Etapas do processo de negociação

Introdução

Hoje, negociação é encarada como uma arte, que, neste caso, é entendida

como aquilo que se aprende e se aprimora na prática, sendo formada por três

elementos: a criatividade, a sensibilidade e a intuição.

Os melhores negociadores actuam procurando fazer muitas perguntas, ouvindo

cuidadosamente, concentrando-se no que desejam, mantendo-se sintonizados

no processo e tentando descobrir o que a outra parte envolvida no processo

pretende conseguir.

Negociar é um processo de comunicação, que envolve uma ou mais partes

com interesses comuns e/ou antagónicos, que se sentam para confrontar e

discutir propostas explicitas com o objectivo de alcançar um acordo. Assim, por

ser concebida como um processo, é fundamental em qualquer negociação

definir os objectivos que queremos ver discutidos e, principalmente, saber

recolher a informação para a elaboração de uma adequada planificação e

condução da própria negociação.

Em qualquer negociação deveremos considerar algumas questões:

o Identificar os aspectos em comum para ambas as partes;

o Perceber os múltiplos interesses que estão envolvidos;

o Processo direccionado para as soluções e não para os problemas;

o Identificar benefícios para ambas as partes.

3 Co-financiado: Ferramentas-chave da

responsabilidade de:

Etapas do processo de negociação

O processo de negociação exige algumas etapas que devem ser considerar,

contudo não as devemos entender como algo rígido. Em alguns casos, pode-se

suprimir uma ou outra. O importante é ter sempre presente que elas nos

ajudam na sistematização do processo de negociação.

1. Definir objectivos claros

O primeiro passo no planeamento de cada negociação é determinar os

objectivos.

O que pretende obter?

Geralmente, há vários objectivos em discussão. É importante organiza-los por

ordem de prioridade e determinar quais são os negociáveis e quais não entram

sequer em discussão.

Pode dividir os seus objectivos por categorias:

Objectivos ideais

Objectivos realistas

Prioridades que quer atingir, no mínimo

2. Preparação

Para negociar com êxito é preciso estar preparado. Depois de definidas as

metas da negociação é, igualmente importante, definir a relação a ser

estabelecida após a negociação, supor os interesses e objectivos do outro;

4 Co-financiado: Ferramentas-chave da

responsabilidade de:

recolher informação que fundamente a nossa posição na reunião, prever

possíveis impasses, como evitá-los e superá-los.

3. Abertura

Durante a negociação é extremamente importante criar-se um ambiente

favorável ao entendimento desde o início, reduzindo eventuais tensões,

procurando-se um consenso.

4. Exploração

Muitas vezes iniciamos uma negociação nesta etapa, esquecendo-nos das

anteriores. Isto poderá ser um erro, pois o desenvolvimento será mais fácil se

precedido da etapa de planeamento.

Nesta etapa deveremos explorar e compreender variáveis envolvidas, clarificar

pontos obscuros, pesquisar e criar alternativas de ganho mútuo.

5. Acordo

Este momento requer muita sensibilidade. Devem-se evitar a impaciência e a

precipitação. Deveremos ainda ter em consideração:

Resumir o que ficou combinado;

Recapitular os benefícios mútuos;

Verificar se não há mal-entendidos e/ou resistências;

Formalizar, se necessário, o compromisso;

Registar o que ficou acordado;

Combinar (se houver) os próximos passos e definir o cronograma.

5 Co-financiado: Ferramentas-chave da

responsabilidade de:

6. Avaliação

Já concluída a negociação e distante do outro negociador, pode ser

interessante verificar o saldo da negociação, os seus pontos positivos e

negativos. Reflectir sobre o que se passou é bom para não se cometer

futuramente os mesmos erros.

