Domínio da administração de empresas

SUMÁRIO

Apresentação da Empresa

Definição sobre Gestão de Projetos

Avaliação das oportunidades

Apresentação do escopo do projeto

Tarefas e pessoas envolvidas

Cronograma

Monitoramento

Finalização do Projeto

APRESENTAÇÃO DA EMPRESA

Este projeto tem a finalidade de festejar o final de nosso curso em Administração de Empresas.

Vamos analisar a empresa de eventos Kemel Eventos ME, especializada em decorações de eventos e bufe.

A mesma é composta por uma equipe de 07 pessoas, entre elas a proprietária Keyla Barbosa e 06 colaboradores que exercem todas as funções desde a decoração até o serviço de garçom.

A Kemel Eventos ME não tem sede própria, sua propaganda é através da rede social e indicações, o contato é direto com a proprietária.

Com o encerramento do nosso curso, o grupo decidiu realizar uma festa de formatura e daí surgiu o interesse em analisar uma empresa especializada em eventos.

A festa será organizada em salão de festas no dia 05 de março de 2015, com início ás 20h e 30min.

O salão será enfeitado com balões e terá som ambiente, serão servidos doces, salgados, refrigerantes e água.

Os convidados serão os 15 alunos integrantes da turma, o professor, e os familiares dos alunos, limitando-se a uma quantidade de 10 pessoas por família.

A aluna Ana Cristina Rodrigues é a gerente do projeto, sendo responsável por:

 Coordenar os recursos físicos e humanos alocados à disposição do projeto, com autoridade para estabelecer responsáveis pelas atividades, prazos e datas de início e fim;

 Controlar o andamento das atividades, identificar desvios e ações corretivas de modo a manter o projeto dentro dos limites estabelecidos.

 Identificar necessidades de mudanças nos objetivos do projeto com a devida justificativa e análise prévia.

DEFINIÇÃO DE GESTÃO DE PROJETOS

Vários autores abordam a gestão de projetos com ligeiras variações de conceito:

 Kerzner (1992), a gestão de projeto de relativamente curto prazo que foi estabelecido para a concretização de objetivos específicos;

 Turner (1994) refere-se a gestão de projetos é um processo através do qual um projeto é levado a uma conclusão. Tem três dimensões: objetivos (âmbito, organização, qualidade, custo, tempo); processo de gestão (planejar, organizar, implementar, controlar); níveis (integrativo, estratégico, tático);

 PMI (Project Management Institute) (2004) define gestão de projetos como sendo o processo através do qual se aplicam conhecimentos, capacidades, instrumentos e técnicas às atividades do projeto de forma a satisfazer as necessidades e expectativas dos diversos stakeholders que são indivíduos ativamente envolvidos no projeto ou cujo resultado do mesmo poderá afetá-los positivamente ou negativamente.

Reduzida à sua forma mais simples, e confinada a uma das suas dez áreas do conhecimento (de acordo com o PMBOK 5ed.), a gerência de projetos, pode ser aplicada como disciplina de manter os riscos de fracasso em um nível tão baixo quanto necessário durante o ciclo de vida do projeto, potenciando, ao mesmo tempo, as oportunidades de ocorrência de eventos favoráveis do projeto.

O risco de fracasso, decorrente da ocorrência de ameaças, aumenta de acordo com a presença de incerteza do evento, e da sua probabilidade de ocorrência, durante todos os estágios do projeto.

A variação da probabilidade (P) de ocorrência dos riscos (sob a forma de ameaças ou oportunidades) diminui ao longo do ciclo de vida do projeto, aumentando o impacto (I) da possível ocorrência do mesmo, na razão inversa, sem que seja, necessariamente, na mesma proporção.

A relação entre estas duas variáveis (PxI), é designada, na gestão dos riscos do projeto, como valor esperado (Ve), e consiste numa medida de avaliação da importância e influência do risco, para alcançar o objetivo do projeto em causa.

Um ponto de vista alternativo diz que gerenciamento de projetos é a disciplina de definir e alcançar objetivos ao mesmo tempo em que se aperfeiçoa o uso de recursos (tempo, dinheiro, pessoas, espaço, etc).

