PLANEJAMENTO DE GESTÕES EM ALMOXARIFADO

PLANEJAMENTO DE GESTÕES EM ALMOXARIFADO

        Inicialmente torna-se necessário conhecer a real situação em que se encontra o Setor de Material ou Almoxarifado, antes mesmo de qualquer ação. Verificou-se através da situação hipotética proposta que o Almoxarifado encontra-se com inúmeros problemas de gestão do material,  

tornando necessário elaborar um planejamento para solucionar-lhos. Primeiramente devemos aplicar as ferramentas da qualidade, dentre as quais cito: diagrama de Kaoru Ishikawa ou espinha de peixe, os Procedimentos Operacionais Padrão (POP), os fluxogramas e o “housekeeping”, para identificar a raiz dos problemas, estabelecer, padronizar procedimentos e adotar medidas, visando organizar o setor, buscando assim a sua otimização. Paralelo a medidas iniciais, deve-se implementar ou efetivar os sistemas de controle dos materiais consumo ou permanente, seja nos processos de aquisições, seja nos processos de movimentações (entrada/saída) através do Sistema de Controle Físico (SISCOFIS), importante também revisar os procedimentos de estocagem de materiais. Posteriormente, deve ser iniciado um trabalho de conscientização de todos, no sentido de evitar desperdícios visando a racionalização, pois, o cenário econômico é de restrições orçamentárias.

        Para se ter sucesso na gestão, torna necessário a utilização de ferramentas da qualidade, tendo em vista o almoxarifado estar com problemas, o diagrama de causa efeito de Kaoru Ishikawa (espinha de peixe) trata-se de uma ferramenta gráfica que auxilia na busca e estruturação das causas de determinado problema, contribuindo para identificação de soluções e contribuindo com melhorias. Associadamente deve ser implantados Procedimentos Operacionais Padrão (POP), pois é um instrumento de gestão que tem como fundamento padronizar procedimentos, seu o objetivo básico é o de garantir, mediante uma padronização, os resultados esperados para cada tarefa executada, ou seja, é um roteiro padronizado para realizar uma atividade. Também, será necessário elaborar outra ferramenta da qualidade, denominada de fluxograma. Muito utilizada para representar a sequência e interação das atividades dos processos por meio de símbolos gráficos, permitindo assim, a todos os integrantes do Setor, uma fácil visualização de cada etapa. Através do fluxograma pode ser mostrado o que é realizado em cada fase, os materiais ou serviços que entram e saem do processo, as decisões que devem ser tomadas e as pessoas envolvidas. E por último, mas não menos importante, implementar o “housekeeping” ou “arrumação da casa”. Trata-se de uma metodologia de gestão da qualidade inspirada na metodologia “programa 5S” de Kaoru Ishikawa, tendo por finalidade transformar o ambiente do Setor de Material e as atitudes das pessoas que ali desenvolvem suas atividades, melhorando a qualidade de vida de todos, restringindo os desperdícios, reduzindo custos e aumentando a produtividade.

        Devido as constantes restrições orçamentárias, torna-se relevante planejar as aquisições de materiais. Nesse caso, seria interessante que os procedimentos para aquisição de materiais estivessem descritos nos Procedimentos Operacionais Padrão e no fluxograma, devendo ser norteado por critérios de racionalização e otimização, visando sempre os princípios da economicidade e da eficiência. Nesse sentido, o Sistema de Registro de Preço apresenta-se como uma metodologia de aquisição eficiente. Pois, a Administração busca fornecedores para registrar preços num documento vinculativo, que a permita executar tantas contratações quantas foram de seu interesse ao longo de um determinado período de tempo, ao preço e condições anteriormente fixados ou registrados. E a vantagem de ser utilizado é justamente uma das suas características, que  é a possibilidade que este sistema proporciona à Administração de estimar sua demanda com quantidades mínimas e máximas e não se comprometer a executá-las em nenhum momento e em nenhum percentual. Porém, antes mesmo da aquisição propriamente dita, há de se pensar na continuidade das atividades do Setor de Material, sob pena de comprometer a operacionalidade da tropa. Seria interessante possuir sempre que possível dispositivos de alertas que forneçam a informação tempestiva aos gestores de que há necessidade de aquisição ou distribuição de itens críticos ou não, ainda que haja a reposição dos estoques para suprir as necessidades prementes. A reposição do estoque deve ser pautada sempre pelo levantamento de acordo com reais necessidades da Unidade Administrativa.

        Para o efetivo controle físico do material, bem como o gerenciamento de todos os materiais que são movimentados na Unidade Administrativa, deve ser utilizado o SISCOFIS, pois trata-se de um sistema de controle interno efetivo que protege o patrimônio das Unidades Administrativas previnindo a ocorrência de desperdícios, erros ou fraudes. Pode ser gerenciado através do SISCOFIS material de consumo ou permanente, sendo possível ter acesso às consultas e relatórios com informações rápidas e precisas que são fundamentais para a tomada de decisões.

        Nos procedimentos de estocagens devem ser observados alguns pontos, tais como: o espaço, o layout, a segurança dos estoques e métodos de avaliação na movimentação de estoques dentre outros procedimentos. Quanto ao espaço é ele que determina toda a estratégia de compra, de estocagem e distribuição, limita quantitativamente os materiais. Já o layout visa adequar o almoxarifado a funcionalidade, tornando as tarefas ágeis e seguras. Quanto a segurança dos estoques, necessário se faz realizar uma revisão da rede elétrica com intuito de prevenir incêndios, também deve existir equipamentos de combate a incêndio no local. Importante, ainda, verificar se há goteiras provenientes do telhado, bem como controlar a pressão, temperatura e umidade do local onde os materiais estão estocados. Quanto aos métodos de avaliação na movimentação de estoques devem ser priorizadas a distribuição das primeiras unidades de materiais que entraram nos estoques, ou seja, é a aplicação do método “PEPS”, primeiro que entra, primeiro que sai.