O Vocabulário Controlado

Indexação dos Trabalhos de Conclusão do curso de Arquivologia da Universidade Federal do Espírito Santo com base em um vocabulário controlado¹

Juliana Oliveira de Almeida²

Marcio André da Silva Oliveira²

Tânia Barbosa Salles Gava³

RESUMO

O presente trabalho visa relatar o processo de criação de uma página na web para a indexação de monografias e artigos produzidos como trabalho de conclusão do curso de Arquivologia da Universidade Federal do Espírito Santo. Para isso foram utilizados os conceitos de Indexação, vocabulário controlado e a importância desses elementos na recuperação da informação. A indexação é uma ferramenta que, quando utilizada de maneira adequada, visa permitir a recuperação da informação de forma eficiente. O objetivo foi também de verificar se os trabalhos estavam indexados de forma adequada, e se as palavras-chaves adotadas realmente tinham relação com os artigos e monografias. O vocabulário controlado utilizado para este trabalho se baseia no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, publicado em 2005, que tem como objetivo normalizar os conceitos. O trabalho aqui apresentado consiste em uma pesquisa bibliográfica, uma vez que se baseou em pesquisas feitas em artigos já publicados, e um relato prático da experiência de construção da página da web com a indexação dos trabalhos.

Palavras-chaves: Indexação; Vocabulário Controlado;

ABSTRACT

The present work aims to report the process of creating a web page for the indexation of monographs and articles produced as a dissertation for the conclusion of the Archivology course of the Federal University of Espírito Santo. For this, the concepts of Indexing, controlled vocabulary and the importance of these elements in the information retrieval were used. Indexing is a tool that, when used properly, aims to enable the retrieval of information efficiently. The objective was also to verify if the papers were indexed in an appropriate way, and if the adopted keywords really had relation with the articles and monographs. The controlled vocabulary used for this work is based on the Brazilian Dictionary of Archival Terminology, published in 2005, which aims to standardize the concepts. The work presented here consists of a bibliographical research, since it was based on research done in already published articles, and a practical account of the experience of building the web page with the indexing of the works.

Keywords: Indexing; Controlled Vocabulary;

¹ Trabalho de Conclusão de Curso apresentado em 2017/1 ao Departamento de Arquivologia da Universidade Federal do Espírito Santo, como requisito para obtenção de grau de bacharel em Arquivologia.

² Graduandos em Arquivologia pela Universidade Federal do Espírito Santo.

³ Orientação: Prof.ª Dr.ª Tânia Barbosa Salles Gava

INTRODUÇÃO

O curso de Arquivologia da UFES existe desde 2000, e todos os Trabalhos de Conclusão de Curso, juntamente com artigos, monografias, dissertações, artigos, livros, revistas especializadas, periódicos, e outras fontes de pesquisas produzidas por alunos de todos os cursos do Centro de Ciências Jurídicas e Econômicas da UFES ficavam armazenados no Centro de Documentação (CEDOC), que foi criado em 1994. Além de armazenarem tais documentos, o CEDOC também fazia empréstimo do acervo para o público externo e para alunos, professores e servidores. No ano de 2015 o CEDOC/CCJE foi desativado. O Departamento de Arquivologia, interessado em manter a guarda dos TCC’s do curso, recolheu os artigos e monografias referentes aos anos de 2003 a 2016.

Neste contexto foram analisadas 58 monografias para que fosse feita a indexação. Observamos suas palavras-chaves, que foram comparadas aos termos adotados pelo Vocabulário Brasileiro de Terminologia Arquivística e ao resumo do trabalho e indexadas de acordo com os vocábulos adequados.

Neste contexto, este trabalho teve como objetivo a indexação dos resumos dos Trabalhos de Conclusão de do curso de Arquivologia da UFES, com base em um vocabulário controlado. O vocabulário utilizado foi o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, que consta com 462 termos da área arquivística. A indexação foi feita com base nas palavras-chaves dos trabalhos, que foram comparadas com os ternos do Vocabulário Brasileiro de Terminologia Arquivística. O objetivo foi o de criar uma ferramenta de pesquisa para auxiliar na recuperação da informação dos TCCS do curso de Arquivologia UFES (Universidade Federal do Espírito Santo). Os TCCS foram indexados e disponibilizados em um site criado exclusivamente para este fim. https://tccarquivologiaufe.wixsite.com/meusite.

1. INDEXAÇÃO

Quando lidamos com a Arquivologia observamos que a Indexação é uma ferramenta fundamental na recuperação da informação. Faz parte do trabalho dos arquivistas uma boa análise e uma descrição documental adequada, assim como a elaboração de pontos de acesso, ou seja, algumas palavras-chaves na descrição de documentos que tornarão possível a recuperação do documento. Essas palavras-chaves serão usadas como indexadores.

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p.107) a Indexação é um “Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação.” Em outras palavras indexar é construir a representação dos conteúdos, extraindo o conceito dos documentos com palavras, que serão inseridas em algum banco de dados, visando assim à manutenção do acesso”.

1. VOCABULÁRIO CONTROLADO

A Arquivologia tem como um de seus objetivos criar condições de acesso e de recuperação das informações e dos documentos, e para isso se utiliza de diversas ferramentas como o arranjo, descrição e indexadores. Para que seja possível recuperar uma informação ou um documento específico é preciso que ele esteja bem descrito com palavras existentes em um vocabulário controlado.

Vocabulários controlados, de forma geral, surgem com a intenção de tornar a comunicação mais precisa, e por isso foi publicado em 2005 no Brasil O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, a fim de normalizar os termos comuns do fazer arquivístico. Segundo Lancaster (2004, p.19): “Um vocabulário controlado é essencialmente uma lista de termos autorizados. Em geral, o indexador somente pode atribuir a um documento termos que constem na lista adotada pela instituição para a qual trabalha. Comumente, o vocabulário controlado é mais do que uma mera lista. Inclui em geral, uma forma de estrutura semântica.” Lancaster (2004, p.19) ressalta também que “esta estrutura destina-se a: 1. Controlar sinônimos. 2. Diferenciar homógrafos. 3. Reunir ou ligar termos cujos significados apresentem uma relação mais estreita entre si.”