Funções Básicas Do Administrador

Funções Básicas do Administrador

A administração como atividade é um processo que se compõe, pelo menos, de quatro funções básicas: planejamento, organização, direção e controle.

Planejar é determinar os objetivos e o modo como podem ser alcançados. Organizar é dividir trabalho, agrupar atividades, designar pessoas para execução, distribuir e alocar recursos, coordenar e integrar esforços, tudo em função dos objetivos e planos traçados. Dirigir é comandar e coordenar indivíduos, grupos e ações, processo que se relaciona à interpretação dos objetivos, motivação, liderança e resolução de conflitos. Controlar é verificar se as atividades realizadas estão conduzindo ou não ao alcance dos objetivos estabelecidos e dos resultados esperados.

Este processo é dinâmico, interativo, de tal modo que as quatro funções – planejar, dirigir, organizar e controlar – estão em permanente diálogo entre si. Nenhuma pode ser realizada ou compreendida isoladamente, já que a administração é exatamente a combinação cíclica e recorrente dessas funções.

Planejamento

O planejamento é o processo de análise da situação interna da organização, da conjuntura externa nas áreas econômica, social e política, e do impacto desses cenários sobre a Administração, para definir os objetivos a serem atingidos, concebendo um cenário futuro ideal e exeqüível, e deliberar sobre a adoção de ações adequadas para viabilizar a conquista desses objetivos.

O planejamento deve compreender a percepção da realidade local e global; a criação de séries históricas de dados e informações; a retratação das experiências de mudanças vivenciadas pela organização, bem como as resistências e colaborações dos diversos atores da Administração na implantação desse plano; avaliação dos pontos fortes e fracos da organização e das possibilidades e riscos do ambiente; e construção de um referencial futuro melhor e que motive a equipe e a população.

O planejamento não é e nem pode ser algo solitário, criado por um técnico ou político visionário. É uma função a ser gestada pela equipe que irá implantá-lo. Na sua elaboração, deve-se buscar o desenvolvimento urbano, econômico e social do município, com formulações sistemáticas e harmônicas que expressem a vontade popular.

Os administradores modernos procuram pensar estrategicamente e não apenas para apagar incêndios. Por isso, ganha força o conceito de Planejamento Estratégico e de Administração Estratégica.

Planejamento Estratégico é um processo contínuo e sistemático, com análise da macroeconomia e visão holística dos cenários políticos e sociais, que organiza as ações de governo de forma a cumprir as decisões prévias que criam o cenário desejado. Já a Administração Estratégica é o conceito que vai além, sendo o processo estruturado a conceber, materializar e reavaliar continuamente o planejamento estratégico.

O planejamento da ação governamental municipal compreende os seguintes instrumentos: Plano Diretor, Plano Geral de Governo, Programas Gerais e Setoriais, Plano Plurianual, Lei de Diretrizes Orçamentárias, Orçamento Público Anual e Programa Financeiro e de Desembolso, os quais serão examinados oportunamente no capítulo específico sobre plano estratégico municipal.

Organização

Examinou-se anteriormente a Administração na acepção formal ou orgânica, ou seja, conjunto de órgãos e entidades através dos quais se realizam os fins estatais. Neste tópico, toma-se organização como uma das funções básicas do administrador e, neste sentido, quer dizer divisão de trabalho, agrupamento de atividades, designação de pessoas, alocação de recursos, coordenação de esforços e melhor aproveitamento possível de todos os recursos disponíveis, sejam humanos, tecnológicos, materiais ou financeiros.

Seguidamente à posse, é comum ouvirem-se reclamações de grande parte dos prefeitos quanto à desorganização do serviço público: ausência de políticas de gestão de pessoas, pessoal desmotivado, sucateamento de maquinários e equipamentos, precariedade dos prédios públicos, ausência absoluta de mecanismos de controle de estoques e do desempenho de veículos e por aí seguem as lamentações.

Todavia, em vez de se dedicarem eles mesmos a combater a desorganização reclamada, acabam por dar seqüência a ela, reproduzindo, quase sempre, o quadro anterior. Por inúmeras razões, o prefeito deve dedicar especial atenção a este ponto. Pouco servirá o planejamento, não havendo condições organizacionais para sua execução.