A gerência de projetos é frequentemente a responsabilidade de um indivíduo intitulado gerente de projeto. Idealmente, esse indivíduo raramente participa diretamente nas atividades que produzem o resultado final. Ao invés disso, o gerente de projeto trabalha para manter o progresso e a interação mútua progressiva dos diversos participantes do empreendimento, de modo a reduzir o risco de fracasso do projeto, podendo arcar com qualquer ônus.

Um projeto é desenvolvido pelo profissional denominado gerente de projeto. Este profissional raramente participa das atividades diretas do projeto que produzem os resultados. Sua função é gerenciar o progresso do empreendimento e através das variáveis (qualidade, custo, prazo e âmbito), verificar seus desvios. Desta forma, seu objetivo geral é proporcionar que as falhas inerentes aos processos sejam minimizadas.

Um gerente de projeto tem que determinar e executar as necessidades do cliente, baseado nos seus próprios conhecimentos. A habilidade de adaptar-se aos diversos procedimentos pode lhe proporcionar um melhor gerenciamento das variáveis e desta forma uma maior satisfação do cliente.

Em campo, um gerente de projeto bem sucedido deve poder imaginar o projeto inteiro do seu começo ao seu término e desta forma assegurar que esta visão seja realizada.

Qualquer tipo de produto ou serviço edifícios, veículos, eletrônicos, software de computador, serviços financeiros, etc, pode ter sua execução supervisionada por um gerente de projeto e suas operações por um gerente de operações.

Nas últimas décadas, emergiram uma série de abordagens na indústria em geral. Dentre essas abordagens se destaca a abordagem do PMBOK, que tem se tornado um padrão de facto em diversas indústrias.

Abordagem tradicional: Na abordagem tradicional, distinguem-se cinco grupos de processos no desenvolvimento de um projeto:

Iniciação;

Planejamento;

Execução;

Monitoramento e controle;

Encerramento.

Nem todos os projetos vão seguir todos estes estágios, já que alguns podem ser encerrados antes do inicialmente esperado. Outros projetos passarão pelos estágios 2, 3 e 4 múltiplas vezes. O projeto ou empreendimento visa a satisfação de uma necessidade ou oportunidade, definida no texto acima como fase inicial na qual existem muitas áreas e/ou pessoas envolvidas.

AVALIAÇÃO DAS OPORTUNIDADES

Em geral sempre existe mais que uma solução ou alternativas para atender às mesmas necessidades. A técnica usada para definir a solução final passa pelo desenvolvimento de alternativas extremas.

A primeira, de baixo custo, que atende as necessidades mínimas para ser funcional.

A segunda tenta atender a maior parte das exigências das diversas áreas envolvidas no escopo, que resulta num projeto com custo muito maior e pouco competitivo.

A partir de ambas as alternativas são desenvolvidas uma solução intermediária entre as mesmas, que atende a uma boa parte das exigências com um custo competitivo.

Vários setores utilizam variações destes estágios. Por exemplo, na construção civil, os projetos tipicamente progridem de estágios como pré-planejamento para design conceitual, design esquemático, design de desenvolvimento, construção de desenhos (ou documentos de contrato) e administração de construção.

Embora os nomes difiram de indústria para indústria, os estágios reais tipicamente seguem os passos comuns à resolução de problemas (problem solving): definir o problema, balancear opções, escolher um caminho, implementar e avaliar.

Para manter o controle sobre o projeto do início ao fim, um gerente de projetos utiliza várias técnicas, dentre as quais se destacam:

Planejamento de projeto;

Análise de valor agregado;

Gerenciamento de riscos de projeto;

Cronograma;

Melhoria de processo.

Alguns empreendimentos necessitam ser executados e entregues sob determinadas variáveis ou restrições. As variáveis principais também podem ser denominadas como tradicionais. O gerenciamento de projetos tenta adquirir controle sobre três variáveis:

Tempo;

Custo;

Escopo.

Na versão atual do PMBOK, tríplice restrição foi eliminada, passando a existir restrições do projeto que são elas: Escopo, Qualidade, Cronograma, Orçamento, Recursos e Riscos. Portanto, qualquer alteração em um desses itens certamente haverá restrições em um ou mais dos demais itens.

Isto é conhecido também como "triângulo da gerência de projeto", ou "triângulo de restrições" onde cada lado representa uma variável. Um lado do triângulo não pode ser mudado sem impactar no outro.

