Teoria Geral Da Administração

CASO: O Departamento de contas a pagar da Ford

Pressionada pela forte concorrência japonesa, a gigantesca Ford Motor Company tinha um sério problema: tinha muitas gorduras para cortar. No seu departamento de contas a pagas(DCP), cerca de quinhentos funcionários se engolfinhavam com um mar de papelário para resolver pendências e pagar fornecedores. Um total de 14 itens de uma variedade de fontes – registros de recebimento, ordens de compras, faturas etc. – tinha de ser conferido e casado. Um simples atraso de qualquer doumento significava horas para achar a informação correta, atrasos nos pagamentos e forneedores raivosos. O processo era convencional. O departamento de compras (DC) enviava um pedido de comprar (PC) ao fornecedor, com cópia para o DCP. Quando o material enviado pelo fornecedor chegava na recepção da Ford, um funcionário preenchia o formulário descrevendo o material recebido e o enviava ao DCP. Enquanto isso, o fornecedor enviava ao DCP a fatura correspondente. A partir daí, o DCP tinha de conciliar três documentos: o PC, o formulário de recebimento e a fatura do fornecedor. Em 80% dos casos, a conciliação era possível e o DCP emitia o pagamento ao fornecedor. Mas, 20% dos casos proporcionavam verdadeira confusão que tornava o tempo de todo mundo. A Ford resolveu implantar um sotisficado e caro sistema computadorizado para agilizar o processo e obteve uma redução de 20% no pessoal. A euforia durou até que os administradores da Ford foram visitar a Mazda japonesa, da qual ford estava adquirindo parte do capital. Pasme: a mazda tinha apenas 5 funcionários para lidar com o departamento de contas a pagar. Ali tudo fluía tranquilamente. A Ford resolver fazer uma reengenharia de todo o processo de pagamento aos fornecedores. Com a reengenharia, tudo ficou diferente. A fatura e os três documentos foram eliminados. O papelório foi substituido por um processo ágil, simples e rápido em que a verificação e o controle são feitos diretamente por computador. O computador do DC emite um pedido ao fornecedor e informa em um banco de dados on line. Ao receber o material, a recepção verifica a compra pendente no banco de dados. Se corresponde, aperta uma tecla para informar a chegada do material e o computador emitirá automaticamente o cheque ao fornecedor. Na verdade, o redesenho do preocesso quase elimino a necessidade do DCP. Este ficou com apenas 5% do pessoal que tinha antes.

QUESTIONÁRIO

1. Como era o departamento de contas a pagar antes da reegenharia?

Resposta: Tinha cerca de quinhentos funcionários se engalfinhavam com um mar de papelório para resolver pendências e pagar fornecedores.

2. Como ficou depois, dob o ponto de vista do modelo burocrático?

Resposta: Com a reengenharia tudo ficou diferente, a fatura e os três documentos foram eliminados, o papelório foi substituído por processos ágil, simples e rápido.

3. Em sua opinião, o que é reengenharia?

Resposta: È um sistema administrativo utilizado pelas organizações,visando o redesenho de processos, envolvendo a readequação dos processos empresariais, estruturas organizacionais, sistemas de informação

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