Termo De Abertura

Modelos de Termo de Abertura de Projeto

Postado em 07/11/2013 por Midias Sociais PMKB

Resumo:

Este artigo apresenta uma série de aspectos que devem ser considerados na elaboração ou na análise de termos de abertura de projetos. A partir da identificação destes itens é proposto um conteúdo mínimo para que este documento cumpra adequadamente sua função: permitir ao responsável na organização a avaliação e autorização da existência de um projeto, a partir de uma adequada definição de seu escopo e alocação dos recursos necessários para sua execução.

1. Introdução

O primeiro processo constante no PMBOK do PMI (2013) para iniciar um projeto é o desenvolvimento do Termo de Abertura do Projeto. Este documento tem por função definir de forma clara os limites do projeto, criar um registro de sua existência e, o mais importante, gerar o comprometimento e a formalização de sua aceitação pela alta administração da organização. O Termo de Abertura é o documento que designa o gerente do projeto e lhe dá autoridade para planejar e executar o projeto.

Apesar de sua importância, muitas vezes o Termo de Abertura é tratado simplesmente como um documento formal, sem o necessário cuidado em sua elaboração, o que pode gerar uma série de dificuldades e, inclusive, chegar a comprometer o sucesso do projeto.

Este artigo apresenta as principais características e uma proposta de conteúdo de referência para um Termo de Abertura de Projeto.

2. Informações básicas e técnicas para elaboração de um Termo de Abertura de Projeto

Para elaborar um Termo de Abertura de Projeto, o primeiro passo é identificar as informações disponíveis sobre o projeto, que podem variar de forma significativa, especialmente entre as disponíveis no caso de um projeto interno e um projeto executado por terceiros. Segundo o PMI (2013), a Declaração de Trabalho é um das principais entradas do projeto e especifica a necessidade de negócio, a descrição do escopo do produto e o planejamento estratégico. Outros documentos que podem ser utilizados são business cases (fornecendo informações relevantes do ponto de vista do negócio), acordos, informações sobre as condições ambientais da organização e ativos de processos organizacionais. Se for um projeto externo, a principal entrada é o contrato.

Entre as técnicas para elaboração do Termo de Abertura temos o julgamento de especialistas e técnicas de facilitação, como brainstorming, resolução de conflitos e reuniões.

3. Conteúdo de um Termo de Abertura de Projeto

A partir das entradas e das técnicas identificadas pelo PMI (2013), qual o conteúdo esperado para um Termo de Abertura de Projeto? Segundo Silva (2011) um Termo de Abertura de Projeto deveria conter informações que esclarecessem os seguintes pontos:

• Justificativa para o projeto: sequência de fatos, conclusões e opiniões que resultaram no projeto ser escolhido como um dos focos da atenção (e dos investimentos) da organização.

• Objetivos do projeto: os produtos que o projeto irá gerar para a Organização.

• Principais características dos produtos do projeto: requisitos fundamentais, de alto nível, tais como capacidades a serem alcançadas, padrões a serem seguidos.

• Riscos: identificar e analisar os riscos mais relevantes, os problemas já conhecidos que serão detalhados no Gerenciamento de riscos.

• Cronograma de Marcos: grandes fases ou entregas do projeto, numa estimativa top-down que leve em conta os riscos já identificados.

• Orçamento resumido: expectativas de custos ou restrição orçamentária, caso já esteja definida no planejamento estratégico da organização.

• Designação do gerente de projeto e identificação do patrocinador.

• Premissas: itens assumidos como verdadeiros, que se não forem verdadeiros irão afetar o projeto.

• Restrições: fatores que limitam o projeto, como prazos, custos e qualidade.

Westland (2013) cita mais alguns itens que deveriam constar em Termo de Abertura:

• Clientes: pessoa ou organização responsável por receber os entregáveis quando o projeto é realizado.

• Stakeholders: lista das partes interessadas, com identificação de sua responsabilidade e função no projeto.

• Estrutura: levantamento das funções essenciais na organização para realização do projeto, com levantamento das linhas de reporte, para elaboração futura do organograma do projeto.

• Planejamento de Recursos: Desenvolver um plano que resume os fundos incluídos na realização do projeto, listando o trabalho, equipamentos e materiais envolvidos. Base para elaboração do orçamento e identificação dos recursos