Estudo Para Viabilizar A Gestão Arquivística Digital Dos Documentos Administrativos Do Departamento Técnico Do Sistema Integrado De Bibliotecas Da Universidade De São Paulo - DT/SIBiUSP (Pré-Projeto)

Resumo

Atualmente a preocupação de várias instituições públicas e privadas é a imensa quantidade de documentos digitais produzidos e com o armazenamento das informações contidas nestes documentos. Este documento traz a realização de uma pesquisa de estudo de normas e procedimentos de modo a assegurar a preservação das informações arquivísticas, considerando os requisitos de autenticidade, confiabilidade e acessibilidade por longo prazo de guarda, exigidos para fins legais e informativos para Viabilizar a gestão arquivística digital dos documentos administrativos do Departamento Técnico do Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo – DT/SIBiUSP.

Palavras-chave: Gestão Documental; Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Abstract

Currently the concern of several public and private institutions is the vast amount of digital documents produced and the storage of information contained in these documents. This document brings conducting a research study of standards and procedures to ensure the preservation of archival information, considering the requirements of authenticity, reliability and affordability for long-term custody, required for legal and informative for management Enable archival digital administrative documents of the Technical Department of the Integrated Library System, University of São Paulo - DT / SIBiUSP.

Keywords: Document Management, Electronic Document Management.

Sumário

1 INTRODUÇÃO 7

1.1 Contexto do Estudo 7

1.2 Justificativa 8

1.3 Objetivo 8

1.3.1 Objetivos específicos 8

2 REVISÃO TEÓRICA 9

2.1 Autenticidade dos documentos 9

2.2 A preservação digital 10

3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS 11

3.1 Estudo 11

3.2 Técnica de coleta de dados 11

3.3 Procedimentos para análise dos dados 11

4 RESULTADOS 12

5 CONCLUSÕES 13

REFERÊNCIAS 14

APÊNDICE 15

1 INTRODUÇÃO

Atualmente, as instituições públicas e privadas utilizam cada vez mais as novas tecnologias oferecidas pelo mundo atual. Isto se deve as facilidades que essas tecnologias oferecem, principalmente na rapidez que proporcionam. Os documentos gerados em papel já eram um grande problema para grandes instituições, seja pela falta de espaço, pela difícil recuperação e principalmente por sua preservação. Com a chegada da informatização, muitos pensaram que o problema havia acabado, por assim dizer. Com o correr do tempo, perceberam que criaram um problema ainda maior, mas não com o espaço para arquivo, como acontecia com o papel e sim com a garantia da segurança da informação, os diversos formatos digitais atuais, a autenticidade destes documentos e principalmente a recuperação dos documentos que na maioria das vezes são gerados sem controle e em diversas versões.

Em meio a esta preocupação geral, o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, se manifesta na Carta de Preservação do Patrimônio Digital que tem por objetivo “conscientizar e ampliar a discussão sobre o legado cultural em formato digital, que se encontra em perigo de perda e de falta de confiabilidade”, complementa também a necessidade de criar políticas e ações que garantam a preservação de longo prazo e acesso contínuo aos documentos.

1.1 Contexto do Estudo

A Universidade de São Paulo (USP), possui em sua estrutura organizacional o Arquivo Geral da USP, o qual tem por finalidade atender aos requisitos de armazenamento e consulta de documentos permanentes. Preocupados com a necessidade de compatibilizar as práticas administrativas existentes na Universidade, bem como os procedimentos adotados na organização e arquivamento dos documentos resultantes dessas atividades, em 1995, iniciou-se o Sistema de Arquivos da USP“ (SAUSP), projeto voltado para a importância dos arquivos como suporte básico para a eficiência das diferentes ações da Universidade”. Como resultado desses estudos foram estabelecidos instrumentos para gestão desse sistema: Tabelas de Temporalidade de Documentos, Plano de Classificação das Atividades da USP e Glossário de Espécies/Formatos e Tipos Documentais. Todavia, este sistema está focado nos arquivos de documentos permanentes, impressos, mediante a utilização das tabelas de temporalidade.

A proposta a ser apresentada é o estabelecimento de procedimentos/normas e ferramentas necessárias para implantar um sistema digital para arquivo de documentos administrativos do Departamento Técnico do Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo (DT/SIBiUSP) que é um Departamento integrante da USP

De acordo com a história do SIBiUSP disponível em www.usp.br/sibi “Algumas das bibliotecas da Universidade de São Paulo existem antes mesmo de sua fundação, em 1934, como as das Faculdades de Direito, Medicina, Farmácia e Odontologia e da Escola Politécnica. Com o desenvolvimento da instituição ao longo dos anos, novas bibliotecas foram instaladas junto às escolas e faculdades, institutos especializados e hospital universitário, totalizando hoje 45. O aumento no número de bibliotecas suscitou a criação de um sistema que integrasse todos os acervos numa base única e que desse apoio a todas. O Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo (SIBiUSP) foi então instituído em 08 de julho de 1981 (por meio da Resolução da Reitoria número 2.226). O SIBiUSP incorporou as atribuições da antiga Divisão de Bibliotecas e Documentação e iniciou as suas próprias atividades em março de 1982.”

Criada pelo Decreto n. 6.283, de 25 de janeiro de 1934, a Universidade de São Paulo é uma universidade pública, mantida pelo Estado de São Paulo e, mais recentemente ligada à Secretaria de Estado de Desenvolvimento Econômico, Ciência e Tecnologia. Conta com 89 Unidades e outros órgãos distribuídos em diversos Campi: São Paulo (4), Bauru, Piracicaba, Pirassununga, Lorena, Ribeirão Preto e São Carlos (2).

Em 1989, por meio da Resolução