Como comentado anteriormente, alguns profissionais entendem que a variável qualidade está separada do escopo e o definem como sendo uma quarta variável, considerando a, desta forma, como parte do triângulo de restrição triplo expandido. Outros autores defendem, ainda, como sendo a terceira variável do "triângulo de restrições", classificando o âmbito (escopo), como uma das áreas do conhecimento - gestão do âmbito (PMBOK).

A restrição do tempo influencia o prazo até o término do projeto. A restrição de custo informa o valor monetário incluído no orçamento disponível para o projeto. Já a restrição do escopo designa o que deve ser feito para produzir o resultado de fim do projeto. Estas três variáveis estão frequentemente competindo: o escopo aumentado significa tipicamente o tempo aumentado e o custo aumentado, uma restrição apertada de tempo poderia significar custos aumentados e o escopo reduzido, e um orçamento apertado poderia significar o tempo aumentado e o escopo reduzido.

A disciplina da gerência de projeto trata de fornecer as ferramentas e as técnicas que permitem a equipe de projeto, e não apenas ao gerente de projeto, organizar seu trabalho para lidar com essas variáveis.

O tempo requerido para terminar os componentes do projeto é normalmente alterado quando se pretende baixar o tempo para execução de cada tarefa que contribui diretamente à conclusão de cada componente.

Ao executar tarefas usando a gerência de projeto, é importante dividir o trabalho em diversas partes menores, de modo que seja fácil a definição das condições de criticidade e de folgas.

O Custo para desenvolver um projeto depende de diversas condições iniciais disponíveis para o desenvolvimento de cada projeto tais como: taxas labor, taxas materiais, gerência de risco, planta (edifícios, máquinas, etc), equipamentos e lucro.

Escopos são as exigências especificadas para o resultado fim, ou seja, o que se pretende, e o que não se pretende realizar. A qualidade do produto final pode ser tratada como um componente do escopo. Normalmente a quantidade de tempo empregada em cada tarefa é determinante para a qualidade total do projeto.

Essas variáveis podem ser dadas por clientes externos ou internos. A definição dos valores das variáveis remanescentes fica a cargo do gerente do projeto, idealmente baseada em sólidas técnicas de estimativa. Os resultados finais devem ser acordados em um processo de negociação entre a gerência do projeto e o cliente. Geralmente, os valores em termos de tempo, custo, qualidade e escopo são definidos por contrato.

APRESENTAÇÃO DO ESCOPO

Objetivo do Projeto: Devido ao encerramento do Curso de Administração na Uniderp – Anhanguera surgiu à ideia de uma festa de formatura para nossa turma.

Produto do Projeto: Festa de formatura da turma ADM.

Características e requisitos do produto ou serviço: Doces e Salgados, refrigerantes em embalagens 2 litros, água em embalagem 2 litros sem gás, balões coloridos e guardanapos.

Estimativas iniciais de custos: O projeto deve apresentar três orçamentos que variem nos valores observando a melhor condição de frete e pagamento.

Premissas Disponibilidade de salão.

Restrições: Quantidade de participantes. O valor disponível dos participantes para compra dos itens. As mesas solicitadas não serem entregues. O valor não deve ser entregue até a data prevista.

Limites do projeto – Exclusão especifica: Aceitação da turma em menos de 20 alunos. O valor dos alunos deve ser entregue até 21/01/2015.

Riscos iniciais do projeto:

- Dificuldade na participação do coquetel dos demais colegas, data prevista não estar de acordo com a possibilidade da turma.

- Disponibilidade do salão, falta de luz, data show não funcionar.

- A entrega dos produtos atrasarem.

- Aumento do valor dos produtos.

Plano de entrega e marcos do projeto

Entrega: 01/03/15 a 05/03/15

Descrição: Doces e salgados, refrigerantes em embalagens 2 litros, sabores diversos, água em embalagem 2 litros sem gás, balões coloridos e guardanapos.

Data: 05/03/15

Organização inicial do time do projeto

Nome do colaborador: Ana Cristina Rodrigues

Papel inicial: Contato responsável pelos orçamentos.

