Gestão De Custos Em Projetos

Gestão de Custos em Projetos

A gestão de Custos em Projetos tem uma grande importância, pois é necessário monitorar todos os recursos previstos no projeto, tais como: Recursos Humanos, Materiais e serviços, com o fim de garantir que as metas estabelecidas sejam cumpridas e que o objetivo principal do projeto seja atingido. Essa Gestão de Custos,está relacionada a vários fatores,tais como:

 Realização dos processos de planejamento;

 Estimativa e quantificação de recursos;

 Definição de provisão de alocação no tempo;

 E por fim orçamento detalhado e aprovado pelos patrocinadores.

Uma das funcionalidades do gerenciamento de custos está também relacionada a interferir nas metas de modo positivo a reduzir custos mantendo a qualidade do projeto, avaliando quais etapas poder sofrer tal interferência, identificando os riscos e suas consequências.

Todo projeto só é bem sucedido,quando seus custos são organizados desde o começo,fiscalizados durante o andamento das atividades para que o produto final não seja comprometido.

Quando falamos em custos, devemos avaliar várias questões, como a situação do mercado alvo, o comportamento da concorrência e seu posicionamento, e se o produto trará retorno em grande ou em pequena escala.

Para que o orçamento não seja extrapolado no final, é necessário um controle sistêmico de todas as etapas, tanto no quesito do cronograma quanto no custo, uma vez que qualquer alteração realizada em ambos todo o projeto é afetado.

Os custos estão associados aos fatores que criam as metas de custos, de forma que as metas sejam benéficas para gerenciar as mudanças quando e da forma que elas surgem. Os custos nos processos requerem garantias para o termino do projeto no orçamento aprovado.

A gestão de custo é representada pelos processos necessários para o cumprimento do orçamento e elas são:

- Planejamento de recursos;

- Estimativa de custos;

- Orçamento de custos;

- Controle de custos.

Formalizar todos os procedimentos a serem adotados para efetiva administração dos custos do projeto, devendo estar documentados de forma a gerenciar os custos e lidar com as alterações e os planos de contingências.

Planejamento de Recursos

Utilizar a EAP, informações históricas (Benchmark), a declaração do escopo e a descrição dos recursos físicos necessários para realização das tarefas, este processo determina quais recursos serão alocados.

Os recursos podem ser pessoas, máquinas ou materiais, o resultado deste processo é a lista de recursos para cada tarefa da EAP.

Estimativa dos Custos

Os custos são originados pela utilização de recursos, sejam eles de qualquer natureza. Com a EAP, lista de recursos necessários e seus requisitos, taxas de custo dos recursos, estimativas de duração das tarefas e informações históricas, monta-se a estimativa de custo do projeto, o plano de gestão do custo será o resultado deste processo.

Porém, a grande maioria dos profissionais já realiza uma estimativa grosseira no processo anterior ao Planejamento, ou seja, na iniciação. É no processo de iniciação que o estudo do projeto (anteprojeto) é montado e o (termo de início) é elaborado contendo as principais estimativas de custo e tempo. O objetivo do projeto, objetivo do produto, dados do gerente do projeto, stakeholders, premissas, restrições, previsão de duração e geralmente a estimativa de custo e o retorno do investimento (ROI – Return On Investment). É com base nessas informações contidas nesse documento que o Sponsor irá decidir se o projeto será iniciado. Caso o início seja autorizado, o projeto deixa de ser um estudo (anteprojeto) e se torna efetivamente um projeto.

Desenvolvimento de uma estimativa dos custos, é necessário para terminar as atividades do projeto.

Entradas

- Fatores ambientais da empresa;

- Ativos de processo organizacionais;

- Declaração do escopo do projeto;

- Estrutura analítica do projeto;

- Dicionário da EAP;

- Plano de gerenciamento do projeto: Plano de gerenciamento do cronograma;

Plano de gerenciamento de pessoal;

Registro de riscos.

Ferramentas e técnicas

- Estimativa análoga;

- Determinar os valores de custo de recursos;

- Estimativa “ Bottom – up “;

- Estimativa paramétrica;

- Software de gerenciamento de projetos;

- Analise de proposta de fornecedor;

- Analise das reservas;

- Custo de qualidade.

Saídas

-Estimativas de custos da atividade;

- Detalhes que dão suporte à estimativa de custos da atividade;

- Mudanças solicitadas;

- Plano de gerenciamento de custo (atualizações).

Orçamentação de Custos

Um projeto executado sem a gestão do orçamento freqüente provavelmente será um fracasso. Ao adotar essa medida, é possível prevenir que o orçamento não seja muito diferente do que foi planejado. Ao exceder em 10% o orçamento, por exemplo, fica mais fácil corrigi-lo do que ultrapassar em 50% o que foi previsto anteriormente. As chances de manter o projeto em andamento com revisão freqüente do plano inicial é muito maior do que executar a previsão de uma vez e depois esquecê-la.

Assim como o orçamento precisa ser constantemente revisado para alinhá-lo ao objetivo do projeto, é necessário executar a mesma tarefa com o uso de recursos, uma vez que as pessoas que trabalham em um projeto contribuem para manter ou não os custos.

Gerentes de projetos devem rever semanalmente o número de