PRINCIPAIS ARES DE PROJETO

8 - Principais Áreas do gerenciamento de Projetos

8.1. Gerenciamento das Comunicações do Projeto

O gerenciamento das comunicações do projeto é a área de conhecimento que emprega os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada. Os processos de gerenciamento das comunicações do projeto fornecem as ligações críticas entre pessoas e informações que são necessárias para comunicações bem-sucedidas. Os gerentes de projetos podem gastar um tempo excessivo na comunicação com a equipe do projeto, partes interessadas, cliente e patrocinador.

Todos os envolvidos no projeto devem entender como as comunicações afetam o projeto como um todo. Os processos de gerenciamento das comunicações do projeto incluem os seguintes (PMI, 2004):

- Planejamento das comunicações – determinação das necessidades de informações e comunicações das partes interessadas no projeto.

- Distribuição das informações – colocação das informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto no momento adequado.

- Relatório de desempenho – coleta e distribuição das informações sobre o desempenho. Isso inclui o relatório de andamento, medição do progresso e previsão.

- Gerenciar as partes interessadas – gerenciamento das comunicações para satisfazer os requisitos das partes interessadas no projeto e resolver problemas com elas.

Segundo Maximiano (2002) o processo Planejamento das comunicações determina as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas; por exemplo, quem precisa de qual informação, quando precisarão dela, como ela será fornecida e por quem.

Embora todos os projetos compartilhem a necessidade de comunicar as informações sobre o projeto, as necessidades de informações e os métodos de distribuição variam muito. Um fator importante para o sucesso do projeto é identificar as necessidades de informações das partes interessadas e determinar uma maneira adequada para atender a essas necessidades.

Vale ressaltar a escolha do meio de comunicação escolhido. Hoje dispomos de diferentes tecnologias e meios de acesso. A telefonia celular evolui a cada dia e disponibiliza meios e métodos específicos de comunicação. Isso sem falarmos dos comunicadores que encontramos disponíveis na internet.

Em quase todos os projetos, a maior parte do planejamento das comunicações é feita como parte das fases iniciais do projeto. No entanto, os resultados desse processo de planejamento são reexaminados regularmente durante todo o projeto e revisados conforme necessário para garantir que possam ser aplicados continuamente.

8.2. Gerenciamento de Riscos do Projeto

Apesar da importância, a gestão do risco ainda não é uma prática comum nas organizações. Logo,não existe uma cultura sobre o tema em diversos setores. O gerenciamento de riscos hoje apresenta-se com uma abordagem estruturada com emprego de técnicas e ferramentas que permitem ao gestor gerenciar, pró-ativamente, os impactos das incertezas. O risco é um evento ou uma condição incerta que – se ocorrer – terá um efeito positivo ou negativo sobre um ou mais objetivos do projeto. A ocorrência de um evento incerto pode produzir um efeito benéfico para o projeto (ARAÚJO e BARBOSA, 2008).

Na busca do retorno de seus investimentos, as empresas necessitam avaliar, de forma transparente, a geração de valor e o grau de exposição ao risco. Logo, os gestores devem adotar ferramentas, para tomar decisão que permita gerenciar os riscos dos mercados em que atuam, para identificar as oportunidades e ameaças existentes no negócio e para planejar as respostas aos riscos com as ações que irão adotar.

Entre os objetivos do gerenciamento de riscos estão o aumento da probabilidade e o impacto dos eventos positivos e a diminuição da probabilidade e o impacto dos eventos adversos ao projeto.

O gerenciamento de riscos do projeto inclui os processos que tratam da realização de identificação, análise, respostas, monitoramento e controle e planejamento do gerenciamento de riscos em um projeto; a maioria desses processos é atualizada durante todo o projeto. Os objetivos do gerenciamento de riscos do projeto são aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e diminuir a probabilidade e o impacto dos eventos adversos ao projeto (PMI, 2004).

Os processos de gerenciamento de riscos do projeto incluem os seguintes (VARGAS, 1999):

- Planejamento do gerenciamento de riscos – decisão de como abordar, planejar e executar as atividades de gerenciamento de riscos de um projeto.

- Identificação de riscos – determinação dos riscos que podem afetar o projeto e documentação de suas características.

- Análise qualitativa de riscos – priorização dos riscos para análise ou ação adicional subseqüente através de avaliação e combinação de sua probabilidade de ocorrência e impacto.

- Análise quantitativa de riscos – análise numérica do efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto.

- Planejamento de respostas a riscos – desenvolvimento de opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto.

- Monitoramento e controle de riscos – acompanhamento dos riscos identificados, monitoramento dos riscos residuais, identificação dos novos riscos, execução de planos de respostas a riscos e avaliação da sua eficácia durante todo o ciclo de vida do projeto.

O risco do projeto é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo sobre pelo menos um objetivo do projeto, como tempo, custo, escopo ou qualidade (ou seja, em que o objetivo de tempo do projeto é a entrega de acordo com o cronograma acordado; em que o objetivo de custo do projeto é a entrega de acordo com o custo acordado, etc.). Um risco pode ter uma ou mais causas e, se ocorrer, um ou mais impactos. Por exemplo, uma causa pode ser a necessidade de uma licença ambiental para fazer o trabalho ou a insuficiência de pessoal designado para o design do projeto. O evento de risco é que a agência responsável por conceder a autorização