Recebimento De Mercadorias

Recebimento de Mercadorias

No mundo competitivo e globalizado de hoje, as empresas varejistas buscam o aperfeiçoamento de seus processos, a melhoria e complementação de sua tecnologia e o comprometimento de suas equipes no Recebimento de Mercadorias, de olho na otimização de seus resultados.

O Recebimento de Mercadorias pode ser considerado um ambiente extremamente frágil quanto à possibilidade da ocorrência de perdas, causadas por meio de erros operacionais ou desvios, devendo obter atenção especial. Quando considerado que grande parte dos recursos de uma empresa está no alto investimento destinado ao estoque e movimentação de mercadorias, o recebimento é o canal de entrada de produtos com grande representatividade no lucro da empresa.

O fluxo abaixo demonstra diversas fases onde podem ocorrer manuseio, manipulação e movimentação de produtos, até que finalmente cheguem às mãos do consumidor final.

Dentro dessa cadeia de distribuição existem cenários distintos, relacionados respectivamente à cultura, aos processos e recursos de cada empresa envolvida. Ao receber produtos provenientes de outros locais, nem sempre é possível avaliar os procedimentos no momento do envio das mercadorias e garantir que estes estão adequados à sua conservação de qualidade e integridade, havendo assim, grande probabilidade de haver recebimento em desacordo com a real necessidade da empresa. Pressupondo-se a existência de vulnerabilidades relacionada às fraudes ou ocorrência de erros operacionais, surge a necessidade de se avaliar os riscos existentes, para aprimorar os procedimentos que geralmente irão gerar distorções no inventário e no sistema de gerenciamento de estoque.

Porém, nem sempre as companhias estão atentas ou dispõem de recursos para o correto acompanhamento dos procedimentos, identificação e tratamento dos riscos associados ao processo de recebimento de mercadorias, tais como:

Processos

• Falha nos controles de portaria (lacres, conferência, acessibilidade, fraudes, etc)

Pessoas

• Trânsito ou facilidade de acesso de pessoas não autorizadas no local;

• Interferência de terceiros na conferência física de mercadoria;

• Falta de recursos humanos (colaboradores) para garantir segurança e controle no local;

• Necessidade de aprimoramento no conhecimento dos processos internos e das práticas adequadas à prevenção de perdas no recebimento.

Tecnologia

• Falha ou falta de recursos do sistema no recebimento, que dificulta identificação de itens da nota fiscal em desacordo com o pedido, que avaliem: produto, quantidade, preço, imposto, desconto concedido, prazo de validade e condições de pagamento;

• Inexistência de relatórios e controle de divergências, com possibilidade de acompanhamento das ocorrências.

Pela simples existência das vulnerabilidades acima apontadas, torna-se fácil perceber a real probabilidade de erros e desvios no local da entrada das mercadorias na empresa. Este tipo de cenário é propício para o surgimento de maus profissionais e/ou pessoas com interesses escusos, que se aproveitam dessas fragilidades para praticar furtos, fraudes e gerar prejuízos para a empresa, muitas vezes envolvendo os próprios colaboradores desta.

Portanto, buscando o aprimoramento das pessoas, dos processos e da tecnologia com foco em prevenção de perdas, é possível obter melhorias no programa de recebimento que resultem diretamente nos resultados e sucesso da empresa, garantindo o aumento do lucro.

Conceituação

Recebimento é a atividade intermediária entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa.

As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transportes e é caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil.

Atribuições básicas do Recebimento

• Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais;

• Analisar a documentação recebida, verificando se a compra está autorizada;

• Controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos;

• Proceder à conferência visual, verificando as condições de embalagem quanto a possíveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos;

• Proceder à conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos;

• Decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso;

• Providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de pagamento ao fornecedor;

• Liberar o material desembaraçado para estoque no almoxarifado;

Assim:

• As funções de recebimento de mercadorias devem fazer parte da organização responsável pelo controle da produção e materiais, e deverão estar separadas das funções de compras e contas a pagar.

• O pessoal do recebimento deve proceder à análise dos materiais e documentos, a fim de determinar se as condições deles estão de acordo com as ordens de compra.

• Ação corretiva adequada à função de compras e ao fornecedor deve ser tomada sobre divergências acusadas no recebimento, em tempo hábil.

• As inspeções de qualidade devem ser adequadas e criteriosas suficientemente para proteger os interesses na empresa.

• Os procedimentos sobre a manutenção do material, rejeitado na empresa, devem ser adequados a fim de preservar os direitos de ressarcimento pelo fornecedor.

• Quaisquer variações nos materiais recebidos devem ser evidenciadas.

• Parâmetros de aceitação de variações mínimas