WBS (EAP) Estrutura Analítica do Projeto

Lista de Atividades

1. PLANEJAMENTO

1.1. Projeto de compra de salgados, refrigerantes, água, guardanapos e balões;

1.2. Definir data;

1.3. Entrega imediata;

1.4. Planejamento de desconto a vista e a prazo e condições de frete;

1.5. Custo/Orçamento;

1.6. Fornecedores: Confeitaria Rio Branco, Confeitaria Q’Delizz,Nane Doces.

2. AÇÃO

2.1. Pesquisa de preços;

2.2. 05/12/2011;

2.3. Efetuar a Compra;

2.4. Pesquisar fornecedores com melhor desconto para pagamento a vista e frete incluso;

2.5. Valor de R$250,00;

2.6. Escolha do fornecedor com o melhor orçamento.

3. CONTROLE

3.1. Verificar o melhor preço;

3.2. Verificar a possibilidade da data com professor e colegas;

3.3. Verificar o menor prazo de entrega;

3.4. Verificar porcentagem do desconto oferecido comparando os orçamentos;

3.5. Não ultrapassar o orçamento;

3.6. Verificar valores acordados no pedido X nota fiscal.

Lista de Atividades

1. Projeto Festa de Encerramento da Turma ADM 2015;

- Pesquisar preços;

- Verificar o melhor preço.

2. Definir data: 05/03/2015

- Verificar a possibilidade da data com professor e colegas.

3. Efetuar a compra;

- Verificar o menor prazo de entrega;

- Planejamento de desconto a vista e a prazo e frete;

- Pesquisar fornecedores que oferecem o melhor desconto para pagamento à vista e frete incluso;

- Verificar a porcentagem de desconto oferecido, comparando os orçamentos;

- Custo/orçamento;

- Valor de R$250,00;

- Não ultrapassar os valores propostos;

- Orçamentos: Escolha do fornecedor com o melhor orçamento;

- Verificar após o recebimento do produto os valores acordados, comparando nota fiscal com o pedido.

CRONOGRAMA

Profissional Tarefa 01 Tarefa 02 Tarefa 03 Total (h)

Gerente do projeto 50 6 10 66

Mês Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Mar

Tarefa 1

Tarefa 02

Tarefa 03

Finalização do Projeto

MONITORAMENTO

Descrição dos processos de gerenciamento de riscos.

Os riscos para a realização deste projeto são:

Dificuldade na participação dos demais colegas no dia do evento;

Data prevista não estar de acordo com a possibilidade da turma, o que poderá abalar o propósito de integração mediante a ausência de parte do público-alvo;

Indisponibilidade de salão para festa de modo que o evento ficaria sem local para sua realização;

Falta de luz;

Data show não funcionar, o que prejudicaria a sonorização e a apresentação das fotos aos participantes;

Atraso na entrega dos produtos, o que causaria atraso no evento inteiro;

Aumento do valor dos produtos, gerando incompatibilidade entre o planejado e o que efetivamente pode ser comprado com os recursos arrecadados.

Como solucionar estes riscos:

Se houver dificuldade na participação dos demais colegas no dia do evento, devemos negociar as prioridades, mitigar. E caso a data prevista não esteja de acordo com a possibilidade da turma, vamos transferir a data.

Caso ocorra indisponibilidade do salão escolhido pelo grupo, devemos procurar outro salão disponível.

Falta de luz, dar andamento ao evento com as restrições, aceitar. Se o data show não funcionar, utilizar notebook.

Atraso na entrega dos produtos, entreter convidados enquanto acompanha-se a chegada do material.

Aumento do valor dos produtos, cortar gastos com decoração.

FINALIZAÇÃO DO PROJETO

Comunicar a turma sobre o projeto do evento, obtendo a aceitação e patrocínio para o mesmo.

Reunir todos os interessados no dia 10/10/2014, elaborar uma conversa informal em sala de aula para definição da decoração, a fim de se proporcionar um ambiente alegre.

Realizar outras reuniões para elaboração do Cardápio, definição de valores individuais, quantidade de participantes, local para o evento, data e horário, entre outros detalhes.

Denominar um representante em nome do grupo como responsável para realizar controle e monitoramento e todas as tarefas acertadas com o grupo.

A mesma deverá ter conhecimento em gestão de projetos para que tudo ocorra da melhor maneira possível, sem imprevistos desagradáveis para o grupo, seguindo o planejamento, as ações e o controle do projeto, a finalização do mesmo será positiva.