Algumas medidas essenciais tendentes à organização devem ser implantadas no primeiro ano de governo:

a) revisão da legislação de pessoal e implantação de políticas de gestão de pessoas voltadas para a motivação, capacitação e movimentação de carreiras;

b) reestruturação administrativa visando a tornar a máquina mais leve e mais produtiva;

c) revisão da legislação tributária e incremento das receitas próprias;

d) designação de um setor para captação de servidores e gestão dos convênios;

e) renovação da frota de veículos e dos equipamentos em geral;

f) implantação de medidas de controle de gastos e redução dos custos operacionais;

g) medidas de austeridade financeira;

h) informatização;

i) implantação de manual de procedimentos e medidas gerais de controle.

Sabendo que os recursos são limitados e, normalmente, inferiores à demanda, cometerá pecado gravíssimo o prefeito que se descurar da organização. Tanto pior, não terá os meios para executar o planejamento proposto e frustrará as expectativas da comunidade.

Direção[1]

A administração do setor público é realizada por mãos humanas. O aparelho do Estado seria um amontoado de coisas, não fosse o gênio humano a lhe constituir e a lhe dar significado e organização, sendo que este fazer implica sempre a agregação de poder. O Estado é um centro de poder por excelência e isso se irradia para o seu aparelho: poder de institucionalizar normas, organizar a vida social, coagir, decidir conflitos e interferir na esfera individual e coletiva.

Por muito tempo, a exacerbação do poder do administrador foi o tom predominante do Direito Administrativo, chegando mesmo a obscurecer o traço essencial da relação de administração pública que se constitui sob o binômio dever e finalidade.

Contra essa tônica acentuada no poder da Administração, Bandeira de Mello (2004, p. 37) se pronuncia com precisão:

Entre nós, infelizmente, é reforçada, mesmo sem este intento, por algumas formulações doutrinárias que arrolam “poderes” da Administração, quais, “poder regulamentar”, “poder normativo”, “poder discricionário”, “poder hierárquico” ou quejandos, contribuindo dessarte, para que o Direito Administrativo seja visto como um ramo do direito aglutinador de “poderes” desfrutáveis pelo Estado em sua feição administrativa, ao invés de ser considerado como efetivamente é, ou seja, como um conjunto de limitações aos poderes do Estado ou, muito mais acertadamente, como um conjunto de deveres da Administração em face dos administrados.

Indicando rompimento com a ênfase no poder da autoridade, muitos dos autores contemporâneos têm se referido ao poder da Administração Pública como um poder-dever.

Ao prefeito, cabe exercer a função de direção e para isso, conta com a colaboração de outros agentes políticos que são os secretários municipais. São, portanto, autoridades de direção reconhecidas pelo ordenamento jurídico. Todavia, esta autoridade não pode apoiar-se somente na competência do órgão e na diferenciação hierárquica.

Mais do que comando vertical, o que se exige numa ordem democrática é coordenação de esforços, valorização das equipes de trabalho, comunicação intensiva, permanente postura dialógica, comprometimento com os objetivos e princípios da Administração Pública, com o planejamento aprovado pela equipe e com as demandas da população.

Como autoridades públicas, os prefeitos e seus secretários serão observados por colaboradores e pela população; seus exemplos falarão mais alto que os seus discursos; suas ações revelarão o tipo de liderança que exercem.

Controle

Em sentido amplo, o controle se refere ao conjunto dos instrumentos destinados à limitação do poder e à verificação de que o seu exercício está ou não em consonância com o Direito, com as finalidades que lhe são próprias e com as demandas da coletividade.

Sobre a Administração Pública, incidem diversos sistemas de controle, internos e externos, cuja atividade é inerente ao Estado Democrático de Direito.

Este controle em sentido amplo será abordado em capítulo próprio deste estudo. Por ora, cuida-se aqui do controle como uma das funções básicas do administrador e neste sentido, ele é interno por excelência, mas se conecta com todas as demais funções administrativas e com os demais mecanismos de controle.

Como função básica do administrador, o controle se presta a avaliar o grau de execução do planejamento proposto, o alcance das metas e objetivos traçados, a medida do aproveitamento dos recursos (humanos, materiais, financeiros e tecnológicos) disponíveis, o grau de satisfação ou insatisfação dos destinatários quanto às atividades desenvolvidas, o cumprimento da legislação aplicável.