O Negociador

Entre as habilidades e características exigidas no processo de negociação,

destacamos:

o Distanciamento emocional;

o Saber ouvir sabiamente – esta prática permite obter muitas respostas e

identificar os interesses envolvidos na negociação, facilitando a decisão;

o Utilizar comunicação de forma clara e correcta;

o Movimento corporal e gestual no processo de persuasão;

o Ser respeitoso, integro, justo, responsável, digno de confiança, ter senso

de humor e autodisciplina;

o Ser paciente, flexível, saber lidar com as diferenças;

o Procurar o contínuo aperfeiçoamento;

Em qualquer processo de negociação existem alguns erros que podemos evitar

e que constantemente cometemos. Entre os mais comuns, está aquele que

mais compromete o sucesso da negociação: a falta de planeamento. Outros

erros podem ser:

o Negociar com as pessoas “erradas”;

o Insistir numa posição;

6 Co-financiado: Ferramentas-chave da

responsabilidade de:

o Perder o controlo da negociação;

o Sentir-se impotente perante os argumentos apresentados pela outra

parte;

o Afastar-se das metas e limites estabelecidos;

o Pensar na “resposta certa” no dia seguinte”;

o Culpar-se pelos erros dos outros;

o Prender-se a detalhes e esquecer o todo;

o Evitar o conflito, em vez de o administrar;

o Não cumprir prazos ou promessas perdendo, com isso, credibilidade;

o Ignorar as diferenças desrespeitando a lógica do outro negociador;

o Assumir, com frequência uma postura defensiva;

o Falar mais do que ouvir;

o Não se colocar na posição do outro;

o Utilizar termos técnicos ou linguagem inacessível à outra parte;

o Não dar a importância devida aos resultados da negociação

7 Co-financiado: Ferramentas-chave da

responsabilidade de:

Algumas Dicas práticas para uma negociação

O que se deve fazer O que não se deve fazer

Escute com atenção

Não faça demasiadas concessões no

início das negociações.

Deixe espaço suficiente para manobra

nas propostas

Não faça ofertas inicias demasiado

radicais e deixe espaço para

adaptações e concessões

Se não concordar completamente com

o compromisso proposto, não hesite

em recusá-lo

Nunca diga “nunca”.

Faça propostas com condições: “se

você fizer isto, eu faço aquilo”

Não responda imediatamente (mesmo

antes da outra parte terminar) com

“sim” ou “não”.

Tente descobrir qual é a posição da

outra parte: “O que achava se…”

Não ridicularize a outra parte

Seja flexível de forma a adaptar-se à

situação e às reacções do seu

adversário. Lembre-se de que a

flexibilidade não é sinal de

insegurança ou fraqueza mas de estar

alerta e compreender a questão.

Não comece a falar se não tiver algo

de relevante para dizer.

Se durante as negociações, se dizem

coisas “off the record”, mantenha-se

“off the record”.

Não interrompa a outra parte. Deixe-a

acabar primeiro antes de começar a

falar.

Trabalhe com uma agenda para tornar

a reunião mais eficiente.

Nunca faça reuniões com mais de 2

horas sem intervalo

8 Co-financiado: Ferramentas-chave da

responsabilidade de:

Estilos de Negociação

Estilos Conceitos Comportamentos

Típicos

Comportamentos

Extremos

Persuasão

Levar os outros a

aceitar a sua ideia

Fazer propostas e

sugestões;

Argumentar,

raciocinar e

justificar

Dispersão:

propostas

apresentadas e

não defendidas;

argumentos

incapazes de

levar a propostas

tangíveis

Afirmação

Impor e julgar o

outro

Fazer conhecer

exigências e

normas

Expor o seu ponto

de vista e os seus

objectivos

Avaliar os outros

Punir,

recompensar e

conceder

Tirania: excesso

de pressão sem

manifestação

clara de

expectativas; uso

indiscriminado do

poder de posição

Ligação

Compreender o

quadro de

referência do

outro

Encorajar a

participação do

outro

Procurar pontos

de acordo

Escutar com

empatia

Indecisão:

apoiar ou escutar

o outro com um

fim em si mesmo;

reformulações

constantes de

propostas;

Atracção

Abrir-se ao outro

procurando

envolvê-lo

Influenciar o

outro com o seu

próprio

comportamento

Falsidade:

Reconhecer falhas

e dúvidas

inexistentes, uso

9 Co-financiado: Ferramentas-chave da

responsabilidade de:

Seduzir, motivar

o outro, elevar a

moral

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Reconhecer os

próprios erros

excessivo do

poder pessoal