as pastas dos alunos. Utiliza-se também o método numérico, excelente indicador de localização de documentos arquivados. Dentro desse método, trabalha-se com o cronológico que deve ser levado em consideração, especificamente a data e o ano do documento e tomamos como exemplo os ofícios. Outro método bastante utilizado é o método pelo assunto como: Censo Escolar, Bolsa Família, Atas de Resultados Finais, Documentos Pessoais, Transferências, Resumo de Matrícula dentre outros.

Sabemos que é um grande desafio para as escolas, ter um ambiente bem organizado, mas precisamos adotar e implantar medidas, criar mecanismos como a política de documentos, o trabalho em equipe, a informatização a qual, proporciona celeridade nos trabalhos sem falar que proporcionam o bom funcionamento das atividades mantendo os documentos sempre organizados.

Levando-se em consideração esses princípios podemos afirmar que o arquivo da escola é um importante local de extrema referência, pois armazena uma complexa de rede de documentos fundamentais para a história da instituição de ensino. São documentos que registram os passos de sua vida cotidiana, os atos ditos oficiais, documentos administrativos comprobatórios como matrícula, livro de atas, diário de classe, livro de assinatura de ponto, atos disciplinares entre outros. Esses documentos em questão são guardados, pois cada um deles tem uma função e um objetivo. Alguns servem como comprovante de um procedimento, outros comunicam informações pontuais e logo perdem a validade. Muitos, apesar de inúteis no momento, têm valor histórico e ao longo do tempo podem servir de consulta para a elaboração ou a atualização de outros registros.

Assim, o arquivo é um dos lugares da memória não podem ser mero acúmulo de documentos, mas oportunidade de compreender o passado nas relações que estabelece com o presente. Contudo, as escolas, na maioria, detêm esses acervos, nem sempre de forma valorizada, localizando-os em depósito de despejo.

De forma geral, pode-se dizer que a situação dos arquivos escolares é preocupante, porque ainda prevalece na prática escolar o conceito de arquivo limitado a um espaço de guarda de documentos de comprovação da vida escolar de alunos e do exercício de professores e funcionários.

Diante do exposto, entendemos que há uma necessidade de uma política de preservação dos arquivos escolares, estabelecendo orientações comuns, respeitadas as especificidades de cada escola, para organização e preservação desses acervos.

Logo, a por certo um longo caminho a se percorrer até que os arquivos “mortos” de nossas escolas adquiram a condição de arquivo histórico educacionais.

GLOSSÁRIO

Arquivo: conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independente da natureza do suporte.

Arquivo Corrente: conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

Arquivo Intermediário: conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.

Arquivo Morto: onde se guardam os documentos antigos, fora de uso. Designação vulgar e tecnicamente considerada imprópria, a designação apropriada seria "arquivo inativo" ou "Massa Documental Acumulada - MDA"