Processos Organizacionais

1.1.Modelagem de Processos:

• Técnicas de Mapeamento e Documentação:

A representação gráfica de como os processos acontecem (são executados) denomina-se Fluxograma.

Os fluxogramas são um importante instrumento para compreensão e avaliação de como ele é executado, indicando a sua sequencia e os responsáveis por sua execução. Através do Fluxograma pode-se visualizar a sequencia de execução de um processo; analisar se esta sequencia é a que representa a melhor forma de sua execução, considerando a sua eficiência, eficácia e flexibilidade; se as pessoas (em suas funções) que participam do processo são as mais adequadas; e observar se existem duplicidades na sua execução ou tarefas dispensáveis. A partir da identificação das oportunidades de melhoria ou inadequações dos processos, pode-se propor melhorias (otimizações) ou mudanças nestes processos.

Ao se montar um Fluxograma deve-se ter em mente que o nível de detalhamento deverá ser aquele necessário para o bom entendimento do processo e, principalmente ser considerado a que destina ou quem o utilizará. Um dos erros mais comuns na descrição de um processo é fazê-la para si próprio e não para quem vai utilizá-lo (aquilo que é obvio para alguns não o é para outros).

Principais vantagens do uso do fluxograma para representar um processo:

• Identificação fácil de duplicidade de tarefas, de tarefas desnecessárias e/ou que podem ser fundidas;

• Percepção da melhor sequencia das tarefas a serem executadas;

• Facilidade de compreensão do processo, principalmente em condições de treinamento;

• Permite a visão holística (sistêmica) dos processos, representada pelo fluxograma do macro processo;

Para que os fluxogramas apresentem um processo é necessário:

• A definição do que será representado (processo de compras, processo de escovar os dentes, processo de estudar, processo de armazenamento, etc);

• A definição de onde começa e onde termina o processo em questão;

• Que se identifiquem cada uma das tarefas que compões o processo;

• Que se identifiquem os registros (formulários, instruções, Normas) utilizados no processo.

• Tipos e Padrões de Fluxogramas

Existem várias formas de representar graficamente um processo. Serão apresentadas três diferentes formas de fluxograma, que são as mais comumente encontradas nas organizações:

• diagrama de blocos, que fornece uma visão geral do processo;

• o fluxograma padrão da American National Standards Institute (ANSI), que apresenta o processo de forma mais detalhada, considerando seus inter-relacionamentos;

• fluxograma funcional, que apresenta o fluxo do processo entre organizações ou áreas, considerando os responsáveis pelas tarefas apresentadas.

Diagrama de blocos

Um diagrama de blocos é a representação mais simples de um processo. A figura a seguir mostra um diagrama de blocos que fornece uma visão geral do processo de compras. Os retângulos representam atividades / tarefas, e as linhas com setas interligam os retângulos para mostrar o sentido do fluxo de informação e/ou o relacionamento entre as atividades / tarefas.

Fluxograma Funcional padrão ANSI (American National Standards Institute)

Um fluxograma padrão ANSI apresenta uma representação detalhada de um processo, mais rica daquela dada por um diagrama de blocos. Normalmente o diagrama de blocos é usado como ponto de partida, um rascunho