Manual de compras

PROCEDIMENTOS DE COMPRAS

Etapa 01 - Solicitação da Compra

_ Autorização e Realização de Orçamento;

_ Autorização de Compra.

Etapa 02 – Compra

_ Realização da Compra;

_ Recebimento e Conferência da Compra.

Etapa 03 – Contabilização da Compra Realizada

Etapa 04 – Pagamento da Compra Realizada

_ Autorização do Pagamento pela Diretoria;

_ Realização do Pagamento.

Etapa 04 – Pagamento da Compra Realizada

_ Autorização do Pagamento pela Diretoria;

_ Realização do Pagamento.

1.1 Etapa 01 – Solicitação de Compra

Esta etapa compreende o pedido de autorização e realização do Orçamento e o pedido de autorização para a realização da Compra.

A Solicitação de Compra deve ser realizada somente pelo Gestor (Solicitante de Compra) e deve seguir o procedimento descrito abaixo:

• O solicitante da compra deve encaminhar a Solicitação do Pedido de Compra, o comprador por meio do Formulário de requisição de Pedido de Compra – Ver anexo 001 - Formulário requisição de Pedido de Compra - devidamente preenchido e assinado no campo Assinatura Solicitante;

• O comprador deve receber o formulário de requisição de Pedido de Compra e depois de conferi-lo, deve encaminhá-lo pessoalmente para a Diretoria para que esta aprove ou não a realização de Orçamento para o pedido.

• O comprador só deve receber o Formulário de requisição de pedido de compra se este estiver corretamente preenchido e assinado pelo Solicitante de Compra.

1.2 Autorização e Realização de Orçamento

Autorização de Orçamento

• _ A Diretoria deve avaliar o Pedido de Compra autorizando ou não a realização do orçamento:

• A realização do Orçamento não sendo aprovada, o comprador deve comunicar ao Solicitante de Compra que seu Pedido de Compra não será realizado e após, a Área Corporativa (Compras) deve arquivar o formulário de Solicitação de Pedido de Compra na Pasta Pedido em Andamento.

• A Área Corporativa (Compras) deve realizar três cotações com fornecedores diferentes;

• As cotações podem ser realizadas por meio de e-mail ou telefone e a Área de compras deve solicitar ao fornecedor, que este encaminhe um e-mail para formalizar as informações da Cotação realizada.

• De posse das cotações realizadas, o comprador deve preencher

todos os campos do formulário de Solicitação de Pedido de Compra destinados a

Cotação de Compras e após, deve encaminhar pessoalmente o formulário para a

Diretoria solicitando a aprovação para realizar a Compra.

1.3 Autorização de Compra

• A Diretoria recebe o formulário de requisição de Pedido de Compra e após análise, deve aprovar ou não a realização da Compra:

• A Compra não sendo aprovada, a Diretoria deve devolver o formuláriode requisição de Pedido de Compra informando verbalmente ao comprador que a Compra não deve ser realizada.

• O comprador deve informar ao Solicitante de Compras que o seu Pedido de Compras não será realizado e deve arquivar o formulário de requisição de Pedido de Compra na Pasta Pedido em Andamento.

2.1 Etapa 02 – Compra

• Nesta etapa são realizadas as atividades relativas à efetivação do Pedido de Compra e abaixo, está descrito o procedimento a ser seguido:

• A Área Corporativa (Compras), de posse do formulário devidamente assinado e autorizado pela Diretoria, deve confirmar junto ao Fornecedor, por meio de telefone,os itens do Pedido de Compra tais como: Valor, Prazo de entrega, Condições de Pagamento;

• O comprador após a confirmação dos itens do Pedido de Compra deve efetivar o Pedido de Compra e solicitar que o fornecedor encaminhe um e-mail com a confirmação da realização da Compra;

• O comprador deve lançar todos os itens do Pedido de Compra na

planilha Compras como: data da solicitação da Compra, o Solicitante da Compra, a Unidade de Negócio do Solicitante, a Descrição da Compra, a Autorização da

Compra, o fornecedor, o valor da Compra e data do recebimento da Compra;

• O comprador deve receber e conferir a quantidade e o produto comprado e os itens da Nota Fiscal encaminhada pelo fornecedor:

• Encontrado algum problema na conferência do Pedido de Compra, o comprador deve entrar em contato com o fornecedor por meio de telefone e solicitar a correção. Deve aguardar e após, receber e conferir o Pedido de Compra novamente.

• Não encontrado nenhum problema na conferência do Pedido de Compra,o comprador deve anexar a Nota Fiscal do Pedido de Compra

• ao formulário de requisição de Pedido de Compra e entregar o produto

recebido ao solicitante de Compra.

• O comprador deve atualizar a Planilha Compras dando baixa no pedido de Compra que foi recebido preenchendo todos os itens relativos ao Pedido

• Em seguida o comprador deve arquivar na Pasta Pedido Pronto o formulário de requisiçãoção de Pedido de Compra autorizado e a Nota Fiscal, e deve verificar qual a forma que o pagamento será realizado:

• O pagamento sendo Faturado, o comprador deve verificar se o Boleto Bancário veio junto com a Compra recebida e caso não tenha vindo deve aguardar o recebimento do mesmo.

• O pagamento não sendo Faturado, o comprador realizará o pagamento da Compra à vista por meio de cartão de crédito ou cheque.

• O comprador deve encaminhar o Boleto Bancário (caso exista), a Nota Fiscal e o Formulário