Diario reflexivo

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DA BAHIA[pic 1]

PROGRAMA PROFUNCIONÁRIO

CURSO TÉCNICO EM SECRETARIA ESCOLAR

IVONETE DE MELO LIMA

DIÁRIO REFLEXIVO DA PRÁTICA PROFISSIONAL

Paulo Afonso - BA

2015

IVONETE DE MELO LIMA

DIÁRIO REFLEXIVO DA PRÁTICA PROFISSIONAL

Memorial apresentado ao Programa Profuncionário, do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Bahia, como requisito parcial à obtenção do certificado de técnico em Secretaria Escolar.

Orientadores: ProfoBárbara Silva de Souza eProfoAlex Moreira Carvalho.

Paulo Afonso - BA

2015

Disciplina: Técnicas de Redação e Arquivo I

Orientadores: Bárbara Silva de Souza Profo Alex Moreira Carvalho

Período: 16/03a 19/04

Memórias Reflexivas

O trabalho aqui presente faz uma abordagem de como é organizado o trabalho na secretaria da escola CEAF. São documentos muito importantes e essenciais o trabalho e sobre os valores fundamentais dos documentos e de seus arquivamentos adequados que podem orientar a educação escolar.

A organização de Arquivos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos.

A respeito das técnicas de arquivamento, elementos básicos de arquivamento são a classificação e a codificação. Inicialmente, precisa-se considerar o que será arquivado, de forma a beneficiar o maior resultado e eficiência do trabalho e a organização interna de uma instituição de ensino.

Na secretaria da Unidade do Colégio Centro Educacional Professor Adelino Mártir de São José Ferreira,assim como toda unidade escolar deve ter um arquivo bem instalado, organizado e atualizado, de forma a oferecer informações aos seus usuários com rapidez e presteza.

 
O trabalho na secretaria é de forma padronizada, as pastas de nossos alunos são acondicionadas por ordem numérica e alfabética, formando um pacote que fica guardado em armários de aço.Pois segundo dados informados pela secretaria da escola a unidade escolar  do CEAF tem um arquivo ágil e moderno; um arquivo exemplar, informatizado, se possível. As tarefas da Secretaria Escolar têm, essencialmente, um caráter de registro de documentação, entretanto vivemos agora o tempo da velocidade da informação, assim a racionalização e a simplificação dos registros e arquivamento de documentos escolares são necessárias e urgentes. Do contrário, a unidade escolar estará expondo seu nome a justificadas críticas. O responsável direto por tudo isto é o (a) Secretário (a) Escolar.

Os arquivos do Centro Educacional Professor Adelino Mártir de São José Ferreira ficam guardados em um local adequado, pois é muito importante organizar em locais arejados garantindo o cuidado dos mesmos, Sendo que também os documentos dos alunos ficam na secretaria.

É muito importante cuidar dos documentos desde o momento de sua origem e gestão. Separação por espécies e tipos documentais. Nosso primeiro contato com o acervo pode nos apresentar uma documentação organizada de acordo com as necessidades administrativas da escola. Por isso é preciso ter o cuidado a responsabilidade de após a consulta, a documentação deve ser colocada em seu devido lugar.

A respeito das técnicas de arquivamento, elementos básicos de arquivamento são a classificação e a codificação. Inicialmente, precisa-se considerar o que será arquivado, de forma a beneficiar o maior resultado e eficiência do trabalho e a organização interna de uma intuição de ensino.

Como enfatizado anteriormente todo arquivo tem seu tempo de existência, em razão da necessidade de manipulação, utilização, consulta, etc. Após esse tempo, deve ser destruído ou incluído no arquivo morto, que por sua vez, incide em um local onde são guardados os documentos que, ainda não estejam sendo utilizados no momento podem ser úteis no futuro.

De acordo com os dados levantados os métodos de classificação são, normalmente usados em sistemas de pastas suspensas ou dentro de pastas (tipo A-Z, com fichário etc.) e caixas, principalmente quando há vários documentos ou papéis, são:

Método alfabético: normalmente usado em ordem crescente (de A até Z), é útil pela facilidade de organização de localização de documentos.

Arquivamento por assunto: ainda utiliza-se a ordem alfabética, contudo sem colocar nomes de pessoas ou de documentos, mas sim assuntos referentes a essas pessoas e documentos.

Método numérico: ao invés de usar letras, como no método anterior, usam-se números, geralmente em ordem crescente também. É mais útil em documentos como relatórios paginados e outros documentos em que há numeração de código ou páginas.

Método eletrônico: programas ou sistemas informatizados geralmente não usam papéis, e podem usar as formas de classificação acima comentadas. Porém, é sempre importante o sistema conter campos de busca de dados e opção de cópia de segurança (backup) ou de impressão, a fim de impedir a perda de dados ou arquivos.

Na escola C.E.A.F. Os arquivamentos também são arquivados por assunto: e ainda utiliza-se a ordem alfabética, contudo sem colocar nomes de pessoas ou de documentos, mas sim assuntos referentes a essas pessoas e documentos, método eletrônico, porém, os sistemas sempre contem campos de busca de dados e opção de cópia de segurança (backup) ou de impressão, a fim de impedir a perda de dados ou arquivos.

Os documentos constituem arquivo quando são guardados em satisfatórias condições de segurança. Apresentam-se classificados e ordenados de modo a permitir rapidamente a sua localização e consulta, observando: facilidade na busca de documentos; simplificação na manipulação; acessividade para qualquer pessoa; economia de tempo e espaço; resistência ao uso constante; capacidade de extensão; disposição lógica; arranjo que possibilite limpeza e conservação; segurança; resistência à ação do tempo, que assegure a invulnerabilidade dos documentos.