Manual De Formação Correspondência

Correspondência e circuito de documentos comerciais – língua portuguesa e inglesa

Introdução

Documentação

“Qualquer expressão do pensamento humano”;

“Qualquer base material que sirva para a expansão do pensamento humano e que esteja disponível para estudo ou observação”;

“Toda a base de conhecimento, fixada materialmente, susceptível de ser utilizada para consulta, estudo ou prova. Exemplos: manuscritos, impressos, representações gráficas ou figurativas, espécies de museu, etc.”

Objectivos

Pretende-se que o formando adquira ferramentas necessárias para o trabalho administrativo, em todo o circuito de documentação em língua portuguesa e inglesa.

Pretende-se que o formando adquira instrumentos necessários para realização dos diferentes trabalhos administrativos.

Benefícios de Utilização

Com este manual pretende-se abordar um conjunto de técnicas e instrumentos de trabalho relacionados com os temas propostos no conteúdo programático do curso acima identificado.

O manual pode ser utilizado pelos formandos no acompanhamento das sessões e também como auxiliar nas suas posteriores práticas profissionais.

Público – Alvo

Este manual destina-se a Formandos futuros Técnicos Administrativos, cuja função inclua actividades de documentação administrativa.

CORRESPONDÊNCIA

A preocupação com a correcta linguagem e como se procede à sua comunicação é a maneira de mostrar respeito pelos outros.

Utilizamos a escrita na vida familiar, em sociedade, na profissão, estabelecendo assim ligações indeléveis à distância.

Como nos cartões-de-visita, o estilo escolhido para a impressão do nome e da morada deve ser simples e elegante. Devem figurar igualmente no papel da carta, no sobrescrito e no cartão. A cor, textura e qualidade de papel e cartolina deverão ser sempre similares.

O Papel de carta

Deverá ser branco preferencialmente, ou noutras cores pastéis, num formato grande sem linhas nem quadriculado. As fantasias e outras cores deverão ser somente usadas para a correspondência familiar ou com amigos íntimos. O nome pode ser impresso, e se, se desejar incluir, a morada e número de telefone no canto superior esquerdo da folha.

A Tinta

Se, se pretender ser mais requintado, o uso da caneta de tinta permanente é o recomendado, ou então uma caneta de feltro de boa qualidade que se pareça com aquelas, sendo a esferográfica reservada apenas para as cartas dirigidas aos familiares e amigos.

As cores da tinta deverão ser sempre o azul, o preto e a sépia, podendo ser usadas de acordo com a cor do papel, no caso da correspondência íntima e familiar. As cartas comerciais e oficiais devem ser sempre escritas a azul ou a preto, e sempre em papel branco ou creme claro e liso. Nunca se usa tinta de cor vermelha.

O Estilo

Sem se pretender ser um escritor de craveira, o estilo da carta deve ser simples, claro, explícito e natural. Sempre com grande atenção à gramática e à ortografia, sem nunca apresentar quaisquer rasuras.

A carta

Escreve-se o lugar e a data (o nome do mês nunca o número) em cima à esquerda da folha;

A fórmula que introduz a mensagem;

O assunto da correspondência, que se divide em:

. Introdução;

. Apresentação do assunto;

. A sua conclusão.

A fórmula que termina a mensagem.

A assinatura manuscrita.

Fórmulas de cortesia

A fórmula que introduz a mensagem é variável com o tipo de relação que se mantém com o destinatário.

A um superior, a alguém com uma relação circunstancial ou a um desconhecido:

• Ex.mo Senhor Presidente

• Ex.mo Senhor Director

• Ex.mo Senhor Professor

• Ex.mo Senhor

• Ex.ma Senhora D. X…

• Senhor X…

• Caro Senhor X…

A um amigo ou familiar:

. Caro, seguido ou não do nome próprio ou apelido

. Meu caro, seguido ou não do nome próprio ou apelido

. Caríssimo, seguido ou não do nome próprio ou apelido

. (Meu) querido amigo (colega, companheiro)

A fórmula que termina a mensagem, de amizade, simpatia ou cortesia formal.

REDACÇÃO COMERCIAL

A correspondência comercial é o tipo mais habitual de comunicação escrita no mundo empresarial. Deve ser bem redigido, sem erros ortográficos e construções gramaticais incorrectas ou rebuscadas.

ESTRUTURA

 O timbre

É o cabeçalho que figura na parte superior da carta. Aparece geralmente impresso. Inclui o nome comercial da empresa, a sua morada completa e os números de telefone e de fax. No caso de não estar impresso, deve-se escrever sempre em maiúsculas e sem su¬blinhar.

 A data

Geralmente