Descrição Das Ferramentas E Sua Aplicabilidade

INTRODUÇÃO

A presente pesquisa baseia-se em apresentar algumas ferramentas de processos da Administração. As ferramentas são o brainwriting, Matriz GUT, Diagrama de Cause e Efeito e Métodos dos Porquês.

Estas ferramentas são utilizadas para detectar problemas na gestão, e a partir das mesmas buscar soluções no âmbito organizacional.

Com as informações obtidas por estes métodos, as soluções são possíveis de ser encontradas, podendo assim, avaliar as questões de forma sistemica com uma melhor resolução.

 

DESCRIÇÃO DAS FERRAMENTAS E SUA APLICABILIDADE

Brainswriting:

Brainswriting, é uma dinâmica de grupo em que as pessoas, de forma organizada e com oportunidades iguais, opinam sobre determinado assunto. As ideias são apresentadas por escrito e as contribuições são bem elaboradas.

Essa ferramenta serve para o grupo identificar problemas, identificar possíveis causas dos problemas, identificar soluções efetivas e aplicáveis.

GUT

É uma ferramenta que consiste basicamente, em separar e priorizar os problemas para fins de análise e posterior resolução. Sua base é fundamentada no tripé:

 “G” – Gravidade – avaliar as consequências negativas que podem trazer para os clientes;

 “U” – Urgência – avaliar o tempo necessário ou disponível para corrigir os problemas levantados;

 “T” – Tendência – avaliar o comportamento evolutivo (irá melhorar ou piorar) da situação.

Para cada um dos fatores acima deve ser atribuída uma nota de acordo com a relevância de cada problema levantado. (1 = baixo; 3 = médio e 5 = alto). Em seguida multiplicam-se os três fatores por eles próprios (G X U X T = OP), onde o OP é o resultado que estabelece a Ordem de Prioridade para resolução dos problemas apresentados.

Para facilitar os cálculos e definir as prioridades, deve-se utilizar o Quadro de Prioridades - QP, onde cada participante analisa e avalia cada fator, atribuindo-lhes notas 1, 3 ou 5, relacionadas ao problema levantado.

Obs: O QP acima demonstra que os problemas deverão ser resolvidos na seguinte ordem: 2, 1, 4, 3 e finalmente o problema 5.

Diagrama de causa e efeito

Também conhecido como diagrama da “espinha de peixe”, devido à forma, ou diagrama de Ishikawa, que recebeu o nome de seu inventor, Kaoru Ishikawa, o Diagrama de Causa e Efeito é usado em sessões de Brainstorming/ Brainswriting para o exame de fatores que influenciam uma dada situação. Um “efeito” é uma situação, condição ou evento desejável ou indesejável provocado por um sistema de “causas”.

A apresentação gráfica com aspecto semelhante a uma espinha de peixe, onde na cabeça do peixe representa-se o problema escolhido e nas espinhas agrupam-se as causas, suas respectivas famílias que representam o efeito e todas as possibilidades de causa que podem contribuir para este efeito.

O objetivo é identificar e organizar possíveis causas de problemas de forma a propiciar a obtenção das causas mais influentes.

Método dos Porquês

Os “5 Porquês” é uma técnica para encontrar a causa raiz de um defeito ou problema.

É uma técnica de análise que parte da premissa que após