Tecnicas De Arquivamento

Segundo a Lei nº. 8.159 de 08/01/1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

O termo documento é bastante abrangente. Por exemplo, uma pedra lunar pode ser considerada também um documento, pois carrega em si informações sobre a constituição do solo da Lua, satélite da Terra.

Introdução aos Métodos de Arquivamentos:

Classificação e Arquivamento:

Existem varias formas de se organizarem os documentos. Antes de determinar qual o sistema mais adequado, é preciso conhecer a documentação a ser tratada.

O melhor método de arquivamento dependerá exclusivamente das características dos documentos em questão e da estrutura da instituição.

A Classificação consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades, de forma a constituir-se um referencial para a sua recuperação.

Os instrumentos utilizados no processo de classificação são:

1-) O Plano de Classificação – utilizado para arquivos correntes e intermediários;

2-) Quadro de Arranjo – utilizado para arquivos permanentes.

DESTAQUE:

Classificação: pode ser considerada como o conjunto de métodos utilizados por uma instituição para o arquivamento de seus documentos, ou representar o método ideográfico que classifica os documentos por assunto.

Arquivamento: é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma que os documentos serão armazenados, visando à sua localização futura.

Existem dois grandes sistemas de arquivamento: direto e indireto.

Sistema Direto: é aquele em que a busca de documentos é feita diretamente no local onde se acha guardado.

Sistema Indireto: é aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um índice ou um código. É o caso da utilização de fichários .

Existem alguns métodos mais comuns para organizar arquivos ou fichários:

Métodos de Arquivamento são as diferentes maneiras utilizadas para colocar documentos em ordem em um arquivo.

Os métodos mais comuns e mais utilizados são: alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. Cada método tem suas

particularidades.