PRESERVAÇÃO DIGITAL: uma breve análise sobre o decreto 10.278/2020 e RDC-Arq.

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UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO-UNIRIO

CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS E SOCIAIS - CCH

DEPARTAMENTO DE ARQUIVOLOGIA - DEPA

PRESERVAÇÃO DIGITAL: uma breve análise sobre o decreto 10.278/2020 e RDC-Arq.

Gutemberg dos Santos de Jesus

Rosicleide Vital da Silva

INTRODUÇÃO

No dia 18 de março de 2020, o Presidente da República Jair Bolsonaro, assinou o tão comentado Decreto 10.278/2020, que estabelece os requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados, este decreto faz parte da lei nº 13.874/2019 que institui a declaração da liberdade econômica. O decreto surgiu com o propósito de facilitar, simplificar, apoiar a atuação das empresas, reduzir a burocracia e flexibilizar formalidades em prol de um mercado livre. O decreto estabelece requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, para que estes obtenham os mesmos efeitos legais dos documentos originais. O decreto não se aplica a documentos nato-digitais (documentos que já nascem no meio digital), assim como microfilmes, audiovisuais e de porte obrigatório. O foco do Decreto são os documentos físicos que sofreram migração para o meio digital através do processo de digitalização.

Com o surgimento deste decreto, surgem debates a respeito de como a sociedade da informação irá se adaptar às novas regras e até que ponto estão preparados para pôr em prática, tendo em vista que grande parte das instituições públicas ainda caminham de maneira lenta rumo a uma gestão documental eficiente, no que se trata de documentos digitais e de soluções para repositórios confiáveis.

Com isso o presente trabalho foi estruturado em três partes. No primeiro momento, é apresentado o decreto, seu objetivo e traz alguns questionamentos a respeito do que foi estabelecido no decreto quanto às garantias de guarda e preservação para estes documentos.  No segundo momento é abordado a importância da implantação de repositórios digitais confiáveis - RDC-arq,  que ofereçam segurança jurídica e uma preservação eficiente da informação e dos documentos digitalizados.  Por último e não menos importante são as considerações finais, onde os autores destacam o importantíssimo papel do profissional arquivista na tomadas de decisão da empresa e nas políticas públicas arquivísticas, uma vez que a sanção de um decreto que não tenha como base a elaboração por profissionais da área, deixa surgir interpretações dissonantes com os princípios e técnicas da Arquivologia.

1. Decreto 10.278/2020

O Decreto nº 10.278 de 18 de março de 2020 regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, que estabelece:

(...) X- arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público.

Apoiando-se no item citado, o decreto sancionado pelo então presidente da república, estabelece alguns critérios para o tratamento técnico dos documentos digitalizados e sobre a utilidade dos documentos físicos após a digitalização, isto é, se serão preservados ou descartados e como isso pode ocorrer. Contudo o decreto  analisado apresenta algumas falhas no quesito profundidades técnicas, isto é, deixa a desejar quanto às explicações de como tais atos serão e devem ser feitos. O artigo apresenta soluções de maneira macro, deixando de lado especificações técnicas que poderiam ser aplicadas para um direcionamento mais eficiente ou uma solução direta para o armazenamento mais adequado, como por exemplo o SIGAD ou a resolução 43 do CONARQ.

O Art. 10, por exemplo, trata da manutenção dos documentos digitalizados:

(...) Art. 10. O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:

I - a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e

II - a indexação de metadados que possibilitem:

a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e

b) a conferência do processo de digitalização adotado (...)

E o Art. 11, trata da preservação dos documentos digitalizados, “Art. 11. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.”

Pode-se observar que não há explicações claras sobre as formas de preservação dos documentos digitalizados, nem tão pouco menção aos requisitos que devem ser seguidos para que isso aconteça, há somente uma indicação de preservação, o que é um problema, já que isso abre uma brecha para o descuido em instituições sem um sistema de preservação de documentos digitais e digitalizados. Novamente o texto do Decreto  deixa uma brecha no que se trata do direcionamentos de aplicabilidade, neste caso poderiam adotar o uso por exemplo da orientação técnica Nº 03 do CONARQ que apresenta  possibilidades de implementação de repositórios digitais confiáveis, com isso a interpretação do artigo seria de um entendimento mais prático e com maior possibilidade de uma aplicação eficiente.

 No entanto, tratando-se de instituições arquivísticas acostumadas à aplicação do tratamento técnico arquivístico de gestão de documentos, mesmo o decreto sendo “raso” isso não será um problema por completo, isto porque, as mesmas, devem se apoiar nas normas e diretrizes estabelecidas pelo CONARQ para a obtenção e implementação de Repositórios Digitais Confiáveis para que assim possam fazer a manutenção e a preservação tanto dos suportes, quanto dos documentos digitalizados, uma vez que dessa forma, será garantida a segurança das informações contidas em tais documentos. Logo, sabendo que a digitalização dos documentos não é garantia de preservação, nem a curto, nem em longo prazo e, que depois de digitalizados cabe aos custodiadores zelar pela preservação dos mesmos, adentramos na questão dos Repositórios Digitais Confiáveis – RDC-Arq.

2. RDC-Arq

De acordo com o CONARQ (2015), RDC-Arq é um

[...] ambiente de preservação e acesso, pelo tempo que for necessário, para documentos arquivísticos digitais, capaz de atender aos procedimentos preconizados pela Arquivologia nas idades corrente, intermediária e permanente, e aos requisitos de um repositório digital confiável. (CONARQ, Cam. Téc.Doc. Eletr. Orient. Tecn. nº 03, 2015, Disponível em http://conarq.gov.br/index.php/documentos-eletronicos-ctde/orientacoes-tecnicas, acesso em 20/05/2020).